חותמת לעסק היא אביזר קטן, אך בעל משמעות גדולה. לא נגזים אם נאמר כי עבור בית עסק, ארגונים או עמותות החותמת היא אחד הפריטים החשובים לניהול פעילותם השוטפת ליוקרתם ולמיתוגם. החותמת היא כרטיס הביקור שלכם בפני הלקוחות, הספקים והרשויות השונות. חותמת בעיצוב אישי תעטר את הניירת הרשמית היוצאת מבית העסק ותהווה את החתימה האישית שלכם.
חותמת לעסק – מי צריך אותה ולמה?
חותמות לעסק משמשות אותנו מאות שנים. בעולם העתיק לחותמות היו שני תפקידים מסורתיים, הן שימשו כאמצעי המעיד על האותנטיות של המסמך והן העניקו לכל מסמך תוקף משפטי. נוסף על החותמות הרגילות היו גם חותמות שעווה ששימשו כאמצעי המעיד על כך שהמסמך לא נפתח בידיים זרות. העולם העתיק חלף כבר מזמן, אך לא החותמות. גם בעולם המודרני החותמות ממשיכות לשרת אותנו במגוון מטרות חסרות תקדים.
כמו שלכל אדם יש את החתימה האישית והייחודית שלו, חתימה שבה הוא משתמש כמעט בכל יום ובמשך שנים רבות, כך גם כל עסק צריך חתימה. וכשם שאנו אוהבים להתהדר בחתימה מיוחדת ומקורית, כך גם בתי עסקים, גופים, ארגונים, רשויות מקומיות או ממשלתיות משקיעים מחשבה רבה בעיצוב של החותמת.
בכל עסק יש סיטואציות רבות המחייבות שימוש בחותמת רשמית ובמקרים רבים החותמת של בית העסק עשויה למנוע זיופים ומעשי הונאה. ברגע שתטביעו את החותמת על כל ניירת רשמית של בית העסק, הקבילות המשפטית תהיה גבוהה יותר וקשה יהיה לזייף את המסמכים בשמכם או להעביר הסכמים, מידע או נתונים ללא ידיעתכם.
באמצעות החזקת החותמת אצל בעל העסק או מנהל המשרד אפשר יהיה לשלוט טוב יותר על המסמכים הרשמיים. כדי למנוע זיופים וכדי לשלוט באופן מוחלט על הניירת המשרדית חשוב לאחסן את החותמת במקום סגור, במקום שבו רק למורשה החתימה יש גישה אליו. במקרה שהחותמת נגנבה או אבדה יש לפנות מיד אל בית דפוס ולהזמין חותמת חדשה. כדי למנוע בלבול ואפשרות להונאה, חשוב להזמין חותמת חדשה שונה מהחותמת הישנה.
החותמת חיונית לפעילות השוטפת של בית העסק. כל בית עסק צריך לחתום על צ'קים, על חשבוניות, על קבלות, על תעודות משלוח ועל מסמכים שונים. במקומות רבים כמו למשל במשרדים של עורכי דין או רואי חשבון ועוד, מסמכים רשמיים ללא חותמת רשמית של בית העסק או המשרד לא יהוו אסמכתא רשמית ולא יתקבלו.
חותמות און ליין, חותמת דיגיטלית או כל חותמת אחרת חשובות למיתוג העסק. כל לקוח קיים או לקוח פוטנציאלי וכל מתחרה של העסק הנתקל באחד המסמכים המייצגים את העסק אשר חתום בחותמת מרשימה ומעוצבת יתפעל ויתרשם מאוד מהארגון או מבית העסק. החותמת משדרת מקצועיות, סדר, רצינות ויוקרה. חותמת לעסק עם לוגו המוטבעת על הניירת היוצאת מהמשרד, תפרסם, תקדם ותמתג את העסקים.
מידע קצר על כל סוגי החותמות
בעבר תהליך הכנת החותמות היה ארוך ומסורבל ולא תמיד השתלם מבחינה כלכלית. היום כבר חלפו הימים שבהם החותמות היו מסורבלות וכדי להשתמש בהן היה צריך ללכלך את הידיים עם שעווה או דיו. היום אפשר להזמין חותמות בבתי דפוס ייעודים המתמחים בייצור חותמות. כמעט בכל עיר יש בית דפוס קרוב ובמנועי החיפוש ברשת תוכלו למצוא מידע רב עליהם.
אם אתם גרים, לדוגמה, בראשון לציון הקישו במנוע החיפוש חותמת לעסק ראשון לציון ותקבלו מידע רב על אודות בתי הדפוס בעיר המובילים בתחום. לעתים תוכלו גם לקרוא המלצות על אודות בתי הדפוס השונים. אם תקלידו, לדוגמה, חותמות תל אביב, תוכלו למצוא רשימה ארוכה של אתרים של בעלי מקצוע בתל אביב העוסקים ביצור החותמות ובחלק מהאתרים תוכלו לקרוא המלצות של לקוחות.
