בעלי מקצוע ונותני שירות שרוצים לצאת לדרך עצמאית, נדרשים ללמוד מגוון נושאים חדשים – כולל מהי חשבונית מס קבלה ואיך כותבים חשבונית זיכוי.
המדריך הבא יעשה לכם סדר בכל מה שחשוב לדעת.
כל בעל עסק, בין אם מדובר בדוכן למכירת תכשיטים, שירותי צביעת דירה או מתן שיעורים פרטיים, צריך להתעסק עם תשלומים ולנהל חשבונות בצורה מסודרת.
כדי לבצע את העבודה הראשונה, להוציא דרישת תשלום ולהעביר קבלות, חייבים לדעת איך ניגשים לכל מסמך ובאילו מצבים הוא נדרש. במילים אחרות, להבין מי רשאי להוציא חשבונית עסקה, מהי חשבונית מס קבלה, אילו פרטים חשוב למלא ואיך בכלל מבדילים בין כל המסמכים השונים.
מסובך? לא בהכרח.
המדריך שלפניכם כולל הנחיות כלליות הנוגעות לכתיבת חשבונית, כדי לספק לכם את הרקע הראשוני הנדרש בתחום.
חשוב לסייג ולומר שלכל בית עסק עשויים להיות מאפיינים פרטניים שחשוב לתת עליהם את הדעת, אז אם לא הוצאתם חשבונית עד היום – מומלץ להתייעץ תחילה עם המייצג שלכם (רואה החשבון או יועץ המס) מול רשויות המס.
עוסק פטור חשבונית או קבלה?
גרפיקאי, מעצב תכשיטים ובעל רשת למוצרי נייר נפגשים אצל רואה החשבון. לכל אחד מהם יהיו שאלות אחרות, צרכים שונים ודגשים ייחודיים שחשוב להתייחס אליהם.
גם המסמכים שהם ינפיקו מדי חודש כנראה לא יהיו זהים. אי אפשר להתייחס לשאלת כתיבת החשבונית מבלי להבין אילו מסמכים רלוונטיים לכל סוג של עסק, ובדיוק בשביל זה אנחנו כאן.
בסעיפים הבאים תמצאו מידע אודות סוגי המסמכים העיקריים שבעלי עסקים נדרשים להוציא, המאפיינים שלהם, מה הם צריכים לכלול ולאילו עסקים הם מתאימים.
חשבונית מס
חשבוניות מס מעידות על עסקה שהושלמה, והלקוחות שלכם זקוקים להן לצורך קבלת החזרים בעבור הוצאות עסקיות. מועד הוצאת חשבונית מס הוא פרמטר משמעותי, מכיוון שהוא משפיע על המועד שבו תידרשו להעביר את המע"מ אל הרשויות.
מי רשאי להוציא חשבונית מס?
חשבונית מס היא מסמך שמיועד לעוסק מורשה או חברה בע"מ בלבד, והם נדרשים להוציא אותו עבור כל עסקה.
עוסק פטור אינו נדרש או רשאי להוציא חשבונית מס, משום שהוא לא חייב במע"מ על עסקאותיו. אז אם אתם עוסק פטור, אתם מוזמנים לדלג אל הנושא הבא או להישאר איתנו לצורך למידה. אין לנו ספק שעוד תגדלו ותהפכו לעוסק מורשה!
מתי מוציאים חשבונית מס?
מועד הוצאת חשבונית מס תלוי במספר מאפיינים, בהם סוג העסקה וסיווג העסק. מומלץ לפנות אל המייצג שלכם מול רשויות המס כדי לקבל מידע פרטני שרלוונטי עבורכם.
בגלל ששיטת תשלום דחוי (שוטף פלוס) מקובלת בענפים רבים, יש לקחת בחשבון שהפקת חשבונית מס טרם קבלת התשלום בפועל מהלקוח, עשויה להוביל למצב בו תידרשו לשלם מיסים לפני שהתשלום עצמו הועבר אליכם.
כך שכדאי להתייחס אל הנושא הזה במעמד קביעת שיטת התשלום, ולהתייעץ עם רואה החשבון או יועץ המס לגבי השלכותיו.
איך כותבים חשבונית מס?
חשבונית מס צריכה לכלול תאריך, מספר חשבונית, פרטים מלאים של העסק (שם, מספר עוסק, כתובת מלאה ומספר טלפון), פרטי לקוח, פירוט העסקה, סכום לתשלום (כאשר המע"מ מופיע בנפרד ומצורף בשורה התחתונה) וחתימת העסק.
חשבונית עסקה
אין לבלבל בין חשבונית עסקה לבין חשבונית מס. חשבונית עסקה (יכולה להיקרא גם "חשבון עסקה") נועדה למעשה לתאר מסמך שמכיל דרישת תשלום. אז אם סיימתם לבצע עבודה ואתם מעוניינים להעביר דרישת תשלום מסודרת ללקוח, תוכלו להשתמש במסמך של חשבונית עסקה.
