האם יש לכם הוראות קבע כלשהן?
את הוראת הקבע רובנו מכירים מהצד של הלקוחות, כדרך לשלם לחברות וארגונים תשלומים חודשיים באופן קבוע.
למעשה, אנחנו מניחים שלחלק גדול מכם יש איזשהו תשלום בהוראת קבע, למשל לאחת מחברות התקשורת או תשלום חשבונות קבועים כמו חשמל ומים.
במאמר נבין מהי הוראת קבע, ואיך היא יכולה לשמש אתכם מהצד ההפוך כבעלי עסק. נראה לאיזה סוגי עסקים ולקוחות היא מתאימה ואיך היא יכולה לשפר את יעילות גביית התשלומים שלכם.
מה זאת הוראת קבע
הרשאה לחיוב, שמכונה גם הוראת קבע, היא הרשאה שלקוח נותן לעסק כלשהו, בכדי שיוכל לחייב את חשבון הבנק או כרטיס האשראי שלו באופן מתמשך.
במקור, הרשאות לחיוב נעשו בבנקים. בהוראת קבע כזאת הלקוח ממלא טפסים בהם הוא מאשר לגוף המחייב, לגבות כסף מחשבונו.
עם השנים והגידול בשימוש בכרטיסי האשראי, נעשה בהם שימוש דומה לחיוב לקוחות באופן מתמשך, אם בעזרת עסקאות בתשלומים קבועים או כהוראת קבע עם חיוב, שיכול להשתנות בדומה להרשאת חיוב בבנק.
היתרון העיקרי בחיוב בכרטיס האשראי הוא בכך שאין צורך בחתימה על מסמכים כמו שנעשה בהוראת קבע בנקאית.
למי זה טוב?
כמו שהזכרנו למעלה, הוראות הקבע נוצרו משום שהן מספקות דרך חיוב נוחה לכל הצדדים:
הן חוסכות ללקוחות את הצורך בהעברת תשלומים לספקים שלהם באופן ידני מידי חודש, מה שעלול להוביל לאי-תשלום ובזבוז זמן.
מצד העסק זהו פתרון חיוב מצוין, כזה שמבטיח שהגביה תעשה בצורה מהירה, קלה ובמועד המדויק.
ועכשיו חזרה אליכם כבעלי עסק. האם אתם עושים שימוש בהוראות קבע בעסק?
אנחנו מאמינים שהתשובה הפעם תהיה אצל רובכם שונה, רוב בעלי העסקים לא עושים שימוש בהרשאות חיוב כדי לגבות כספים מלקוחות.
אז מה דעתכם לעבור לצד השני, הצד שמקבל תשלומים מלקוחות באופן קבוע?
ייתכן שחלקכם בכלל לא חשב על האופציה הזאת, חלק אחר אולי חשב שדרך חיוב כזאת היתה יכולה להיות מועילה, אבל זה בטח יקר ולא מתאים לעסקים קטנים.
אז בואו נגלה לכם סוד קטן, מסתבר שלא צריך להיות חברת ענק בשביל ליצור חיובים קבועים ללקוחות מידי חודש, וגם אין צורך במערכת יקרה ומסובכת.
חיובים אוטומטיים כהוראת קבע
אז אחרי שהצגנו באופן כללי את השימוש בהוראות קבע, נדבר על איך ניתן לייצר בקלות חיובים אוטומטים במערכת EZcount.
אנחנו מכנים את הוראות הקבע במערכת בשם 'חיובים אוטומטיים', מונח שמתאר היטב את מהות השירות – חיוב אוטומטי וקבוע של סכום מסוים מכרטיס האשראי.
בדומה להוראות קבע מסוגים אחרים, חיוב אוטומטי מאפשר לכם לגבות כסף מהלקוח על שירות או מוצרים קבועים שאתם מספקים לו, וכך לייעל את תהליך הגבייה עבורכם וגם עבורו.
החיוב הקבוע נשאר פעיל לכל אורך התקופה שהגדרתם, כל עוד הוא לא בוטל על ידכם (או ע"י הלקוח) וכל עוד כרטיס האשראי בתוקף.
העמלות על סליקת אשראי, הן בהתאם למסלול סליקת אשראי וחבילת המסמכים שבחרתם.
יתרונות של הוראות קבע לחיוב אוטומטי
כמו שכבר שהזכרנו למעלה, בעלי עסק שעובדים עם לקוחות קבועים יכולים להפיק תועלת רבה ממערכת שמאפשרת ליצור חיובים קבועים באשראי.
