היום אנחנו שוב שמחים (שזו כבר שמחה מצטברת) להודיע על עוד תכונה חדשה שמצטרפת למערכת שלנו, תכונה שהרבה לקוחות חיכו לה והיא… ניהול הוצאות!
רציתם, ביקשתם, קיוויתם… וזה קרה 🙂
מהיום ניהול הוצאות והכנסות הוא חלק מובנה ממערכת EZcount, כך שתוכלו לקבל תמונה טובה יותר של המצב הכספי בעסק וגם לתכנן טוב יותר את תזרים המזומנים שלכם.
אם חיכיתם לתכונה הזאת במערכת, אז נגלה לכם שבהמשך המאמר ניתן סקירה קצרה על ניהול הוצאות במערכת שלנו.
אבל לפני זה… בואו נסביר על ניהול הוצאות גם למי שפחות בקיא בנושא.
ניהול פיננסי בעסק
לכל עסק יש שני צדדים עיקריים שנוגעים לניהול הכספי, וקובעים בסופו של יום האם העסק רווחי או לא-רווחי.
צד אחד הוא כמובן צד ההכנסות, כלומר כל הפעילות שמייצרת כסף בעסק. בין אם אתם מוכרים מוצרים פיזיים או מספקים שירותים, בסופו של יום אתם גובים מהלקוחות שלכם כסף על כך.
עסק שלא מכניס כסף לאורך זמן הוא עסק לא משתלם, ובטווח הארוך לא בטוח שיש לו בכלל זכות קיום, אולי כעמותה (שגם היא צריכה להשיג כסף בדמות תרומות).
בהנחה היותר נפוצה שאתם גובים ומרווחים כסף בעסק, אתם מן הסתם מוציאים חשבוניות. למעשה, כל החשבוניות / קבלות שאתם מנפיקים מייצגות את תזרים המזומנים הנכנס לעסק כלומר ההכנסה, ברוטו לפני מס.
מצד שני, לכל עסק יש הוצאות שקשורות בפעילות העסק כאשר הוצאות יכולות להיות מסוגים שונים, בין אם מדובר בהוצאות על מוצרים שהעסק קונה או על שירותים שהוא צורך, ואותן מייצגות החשבוניות והקבלות של הספקים שלכם.
הכלל הבסיסי בכל עסק הוא: הכנסות – הוצאות = רווח
יש כאלו שמתייחסים לרווח כאל הנתון הכי חשוב, כי זאת בעצם השורה התחתונה, כמה כסף נכנס לעסק בפועל לאחר קיזוז ההוצאות, כלומר כמה באמת העסק מרוויח.
תחשבו על עסק שיש לו הכנסות יפות של 4 מליון ש"ח בשנה. עם זאת ההוצאות של העסק הן… גם כ-4 מליון ש"ח בשנה, שזה מביא אותנו לרווח של 0 שקלים חדשים. כן כן 0 שקלים עגולים, לא מתחשבים ולא נחמדים.
עסק שמכניס סכום של מליונים בשנה הוא עסק פעיל שיודע ליצר הכנסה. אך האם זה עסק מצליח כאשר ההוצאות שלו זהות או קרובות לסכום שהוא מוציא? כנראה שלא, וזה עוד לפני שדיברנו על עסקים שמוציאים יותר מאשר הם מכניסים.
בנוסף, רווח הוא אמת-מידה לבדיקת הצלחת העסק ובריאותו הפיננסית.
רווח הוא גם נתון חשוב כשזה נוגע למיסים, מס הכנסה או מס החברות (במקרה של חברות בע"מ) מחושבים על פי ההכנסות לאחר ניכוי ההוצאות המוכרות, כלומר מהרווח.
ניהול הוצאות
אז הבנו שמה שחשוב בסופו של דבר בעסק הוא שורת הרווח, ומכאן חשיבות הרישום המדויק של ההכנסות וההוצאות, שיאפשר לנו לעקוב באופן רציף ולהבין מהו הרווח בעסק.
ישנם הרבה סוגי הוצאות בעסק, אפשר לקטלג אותן לכמה סוגים:
הוצאות משתנות לעומת הוצאות קבועות
הוצאות קבועות– אלו הוצאות שיש לכם מידי חודש בסכום קבוע, בלי קשר לכמות העבודה וההכנסה באותו החודש. דוגמאות נפוצות יכולות להיות הוצאות שכירות, ארנונה, הוצאות תקשורת, משכורות לעובדים ועוד.