לא תמיד אתם חייבים להגיע לבית הדפוס באופן פיזי כדי להזמין חותמת לעסק. הזמנת חותמות באמצעות אתרי אינטרנט היא תהליך קצר ופשוט. אתם גם לא חייבים להיות במשרד ולהשתמש במחשב הנייח כדי להזמין חותמת לעסק (אפשר גם מהסמארטפון). הזמנת חותמות און ליין מתבצעת באמצעות תוכנה מיוחדת, חכמה וקלה לשימוש.
תוכלו לבחור את העיצוב האהוב עליכם ודרך המסך של המכשיר תוכלו לראות הדמיה מיידית איך תיראה החותמת שלכם. אחרי שתבחרו את החותמת תשלחו את הקובץ ישירות אל בית הדפוס. בדרך כלל בתוך שעות ספורות עד יום אחד, החותמת תהיה מוכנה.
בעידן שבו רוב המסמכים נשלחים באמצעות הדואר האלקטרוני, כל בית עסק וכל ארגון חייב חותמות דיגיטליות. חתימה אלקטרונית, או בשמה הנוסף חתימה דיגיטלית, משמשת לאימות הזהות של כל מי ששולח מסמך אלקטרוני ומחייבת את החותם בדיוק כמו חתימה בכתב יד או באמצעות חותמת על מסמך נייר. רשות המיסים מאשרת חתימה דיגיטלית על מסמכים רבים כמו קבלה, חשבונית, זיכוי מס ועוד.
באמצעות החתימה האלקטרונית אפשר לבצע פעולות שבעבר דרשו נוכחות אישית של החותם כמו הגשת דוחות למס הכנסה, ביצוע תשלומים, משלוח הודעות משפטיות ועוד.
יש סוגים שונים של חותמת לעסק. יש חותמות קבועות ובלתי משתנות ויש חותמות משתנות. חותמות קבועות הן החותמות הבסיסיות הנמצאות בכל בית עסק, חותמות המכילות את שם העסק או המוסד, את מספר העוסק המורשה, את הכתובת ועוד. חותמת משתנה היא כמו לדוגמא חותמת "התקבל". זוהי חותמת המאשרת קבלת מסמכים, המילה התקבל היא מילה קבועה, אך את התאריך שבו התקבל המסמך אפשר לשנות ולעדכן. חותמות התקבל שכיחות מאוד במשרדי הרשויות המקומיות והממשלתיות, בין עורכי דין, משרדי נוטריון ועוד.
יש בעלי מקצוע הנדרשים לחותמות מיוחדות כמו למשל נוטריון. כדי שהמסמך הנוטריוני יקבל את התוקף המשפטי, החוק מחייב את הנוטריון להשתמש בחותמת לחץ, זוהי חותמת מיוחדת העשויה ממתכת והיא מכילה את שם הנוטריון ואת הכיתוב נוטריון בעברית, באנגלית, בערבית או בצרפתית. כאשר המסמך הנוטריוני מכיל מספר דפים, כל הגיליונות נקשרים בסרט אדום אל תו אדום המוטבע בחותמת הנוטריון.
יש מגוון גדול של חותמות. אפשר למצוא חותמות בגדלים שונים, בצורות שונות, עם קפיץ, ללא קפיץ, בהבדלים בין כריות הדיו ועוד. יש חותמות בשפה העברית, יש חותמת חברה באנגלית, יש חותמות בערבית, ברוסית או בכל שפה שמבקשים.
בין סוגי החותמות אפשר למצוא חותמת גומי, חותמת עם ידית נוחה לאחיזה המגיעה בגדלים שונים ובכל הצורות, חותמת בוטיק הנחשבת לאחת החותמות היוקרתיות והמרשימות לעסק, חותמת שורות המשלבת טקסט בשורות, חותמות תאריכון הנחשבת לאחת מהחותמות הנפוצות ביותר במשרדים, חותמות מרובעות, חותמות עגולות, חותמות בצורת אליפסה או חותמת בעיצוב אישי שבה אפשר לשלב את הלוגו והסלוגן של בית העסק ועוד. את כל החותמות אפשר להזמין בכל גודל, בכל צבע ובכל סגנון.
כמה דברים שכדאי לדעת לפני שמזמינים חותמת
חותמת בסיסית צריכה להכיל את הפרטים הבאים: שם העסק, כתובת העסק, מספר העוסק המורשה, שם המנהל או המנהלת ולפעמים גם את התאריך. לא תמיד החותמות חייבות להכיל רק את הפרטים הנדרשים, אפשר לשלב לוגו, סלוגן או כל דבר שיעזור לקידום ולמיתוג העסק.