הנה פירוט של כמה יתרונות בולטים:
- גביה קלה – אחת הבעיות הגדולות ביותר של בעלי עסקים היא גביה, וזאת לא רק בעיה כאשר יש לכם לקוחות עם מוסר תשלומים מעורער. גם כאשר יש לכם לקוחות עם מוסר תשלומים תקין עדיין צריך ליצור איתם קשר לבקשת תשלום בכל פעם.
השימוש במערכת לחיובים אוטומטיים מאפשר לכם לקבוע מראש את סכום ומועד התשלום. למעשה, ברגע שיצרתם את החיוב, הוא רץ באופן קבוע עד סוף מחזורי החיוב שהגדרתם וכך עובד עבורכם.
זאת גבייה ללא מאמץ, ללא שיחות לא נעימות ובלי לבזבז זמן על דברים שלא קשורים למהות העסק. - חשבונית אוטומטית – המערכת החכמה שלנו לא רק דואגת לסליקת אשראי מידי חודש אלא גם דואגת להפיק חשבונית אוטומטית שנשלחת למייל של הלקוח.
זה חוסך לכם זמן והתעסקות ביצירת חשבוניות ידנית וגם מונע טעויות – כל פרטי העסקה באשראי מועברים לחשבונית באופן מדויק. כמו שאומרים – ללא מגע יד אדם
- ניהול חיובים – הוראת הקבע שאנחנו מציעים לא כרוכה במילוי טפסים והתחייבויות, כמו שיש למשל בהוראת קבע בנקאית. זהו תהליך פשוט למדי ומהיר, שמאפשר ליצור חיוב אוטומטי ללקוח בתוך דקות.
יותר מזה, גם לאחר יצירת החיובים ניתן לעדכן אותם לפי השינויים והסיכומים שלכם עם הלקוח, כולל אפשרות להשהות אותם לתקופה מסוימת (טסים לחופשה בחו"ל? אנחנו מפרגנים. הלקוח טס? פרגנו לו).
- אפשרות מעקב – המערכת מאפשרת לעקוב אחרי חיובים אוטומטיים שיצרתם ללקוחות השונים, ולראות חיובים שבוצעו.
כמו כן, המערכת מעדכנת אתכם בזמן אמת כאשר יש כשלון בחיוב (למשל עקב בעיית מסגרת בכרטיס האשראי) ותשלח לכם מייל עדכון אוטומטי. ככה אנחנו דואגים שתהיו מעודכנים בלי צורך לבדוק כל הזמן שהכל רץ בצורה תקינה.
טוקניזציה – שמירת פרטי אשראי בצורה מאובטחת
טוקניזציה היא מונח באבטחת מידע שמתייחס ליכולת לשמור בצורה מאובטחת מידע כלשהו בעזרת שימוש בטוקנים (מילולית אסימונים או סמלים).
לעניינו, טוקניזציה נדרשת כאשר רוצים לבצע הוראת קבע באשראי ויש צורך לשמור את פרטי כרטיסי האשראי של הלקוחות בצורה מאובטחת.
איך זה עובד?
במקום לשמור את פרטי האשראי בצורה מוצפנת בבסיס נתונים הרגיל (למשל בשרת הכללי של החברה), עבור כל כרטיס המערכת יוצרת קידוד שמורכב ממספרים ואותיות שנועדו לזהות אותו. הקידוד הזה הוא הטוקן.
למשל טוקן שנוצר לכרטיס אשראי מסוים יכול להראות כך: F1V234AILD6636
אותו טוקן הוא אמצעי זיהוי בלבד, כך שגם אם פורץ כלשהו ישיג אותו הוא לא יוכל לעשות איתו כלום, משום שבפני עצמו הוא לא מכיל שום פרט בעל ערך.
תפקיד הטוקן הוא לזהות את הכרטיס הספציפי שאנחנו שומרים, ובעת הצורך, המערכת עושה בו שימוש להשגת המידע המקורי – כלומר היא מייצרת קריאה לקבלת פרטי האשראי המלאים מהשרת מאובטח במיוחד שנקרא Vault (חדר כספות).
פעולה זאת נעשית למשל ברגע שרוצים לבצע חיוב של הכרטיס. המערכת תשלח בקשה לשרת המאובטח עם פרטי הטוקן, תקבל את הפרטים ותבצע באותו רגע חיוב, בלי לשמור את הפרטים במערכת עצמה.
למה אנחנו מספרים לכם את כל זה?
כי חשוב לנו לתת לכם הזדמנות להכיר את האספקטים המרתקים של אבטחת נתונים.
ויותר ברצינות, הסברנו את נושא הטוקניזציה כדי שתדעו שבמידה ואתם עושים שימוש במערכת החיובים האוטומטיים שלנו, תוכלו להיות שקטים שפרטי האשראי של הלקוחות שלכם מוגנים באבטחה הגבוהה ביותר.