מי רשאי להוציא חשבונית עסקה?
כל בעל עסק.
מתי מוציאים חשבונית עסקה?
עם סיום העבודה או הפרויקט. ניתן להוציא חשבונית עסקה נפרדת עבור כל עבודה, או לחלופין להוציא חשבונית עסקה כוללת שמסכמת את כל העבודות שבוצעו מול אותו לקוח בפרק זמן מסוים (חודש, שבוע וכדומה, בהתאם למאפייני העסקה ולתנאי התשלום).
איך כותבים חשבונית עסקה?
במקרה של חשבונית עסקה הדוגמה לא בהכרח נחוצה. הסיבה לכך היא שבשונה מחשבונית מס, לא מדובר במסמך חשבונאי.
כלומר במקרה של חשבונית עסקה, בעל העסק רשאי להוציא את המסמך ללא שום בעיה ובכל פורמט. לכן תוכלו לבחור בפורמט המתאים עבורכם.
ככלל, חשבונית עסקה תכלול את פרטי העסק, פרטי הלקוח, התאריך, מספור, תיאור העבודה והעלות שלה (אם עליכם להוסיף מע"מ הוא יצוין בנפרד). ניתן להוסיף גם הערות בתחתית המסמך.
קבלה
עסקים נדרשים להוציא קבלה מייד עם קבלת התשלום.
מי רשאי להוציא קבלה?
מדובר במסמך שרלוונטי לכל בעל עסק, החל מעוסק פטור ועד חברה בע"מ.
איך לכתוב קבלה בתור עוסק פטור, מורשה או חברה בע"מ?
בכל אחד מהמקרים הקבלה צריכה לכלול תאריך, מספר קבלה, פרטים מלאים של העסק, פרטי לקוח ופירוט של התקבולים.
בשונה מחשבונית, בקבלה אין צורך לפרט לגבי מהות העסקה או להפריד את המע"מ.
חשבונית מס קבלה
מסמך שמציג חשבונית וקבלה באופן מרוכז עבור עסקה מסוימת, ונועד לקצר ולייעל תהליכים עבור חברות בע"מ או עוסקים מורשים שמעוניינים להוציא מסמך משותף על עסקה שבוצעה.
הוא מתאים לשימוש במצבים בהם הסכום שהלקוח נדרש לשלם שווה לסכום ששולם בפועל.
מי רשאי להוציא חשבונית מס קבלה?
עוסק מורשה או חברה בע"מ.
עוסק פטור אינו רשאי או נדרש להוציא את המסמך, בדומה לחשבונית מס.
איך כותבים חשבונית מס קבלה?
מסמך של חשבונית מס קבלה יכלול את פרטי העסק והלקוח, מספור, תאריך, פירוט העסקה ופירוט התקבולים, בין אם מדובר בהעברה בנקאית, צ'ק, מזומן, תשלום באמצעות אפליקציה ועוד.
חשבונית עצמית
בתור בעלי עסק, אתם נדרשים לאסוף חשבוניות על הוצאות שקשורות לעסק, כדי לקבל החזרים ולהתקזז על המע"מ (תקף לעוסק מורשה או חברה בע"מ).
אבל מה עושים במקרה בו אתם רוכשים מוצר או שירות מגורם שלא יכול להפיק חשבונית כזו? חשבונית עצמית היא הפתרון. מדובר בחשבונית שבית העסק מפיק לשימושו האישי, והיא נדרשת במצבים בהם העסק או המוכר שסיפק לכם שירות לא מורשה להפיק את החשבונית בעצמו.
מצבים כאלה יקרו למשל עקב רכישת מוצר מאדם פרטי או ממי שאינו מתגורר בישראל.
איך כותבים חשבונית עצמית?
חשבונית עצמית תכלול את פרטי העסק שלכם, תאריך, מספור, את פרטי העסקה והמע"מ. בסופה תידרשו לציין שמדובר בחשבונית עצמית ולהוסיף את פרטי נותן השירות או המוצר.
מי רשאי להוציא חשבונית עצמית?
כל עסק שרשאי להוציא חשבונית, כלומר עוסק מורשה או חברה בע"מ. במקרה של עוסק פטור שאינו רשאי להוציא חשבונית, יהיה עליו להגיע למשרדי המע"מ כדי להפיק חשבונית מס, או לבקש מנותן השירות לדווח על העסקה למע"מ ולקבל מהם את חשבונית המס.
שימו לב: מאחר שלא מדובר בחשבונית סטנדרטית שאתם נוהגים להוציא באופן קבוע, מומלץ לפנות תחילה אל המייצג שלכם מול הרשויות כדי לקבל הנחיות ולהימנע מטעויות.
אפשר גם אחרת: כתיבת חשבונית בצורה נוחה מתמיד
אחרי היכרות עם הבסיס הנדרש, הגיע הזמן לשלב היישום בפועל.