משום שההוצאות האלו קבועות, קל יחסית לעקוב אחריהן ולהבין את המשמעות הפיננסית שלהן על התזרים המזומנים.
הוצאות משתנות– הוצאות מסוג זה יכולות להיות גם על רכישת ציוד חד-פעמי כמו מחשבים, ריהוט משרדי שאתם קונים, או חומרי גלם שאתם רוכשים באופן קבוע יותר כדי לייצר את המוצר שלכם כגון בדים, רכיבים אלקטרונים ועוד.
לעיתים אלו הוצאות חד-פעמיות ולעיתים הן מתחדשות מידי חודש, רק שהמשותף לכל ההוצאות המשתנות הוא העובדה שהן משתנות מידי חודש, לעיתים הן נמוכות ולעיתים גבוהות יותר. לכן, קשה יותר לתכנן ולעקוב אחריהן מידי חודש והן יותר מאתגרות בניהול התזרים בעסק.
זה כמובן לא אומר שאלו הוצאות 'גרועות', כי הוצאות שכאלו יכולות לתרום לפעילות בעסק כמו למשל הוצאות על פרסום, או להעיד על גידול במכירות ובהזמנות, כמו למשל הוצאות על הזמנת חומרים.
החדשות הטובות לגבי הוצאות הן שכמעט כל הוצאה שמעורבת בפעילות שנועדה להגדיל את ההכנסות לעסק היא הוצאה מוכרת, כלומר ניתן לקזז אותה מההכנסות וכך לשלם פחות מיסים.
הוצאות שמשפיעות ישירות על יצירת ההכנסה מוכרות לרוב במלואן – למשל תשלומי שכר או עלויות פרסום. יש הוצאות שמוכרות חלקית, למשל הוצאות מעורבות כגון הוצאות רכב לא-מסחרי או תשלומי ארנונה במשרד ביתי.
קיזוז הוצאות רלוונטי לעוסקים פטורים ועוסקים מורשים שמעוניינים להקטין את תשלומי מס ההכנסה. זה נכון גם לחברות בע"מ שמקזזות את ההוצאות מההכנסות וכך מקטינות את תשלומי מס החברות שלהם.
הא ויש גם את עניין המע"מ בהוצאות, אז בואו נדבר קצת על מע"מ.
ניהול הוצאות ומע"מ
כל חברה ועוסק מורשה משמשים בעצם סוג של צינור של המדינה לגביית מס ערך מוסף. בפועל זה נעשה ע"י כך שהמדינה מחייבת את החברות והעוסקים להוסיף את עלות המע"מ (17% נכון ל-2021) לכל עסקה, לכן הוא נקרא מוסף 🙂
כחלק מהדיווח החד-חודשי או הדו-חודשי, העוסקים המורשים והחברות נדרשים לדווח על ההכנסות וההוצאות שלהם. בשלב זה ניתן גם לבצע קיזוז על גובה המע"מ ששולם בהוצאות באותה התקופה לבין המע"מ שנגבה בהכנסות.
בדומה למס הכנסה, במע"מ ההוצאות יכולות להיות מוכרות במלואן כלומר 100%, או חלקית כאשר ההוצאה מעורבת.
כאשר ההוצאה המעורבת היא ברובה עסקית ההכרה תהיה כ-66% וכאשר ההוצאה תהיה בעיקרה פרטית ההכרה תהיה כ-25%, שאר הסכום שלא מוכר למע"מ עדיין מוכר כהוצאה למס הכנסה (במידה וסוג ההוצאה מוכרת למס הכנסה).
למי ניהול הוצאות יכול להתאים?
למעשה כל עסק צריך תיעוד הוצאות, אבל יש עסקים מסוימים שיכולים להיעזר יותר במודול ההוצאות שלנו כדרך תיעוד של ההוצאות. הנה כמה דוגמאות בולטות:
עוסקים פטורים– תיעוד הוצאות יכול לעזור לעוסקים פטורים שלא נעזרים בשירותי הנהלת חשבונות חיצוניים ומנהלים את הדיווחים לרשויות המס בעצמם.
כך, כאשר גם ההכנסות וגם ההוצאות מנוהלות במקום אחד קל יותר עבורם לעקוב אחר המצב הכספי בעסק. כמו כן, זה מסייע לסכם ולדווח את הנתונים בדו"ח השנתי לרשות המיסים.
