קבלה ירוקה: הפקה קלה ומהירה של קבלה [דיגיטלית]

מה זו קבלה ירוקה?

ראשית, קבלה היא מסמך חשבונאי אשר מתעד את התשלום בפועל בעת עסקה בין קונה ומוכר ולמעשה מאשר אותו באופן רשמי.

מפיק הקבלה הינו המוכר אשר מעביר אותה לקונה כאשר חובה שיהיו כלולים בה הפרטים הבאים: שם המוכר, תאריך קבלת התשלום, סכום, תיאור התמורה על התשלום (מוצר/שירות) ומספר סידורי.

ישנה חובה חוקית להפיק קבלה לאחר כל עסקה לשם דיווח לרשויות המיסים והמוכר מחויב לשמור עותק של הקבלה.

קבלה ירוקה היא קבלה אשר מופקת בצורה דיגיטלית והיא למעשה מחליפה את השימוש בקבלה מנייר והיתרון המהותי שלה שהיא מופקת, נשמרת ומתועדת באמצעים דיגיטליים.

הפקת קבלה ירוקה מתבצעת ישירות מתוך תוכנת הנהלת החשבונות ואף נשלחת בלחיצת כפתור פשוטה אל הלקוח עם קבלת התשלום דרך המייל. שליחת הקבלה באמצעות מייל הופכת את כל התהליך ליותר פשוט עבור בעל העסק, ובמידה רבה גם ללקוח. 

בנוסף, תוכנות המציעות הפקה של קבלה ירוקה כוללות בתוכן גם אפשרות להפקת מסמכים דיגיטליים נוספים המשמשים את העסק: תעודות משלוח, הצעות מחיר, חשבונית עסקה ועוד.

למי מתאימה הפקת קבלה ירוקה?

כל עצמאי ובעל עסק בישראל מחויב בהפקת קבלות ולכן קבלה ירוקה מתאימה לכל סוגי העסקים אך לעומת עוסק מורשה אשר חייב בהוצאת חשבונית מס, קבלה ירוקה לעוסק פטור זהו המסמך היחיד על פי חוק שעליו להוציא.

קבלות ירוקות הן אפשרות מצוינת לבעלי עסק קטן שרוצים לייעל את עבודתם ולעקוב בצורה מסודרת אחר קבלת התשלומים. בנוסף, עוסק פטור יכול ליהנות משירותים נוספים שתוכנות לניהול דיגיטלי מציעות לבעלי עסקים קטנים.

אז כאמור, קבלה ירוקה מותרת לכל בעל עסק, בין אם מדובר בחברה, בעוסק מורשה או בעוסק פטור. התנאי היחידי להיותה של קבלה דיגיטלית או חשבונית ממוחשבת קבילה מבחינת רשויות המס הוא חתימה אלקטרונית.

בשנת 2001 נחקק חוק בנושא ("חוק חתימה אלקטרונית") והוא מגדיר בדיוק מהן הדרישות מאותה חתימה כך שהמסמכים הממוחשבים שנחתמים בעזרתה יהיו קבילים וניתן יהיה לוודא שהם אכן הונפקו ע"י בעל העסק.

יתרונות בהפקת קבלה ירוקה

ידידותיות לסביבה – בעולם שמודע היטב לחומרת הסיכון שבו הוא נמצא , גם אם נדמה לנו שמדובר בסה"כ בפיסת נייר קטנה אחת, כאשר מצרפים את כל הקבלות שעסק מנפיק במהלך שנה, מגלים שלמעשה זוהי כמות נכבדת. המעבר להפקת קבלה ירוקה מאפשר צמצום השימוש בנייר ומפחית את הנזק הסביבתי.

שמירת מסמכים – על פי החוק, עליכם לשמור תיעוד למשך 7 שנים של כל קבלה שהוצאתם. באמצעות קבלה דיגיטלית, הארכיון ישמר עבורכם בענן ולא תצטרכו לבזבז שטח יקר בבית או במשרד על קלסרים וניירת.

