מאז אגף מס הכנסה ואגף מס ערך מוסף התירו את השימוש במסמכים אלקטרוניים לצורכי מס, עוד ועוד בעלי עסקים עוברים לשיטה הדיגיטלית של משלוח מסמכי תיעוד, כמו קבלה, חשבונית עסקה וחשבונית מס. הפעילות הזו בסביבה ממוחשבת מצריכה זמן הסתגלות ולכן מעוררת, לפחות בתחילת הדרך, לא מעט שאלות. איך לבטל חשבונית? האם ניתן לתקן קבלה? מה עושים כאשר שונו תנאי העסקה ויש לתקן את פרטי החשבונית? לפניכם כל התשובות לכל השאלות הנפוצות והחשובות ביותר, שלא יותירו בכם כל ספק לגבי מה צריך לעשות ואיך לעשות את זה נכון.
ביטול חשבונית מס ידנית ודיגיטלית
נוהל ביטול חשבונית או קבלה מוסדר בהוראות מס הכנסה לניהול פנקסי חשבונות.
לפי סעיף 23/א של ההוראות הללו, יש להבחין בין שני מקרים. הראשון הוא כאשר החשבונית כבר נמסרה ללקוח והשני כאשר היא נמצאת עדיין בחזקתו של העוסק. במקרה הראשון יש לבטל את הקבלה באמצעות רישום "מבוטל" על הקבלה המקורית ועל ההעתק, להצמידם האחד לשני ולאחר מכן להוציא חשבונית זיכוי. חשבונית זיכוי היא מסמך זהה במבנה שלו לחשבונית המס, רק שיש לציין בה את מספר מסמך האב, אליו חשבונית הזיכוי מתייחסת, כמו גם להוסיף את התאריך בו היא הונפקה ואת הסיבה לזיכוי.
הליך הביטול של חשבונית באינטרנט נגזר מאותו ההליך כפי שהוא נעשה כאשר מדובר בפנקס חשבוניות רגיל, עם הסתייגות אחת: במערכות הממוחשבות לא ניתן לבטל מסמכי תיעוד, היות שהחוק קובע, כי לאחר שמסמכים כאלה הופקו לא ניתן לערוך בהם שינוי.
על-פי הנחיות של לשכת סגן נציב מס הכנסה לניהול ספרים, ביטול מסמכים כאלה ייעשה באמצעות הוצאת מסמך נגדי. כנגד חשבונית, על העוסק להוציא חשבונית זיכוי, ואילו כנגד קבלה עליו להנפיק קבלה במינוס (כפי שיפורט בהמשך). כלומר, כדי לבטל חשבונית מס באינטרנט יש להוציא חשבונית זיכוי על הסכום הרצוי.
ביטול חשבונית עסקה
לחשבונית עסקה אין משמעות חשבונאית מחייבת, ולכן אין צורך לבטלה, לא בשיטה הדיגיטלית ולא בשיטה הידנית. יחד עם זאת, ניתן להוציא חשבונית עסקה במינוס, כלומר חשבונית עסקה רגילה עם סכום העסקה שיש לבטל במינוס. לביטול כזה, כאמור, אין משמעות חוקית והוא נועד יותר כדי לשמור על סדר בארגון וניהול העסק.
ביטול קבלה
כפי שכבר צויין קודם לכן, כדי לשמור על ניהול ספרים תקין, ביטול של קבלה מתבצע על-ידי הפקת קבלה שלילית בסכום זהה (עם הסכום במינוס). כדי לבטל קבלה באמצעות המערכת הממוחשבת, יש קודם כל, למצוא את הקבלה הרלוונטית וללחוץ על "מסמך ביטול". כפתור הביטול אינו מבטל באופן ממשי את המסמך, אלא מפיק מסמך חדש עם הסכום במינוס.
ביטול חשבונית מס קבלה
חשבונית מס קבלה היא מסמך המופק כאשר מקבל השירות משלם באופן מיידי ובאותו הרגע, עבור מוצר מסויים או שירות ספציפי. מסמך זה בעצם מורכב מחשבונית מס ומקבלה גם יחד, ובאמצעותו הלקוח/הקונה יכול גם לראות מה הוא רכש ובעבור מה הוא משלם, וגם לקבל אישור להעברת התשלום.
היות שחשבונית מס קבלה כוללת את שני המסמכים גם יחד, הליך הביטול שלה מורכב מהוצאת חשבונית זיכוי וקבלה במינוס גם יחד. יש לשים לב לכך, שסכום הזיכוי וסכום הקבלה במינוס אינם יכולים לעלות על סכום החשבונית ועל סכום הקבלה (בהתאמה).
תיקון מסמכי תיעוד
הליך התיקון של חשבונית או קבלה די דומה להליך הביטול שנידון לעיל, שכן, כפי שכבר הוזכר, לא ניתן לא לבטל ולא לתקן מסמכי תיעוד שכבר הונפקו. לפיכך, התיקון ייעשה עלי-ידי ביטול של המסמך הנגדי (זיכוי במקרה של חשבונית מס או קבלה על מינוס במקרה של קבלה) והוצאתו של מסמך חדש עם הסכום המתוקן. אפשרות נוספת היא להנפיק מסמך נגדי על סכום חלקי. כך למשל, אם לקוח שילם 1500 שקלים בעבור שירות שקיבל מהעוסק, אך התברר כי נעשהת טעות וגובה העסקה בפועל הוא 1200 שקלים, יש להוציא זיכוי או קבלה במינוס על סך 300 שקלים.