בעלי עסק שחשוב להם מעקב צמוד על ההוצאות– מודול ניהול ההוצאות יכול להתאים גם לבעלי עסק שכן נעזרים באיש מקצוע לניהול החשבונות שלהם, אבל חשוב להם להיות במעקב חודשי קבוע אחרי ההוצאות בעסק.
זה יכול להיות נכון לכל עסק, אבל במיוחד לעסקים שחלק גדול מההוצאות שלהם הם מוצרים, חומרים או מלאי. בעסקים אלו ניהול לא נכון של ההוצאות מול ההכנסות יכול לייצר בעיית תזרים מזומנים בעסק.
עסק שמעסיק עובדים– בעסקים שמעסיקים כמה עובדים לפחות, לרוב יהיה מישהו שאחראי על הניהול והמעקב אחרי הכספים.
כאשר תהיה לאותו אדם אפשרות להזין ולעקוב אחר ההוצאות בצורה דיגיטלית, יהיה לו קל יותר לבצע את ניהול הכספים ולהתריע כאשר יש הוצאות גדולות מידי.
האם ניהול הוצאות דיגיטלי יכול להחליף שמירת מסמכים?
בניגוד לדעה הרווחת של הרבה בעלי עסקים שמעוניינים או כבר עושים שימוש בניהול הוצאות דיגיטלי, תיעוד הוצאות שכזה הוא אינו תחליף לשמירת מסמכים.
למעשה גם כאשר מנהלים הוצאות במערכת הנהלת חשבונות דיגיטלית שמאושרת ע"י רשות המיסים, זה עדיין לא פוטר אתכם או את בא כוחכם (רואה חשבון / יועץ מס) לשמור את מסמכי ההוצאות המקוריים לפחות לכמה שנים בהתאם לדרישות החוק.
מה שזה אומר בעצם, שמערכת ניהול ההוצאות הדיגיטלית היא בעצם כלי עזר לתיעוד ההוצאות, אך נכון להיום (2021) היא עדיין לא תחליף מלא לתיעוד וניהול ההוצאות הקלאסי.
אז למה בעצם ניהול הוצאות דיגיטלי טוב?
אם תיעוד הוצאות דיגיטלי עדיין אינו יכול להחליף חוקית את שמירת מסמכי ההוצאה המקוריים, אולי אתם שואלים את עצמכם איזה שימוש יש אם כך למערכת שכזו.
בסופו של דבר זה עניין של נוחות. תוכלו לתעד ולרשום הוצאות במגוון דרכים: טבלה ידנית, טופס אקסל (או בעזרת בדידים לאוהבי נוסטלגיה) וכמובן להיעזר במערכת דיגיטלית.
היתרון המרכזי בניהול הוצאות דיגיטלי הוא בכך שהרבה אנשים יעדיפו שההוצאות העסקיות שלהם יהיו מתועדות כבר במערכת שכוללת את ההכנסות בעסק שלהם והם יוכלו בכל רגע נתון לראות את ההוצאות וההכנסות בעסק בלי צורך לקפוץ בין מערכות שונות.
סקירת מודול ניהול ההוצאות
אז אחרי שהבנו את היתרונות בניהול הוצאות והכנסות בצורה דיגיטלית כחלק מהנהלת החשבונות שלכם, בואו נראה איך נראה מודול ההוצאות במערכת EZcount.
לדף ניהול ההוצאות ניגשים דרך סרגל הניווט הראשי לאחר שאתם מחוברים לחשבון שלכם במערכת ולוחצים על 'הוצאות׳, ברשימה שתפתח ביחרו 'ניהול הוצאות״.
הגענו לחלון שנראה כך:
אז אחרי שלקחנו רגע להתרשם (עמוקות כמובן) מהחלון החדש שנוסף לנו במערכת, נראה שבצד הימני של המסך יש שדות שיאפשרו לנו את הזנת נתוני ההוצאות באופן ידני, ע"י הכנסת כל הפרטים החשובים של ההוצאה כמו שם הספק, הסכום והקטגוריה.
החלק המעניין מופיע בחלק השמאלי, זהו שדה חכם שמאפשר לגרור או לבחור קובץ הוצאה שיש לנו ולאפשר למערכת שלנו לזהות את השדות.
זה פתרון נוח, שמאפשר לקלוט חלק מהנתונים בהוצאה באופן אוטומטי. פרטים שלא הוזנו או שהוזנו שלא במדויק ניתן לתקן בצורה ידנית בחלון מצד ימין, תודו שזה פתרון מדליק.
אבל היי, אנחנו גם לא מקפחים את מסמכי ההוצאות המודפסים!