כל מי שאי פעם איבד פנקס קבלות או חשבוניות יודע עד כמה רבה הטרחה הכרוכה בשחזור המידע שאבד וכמובן שגם רשויות המס לא רואות בעין יפה מקרה שבו בעל עסק לא יכול להציג קבלות או חשבוניות – החשבוניות הירוקות זוכות לגיבוי מיידי ואוטומטי ועל כן אין סיכון שילכו לאיבוד.

סדר ומעקב – באמצעות קבלות ירוקות ניתן לשמור בצורה יותר יעילה על הסדר בניהול הפיננסי של העסק. דווקא בקרב בעלי עסקים קטנים, שעל פי רוב לא נעזרים בשירותי ראיית חשבון על בסיס קבוע, המעקב הזה הוא חשוב מאין כמותו, ומפנה את בעל העסק לעבודה נטו.

מערכות ותוכנות שמפיקות קבלה ירוקה דיגיטלית מאפשרות מעקב ובקרה אחר כל הקבלות ויכולות להצביע בזמן אמת על חריגות, טעויות וכו’.

מיתוג עסקי – עסק אשר משתמש בשירותים של קבלות דיגיטליות יראה תמיד יותר רציני ומהימן מבחינה מיתוגית, בשל החתימה הדיגיטלית והעובדה שהמסמך הוא מסמך ממוחשב.

ניתן אף להוסיף את הלוגו של בית העסק, שורת מיצוב, בחירת צבע מתאים למסמך ובנוסף סביר להניח שהלקוח יתייחס אליכם כאל עסק מתקדם שמיטיב לאמץ פתרונות חדשניים.

חיסכון בעלויות – יתכן וקיימות הוצאות יותר גדולות מבחינת העסק, אך עלות תוכנה להפקת חשבוניות נמוכה יותר מהדפסת מסמכים, שליחה בדואר, מעקב אחר המסמך ולעיתים אף עובד שמתעסק בכל זה.

חיסכון בזמן – קל ומהיר מאוד להפיק קבלה ירוקה דיגיטלית וגם השליחה ללקוחות מתבצעת כאמור בלחיצת כפתור ועל כן ביעילות מרבית.

מרכיב נוסף של החיסכון הניכר בזמן הוא קלות האיתור של כל קבלה או חשבונית, בין אם לצרכי גביית התשלום מהלקוחות ובין אם כשעל בעל העסק להכין דוחות לרשויות המס השונות או לבחון את הכנסותיו מול הוצאותיו ושאר פעילות אדמיניסטרטיבית. 

מה ההבדל בין קבלה ירוקה לבין חשבונית מס ירוקה?

עסקים מסוגים שונים מנפיקים סוגים שונים של חשבוניות: עוסק פטור, כלומר מי שהכנסתו השנתית הינה פחות מהרף שנקבע בחוק (כ-104,000 ש"ח נכון לשנת 2021) ועל כן הוא אינו גובה מס ערך מוסף מלקוחותיו (ומן הסתם גם אינו משלם מס זה), מנפיק חשבוניות עסקה שהן למעשה דרישת תשלום מהלקוחות כמו גם דיווח לרשויות המס על ביצוע העסקה, וקבלות, המעידות על קבלת התמורה הכספית. 

עוסקים מורשים מנפיקים חשבוניות מס, המהוות עדות לקבלת התמורה הכספית (ומטבע הדברים כוללות את מס הערך המוסף) בנוסף הן מהוות דרישות תשלום מהלקוחות, וקבלות, המעידות על קבלת התמורה הכספית (הכוללת כאמור את מס הערך המוסף). 

עוסקים מורשים יכולים להנפיק גם חשבונית מס קבלה – כלומר מסמך אחד המאגד את דרישת התשלום ואת האישור כי התשלום התקבל.

את כל המסמכים הנ"ל: חשבונית עסקה, חשבונית מס, קבלה, חשבונית מס קבלה – ניתן להפיק באופן דיגיטלי, כך שלמעשה קבלה ירוקה הינה שם כולל לכל סוגי הקבלות והחשבוניות שאינן על נייר אלא מתקיימות במרחב הדיגיטלי.