אז איך מתחילים לעשות שימוש בהוראת קבע באשראי?
הדבר הראשון שצריך הוא… להיות רשומים למערכת EZcount (בסה"כ דרישה הגיונית, ואנחנו בטוחים שתסכימו), ואם אתם לא רשומים זה הזמן.
בשלב השני יש להפעיל את אפשרות סליקת האשראי בחשבון, כך שתוכלו לבצע עסקאות באשראי.
לסיום נשאר לנו להוסיף את אפשרות הטוקניזציה, שתאפשר לנו לשמור את כרטיסי האשראי וכמובן להפעיל את מערכת החיובים האוטומטיים, שלשמה התכנסנו כאן.
אגב, כל השלבים למעלה מפורטים לצורך הבנה ולא מדובר במשהו מסובך או ארוך. ניתן לעשות את זה בקלות דרך החשבון שלכם, או ליצור קשר עם התמיכה שלנו ובשיחה אחת לדאוג להכל.
דוגמה ליצירת חיוב אוטומטי
כדי להבין איך מקימים בקלות הרשאה לחיוב אוטומטי, נסתכל על יצירת חיוב לדוגמה – גביית תשלום מלקוחה שמקבלת מכם מידי חודש שירות בעלות של 1500 ש"ח.
בגביה רגילה התהליך יראה בערך ככה:
לשים תזכורת לשוחח עם הלקוחה פעם בחודש. כשמגיע התאריך להרים טלפון ללקוחה ולבקש ממנה בנימוס שתעביר לכם תשלום.
לאחר מכן יש לבדוק שהלקוחה אכן העבירה תשלום. במידה וכן מוציאים לה חשבונית / קבלה. במידה ורואים שלא היתה העברה, חוזרים לשלב השני ומתזכרים שוב את הלקוחה וכך הלאה.
בשימוש בחיוב אוטומטי זה הופך להיות הרבה יותר פשוט:
בשיחה אחת מסכמים עם הלקוחה שלאורך השנה מידי חודש כרטיס האשראי שלה יחויב בעלות השירות, כאשר לאחר החיוב תשלח חשבונית לכתובת המייל שלה.
יצירת הוראת הקבע במערכת
בכדי ליצור את הוראת הקבע במערכת נבצע כמה שלבים קצרים:
- נתחיל ביצירה של סוג השירות המתאים אותו אנחנו מספקים, שבהמשך נשייך אותו לחיוב האוטומטי.
- מתפריט הניווט הראשי נקליק על פריטים > הוספת פריט לאחר מכן עוברים לשמירת פרטי האשראי של הלקוח בעזרת תוסף הטוקניזציה.
- מתפריט הניווט בוחרים בלשונית 'לקוחות', בשורת הלקוח הרלוונטית לוחצים על ערוך > 'הצגת פרטי אשראי' > 'הוסף פרטי אשראי'.
- עכשיו כל מה שנשאר הוא ליצור את החיוב עצמו. בתפריט הניווט הראשי מקליקים על 'מכירות' > 'חיובים אוטומטים' ובחלון שנפתח מזינים את שם הלקוח, סוג השירות (שיצרנו קודם), מספר מחזורי החיוב, סכום החיוב ותאריך תחילת החיוב.
בתמונה למטה ניתן לראות איך בכמה רגעים ניתן ליצור חיוב אוטומטי ללקוחה שבדוגמה. הגדרנו שהחיוב יבוצע מידי חודש למשך 12 חודשים.
לסיכום
הוראת קבע באשראי היא דרך מאוד יעילה לחייב לקוחות, ללא צורך בשיחות גבייה חוזרות מידי חודש. זהו פתרון גבייה מצוין ללקוחות שמקבלים מכם שירותים באופן קבוע בעסק.
מעבר לכך שזה פתרון נוח עבורכם כבעלי עסקים, זהו גם פתרון טוב ללקוחות עצמם:
נחסך מהם הצורך בהתעסקות בהעברת התשלום אליכם בכל חודש מחדש. כמו כן, הלקוחות יודעים בדיוק באיזה יום בחודש ירד להם התשלום באשראי, ובכל עסקה הם יקבלו חשבונית אוטומטית במהירות, עליה יוכלו להתקזז במידה והם בעלי עסק בעצמם.
ראינו גם דוגמה שמציגה את קלות יצירת הוראת הקבע במערכת – כל מה שאתם צריכים זה לדאוג שאתם מנויים על התוספים המתאימים בחשבון (סליקה, טוקניזציה וחיובים אוטומטיים), ולאחר מכן תוכלו תוך דקות ליצור חיובים אוטומטיים ללקוחות שלכם.