במידה וההוצאה איננה בקובץ דיגיטלי, הזנת ההוצאה נעשית ישירות בצד הימני.
לאחר שהזנו את פרטי ההוצאה נוכל לבחור לה קטגוריה או תת-קטגוריה, למשל לשולחן משרדי נוכל לבחור את הקטגוריה 'משרדיות' ואת תת-הקטגוריה 'ריהוט-רכוש קבוע'.
במידה ויש לכם הוצאה שלא מתאימה לאף אחת מהקטגוריות ניתן לסווג אותה תחת 'שונות'.
אם מדובר בהוצאה קבועה שלא מצאתם לה קטגוריה, יש לנו אפשרות מועילה של הוספת קטגוריות מותאמות אישית, כאלו שיתאימו לכם כמו כפפה ליד (כפפה אגב היא הוצאה מוכרת רק אם היא כפפת עבודה 😉 סתם שתדעו).
כדי להוסיף קטגוריה משלכם, יש ללחוץ על כפתור 'ניהול קטגוריות' בצד השמאלי של דף ההוצאות (ראו תמונה מצורפת) ושם להוסיף את הקטגוריה הרצויה. ניתן אפילו להוסיף תת-קטגוריה.
ככה לעולם אף הוצאה לא תשאר במגירה חשוכה ותמלמל לעצמה "אני מקווה שאתם נהנים שם במערכת" בזמן שאני פה לבד בחושך.
דו"ח הכנסות מול הוצאות
למעלה דיברנו על הנוחות של ניהול ההוצאות וההכנסות באותה מערכת. אחת התכונות שתוכלו לעשות בהן שימוש, היא האפשרות לייצר דו"ח לפי תקופה שירכז את כל ההכנסות וההוצאות שתיעדנו, כולל חלוקה לפי סוג ההוצאות.
כדי להפיק דו"ח כזה, לחצו על כפתור 'הוצאות' בתפריט הראשי ואז על 'דו"ח רווח והפסד' בתפריט שנפתח.
בחרו בתקופת הזמן הרצויה לדו"ח, לחצו על חיפוש כך שיתקבל חלון תוצאה שכזה:
בחלק העליון ניתן לראות את כל ההכנסות שהיו באותה תקופה ללא מע"מ, מתחת יש את ההוצאות המוכרות ולמטה סה"כ הרווח.
החלק התחתון מתחלק לשניים:
בחלק הימני יש פירוט של סה"כ ההוצאות לפי תחום, כאשר בחלק השמאלי יש גרף (דיאגרמת עוגה) שמראה את התפלגות ההוצאות בצורה ויזואלית, מה שירגיש לכם כאילו אתם מנהלים מינימום קונצרן בינלאומי.
בדוגמה שלנו יש הכנסות של 12,280 ש"ח בתקופה שבחרנו כאשר ההוצאות המוכרות למס (ללא מע"מ) הן 3717.95 ש"ח.
נוכל בקלות לראות שבדוגמה שלנו סחורה תפסה את החלק הארי של ההוצאות המוכרות.
סיכום – ניהול הוצאות בעסק בצורה דיגיטלית
כפי שראינו ניהול הוצאות הוא חלק חשוב מהניהול הפיננסי בעסק ועוזר לנו לקבל תמונה שלמה יותר של המצב בעסק – ההכנסות, ההוצאות והרווחים.
האפשרות לניהול הוצאות דיגיטלי יכולה להתאים לעסקים מסוגים שונים, מעסקים קטנים שמנהלים את החשבונות שלהם בעצמם, עד עסקים גדולים יותר שיש להם עובד שאחראי על ניהול הכספים.
בסופו של דבר מדובר בעניין של נוחות ויעילות בניהול ההוצאות וההכנסות – תיעוד ההוצאות באותה מערכת בה מתעדים את ההכנסות מאפשר מעקב פשוט אחרי כל ההוצאות בעסק, דבר שחשוב בעיקר לעסקים שרוצים סדר מדויק או עסקים שחשוב להם ניהול ומעקב אחר תזרים המזומנים.
הצגנו גם את מודול ניהול ההוצאות במערכת EZcount שיש לו תכונה ייחודית של תיעוד הוצאות חצי-אוטומטי. המודול החכם שלנו יודע לזהות פרטים של חשבוניות וקבלות דיגיטליות שאתם מעלים למערכת, זאת בנוסף כמובן לאפשרות לתיעוד ידני של חשבוניות פיזיות שקיבלתם.