חשוב לדעת כי החותמת המשרדית היא אחד הפריטים שבהם משתמשים כל יום ומספר פעמים ביום. שימוש רב בחותמות עלול להביא לשחיקה ולבלאי. לכן לפני שאתם רוכשים חותמת לעסק חשוב לבחור בית דפוס מקצועי ואמין המקפיד על ייצור החותמות מחומרי הגלם הטובים ביותר.
רק חותמת שיוצרה באופן מקצועי ומדויק ומתוך שימוש בחומרי גלם איכותיים ועמידים תצליח לשרת אתכם היטב לאורך זמן רב. לאף אחד לא יהיה נעים אם החותמת תפסיק פתאום לעבוד, אם האותיות ינשרו ממנה, אם הדיו יתייבש או ייזל ללא שליטה ועוד.
כל בית עסק הוא שונה, לכן חשוב לבחור בית עסק המאפשר ליצור חותמת בעיצוב אישי ובלעדי המתאים לצרכים הייחודים ולתנאים של כל בית עסק או ארגון.
חותמת לעסק היא אחד הדברים הראשונים שרוכשים כאשר פותחים עסק חדש. לא תמיד מספיק להזמין חותמת אחת, לעתים יש צורך בחותמות שונות המתאימות לצרכים ולבעלי תפקידים שונים. התשלום עבור ייצור החותמת מוכר להוצאות לצרכי מס. אל תנסו לחסוך, הזמינו את כל סוגי החותמות הנדרשות, כולל חותמות און ליין, ואל תתפשרו על האיכות.
לפני שאתם מזמינים חותמת חשוב להשקיע בעיצוב שלה. חותמת מעוצבת ויוקרתית תקדם את בית העסק ותמתג אותו. יש מספר גדול של בתי דפוס המחזיקים מעצבת, אל תהססו להיעזר בשירותים שלה. גם בהזמנת חותמת און ליין תוכלו למצוא הצעות רבות לעיצוב. קחו את הזמן, שחקו בין בעיצובים עד שתמצאו את העיצוב המתאים והמרשים ביותר.
חותמת לעסק מחיר: לפני שאתם מזמינים חותמת כדאי לעשות סקר שוק ולהשוות בין האפשרויות הקיימות. את ההשוואה אתם צריכים לעשות על בסיס נתונים שווים כמו גודל, צורה, עיצוב וכדומה. על אף החשיבות של החיסכון הכספי לא כדאי לוותר על האיכות עבור מחיר זול יותר.
מחירי החותמות אינם קבועים והם משתנים בין הספקים. ליקטנו מספר מחירים לדוגמה, הם לא מחירים מחייבים, אך הם יכולים לתת לכם אינדיקציה על רמת המחירים בשוק.
המחיר לחותמת גומי עגולה בגודל של 30 מ"מ נע בין שמונים למאה שקלים, חותמת גומי גדולה יותר, בגודל של 40 מ"מ, עולה בין תשעים ועד למאה שלושים וחמישה שקלים.
חותמת מלבנית בת שלוש שורות עולה בין ארבעים לחמישים שקלים, חותמת מלבנית בת ארבע שורות עולה בין ארבעים וחמישה שקלים עד חמישים וחמישה שקלים וחותמת בת חמש שורות עולה בין שישים לשבעים וחמישה שקלים.
המחיר לחותמת תאריכון נע בין מאה עד למאה וחמישים שקלים בהתאם לגודל. ככל שהחותמת גדולה יותר, כך גם המחיר גבוה יותר. חותמות כיס מתקפלות נעות בין שישים שקלים ועד למאה ועשרה שקלים תלוי במספר השורות. כאשר מזמינים חותמות צריך גם להזמין דיו לחותמת במחיר של בין חמישה עשר עד לעשרים וחמישה שקלים.
לסיכום:
לחותמות המיועדות לעסקים, לארגונים, לגופים רשמיים ועוד יש חשיבות עסקית וגם חשיבות תדמיתית. החותמת מאפשרת לכם להעצים את היוקרה של בית העסק, למתג ולקדם אותו. יש סוגים שונים של חותמות וחשוב לדעת כי בכל חותמת אפשר לשלב לוגו, סלוגן, כתובת אתר אינטרנט או כל דבר שיקדם ויפרסם את העסק.
על החשיבות העסקית של חותמת לעסק כמעט ואין ויכוח. האחריות, הסמכות והקבילות של כל מסמך שיצא מהמשרד שלכם יהיו גבוהים יותר וקשה יהיה לזייף אותם או להעביר מסמכים ללא ידיעתכם. לשמחתנו, מה שמקל עלינו בעידן הטכנולוגי הנוכחי הוא שחותמות און ליין מחליפות בהצלחה מרובה את החתימה הידנית או את השימוש הפיזי בחותמת על גבי כל מסמך.
מקווים שלמדתם משהו על חותמת לעסק. אהבתם? שתפו בשביל החברים שלכם!