בעבר, כדי להוציא חשבונית או קבלה, בעלי עסקים נדרשו להדפיס פנקסים בבתי דפוס, למלא את הפרטים בכתב יד, לתלוש את המסמך הנדרש ולהעביר אותו ללקוח ידנית או דרך הדואר.
מדובר בתהליך מורכב ומסורבל שגוזל זמן מבעל העסק, ומאלץ את הלקוחות להמתין בכל פעם לחשבונית הבאה. זה עוד לפני שמתייחסים להתנהלות מול רואה החשבון, גורם נוסף שממתין בציפייה לחשבוניות שאספתם.
החדשות הטובות הן שכיום אפשר להתנהל אחרת, בין אם אתם עסק קטן או חברה. עם תוכנה להפקת חשבוניות דיגיטליות (שנקראות גם "חשבוניות ירוקות"), תוכלו לקצר את השלבים, להתייעל מבחינת הזמן ולחסוך טעויות. אלו חלק מהיתרונות של חשבוניות דיגיטליות:
קיצור וייעול תהליך הכתיבה
עם שירותי חשבונית דיגיטלית כבר לא צריך לחפש חשבונית מס לדוגמה כדי להבין איך לנסח מסמך חדש. התוכנה כוללת פורמט מובנה לכל מסמך שנדרש לעסק, כולל מדריכים והסברים שמאפשרים להזין את הפרטים בצורה נוחה יותר. בנוסף, תוכלו גם לשכפל מסמכים, לשייך חשבונית להצעת מחיר ועוד.
רוצים לשמור את פרטי הלקוחות כדי שיהיו זמינים עבורכם בכל עת? תוכלו לעשות את זה בקלות, רק צריך להוסיף את הלקוח לרשימת הלקוחות הקיימת וכך להזין את הפרטים באופן מהיר במיוחד.
עיצוב
עם תוכנות חשבונית דיגיטלית תוכלו לעצב את המסמכים שלכם בדרך המתאימה לכם, לשלב את לוגו העסק וליהנות ממראה מקצועי כבר מהמסמך הראשון.
התאמה למאפייני העסק
חשוב לכם למצוא את התוכנה המתאימה לעסק ולהישאר במסגרת התקציב הרלוונטי עבורכם? אין שום בעיה.
תוכנות חשבונית דיגיטלית מתאימות לעסקים בכל גודל ובכל תחום. כל עסק יכול לבחור באחת מבין מספר תוכניות בהתאם לצרכים שלו, לכמות המסמכים החודשית שהוא זקוק לה ולפיצ'רים נוספים שיכולים לעזור לו.
איזיקאונט למשל, כוללת ארבע תוכניות שונות, ומאפשרת בין היתר גם חיבור ל-Shopify, PayPal ועוד, כדי שתוכלו להפיק חשבונית באופן אוטומטי בכל רכישה באתר שלכם.
חיסכון במקום ובזמן
למרות שבסעיפים הקודמים התרכזנו בעיקר בתהליך הכתיבה, צריך לזכור את כל השלבים המקדימים לו וגם את אלו שאחריו. בעלי עסקים שנשארים עם פנקסי הנייר, צריכים לזכור להדפיס אותם ולהשאיר עבורם מקום אחסון.
עם חשבוניות דיגיטליות לא צריך לבזבז זמן וכסף על מדפסות, דיו, קלסרים ומגירות אחסון לפנקסים ישנים.
נגישות וזמינות
לא רק שתוכלו לחסוך בנייר ובמקום, אלא גם לאתר את החשבונית הנדרשת לכם בלחיצת כפתור פשוטה, בלי לחשוש לאבד מסמך ישן או לבזבז זמן על החיפוש. מדובר בפיצ'ר שיעזור לכם בעבודה היומיומית וישמח גם את הלקוחות שלכם, רואה החשבון וכל גורם עבודה נוסף.
בנוסף, תוכנות כמו איזיקאונט מאפשרות לכם לכתוב את החשבוניות ולצפות בהן מכל מקום, כדי שתוכלו להישאר בלופ ולעקוב אחרי פעילות העסק, בין אם אתם בחופשה או פשוט מחוץ למשרד.
עבודה יעילה גם עם לקוחות בינלאומיים
תוהים איך כותבים חשבונית באנגלית? עם חשבוניות דיגיטליות זה הכי פשוט שיש. אם אתם נדרשים להפיק מסמכים באנגלית ולהשתמש במטבע חוץ, תוכלו להגדיר את השפה במערכת שבה אתם משתמשים, באופן פשוט ונוח.
משלוח מהיר
את החשבוניות שיצרתם ניתן לשלוח ללקוחות במייל ואפילו בוואטסאפ, כך שהנמענים יקבלו אותן באופן מידי ולא יצטרכו לחכות.
לסיכום
החידושים בתהליך יצירת החשבוניות מאפשרים לבעלי עסקים להתייעל, לחסוך זמן ולהימנע מטעויות. אז אם אתם נמצאים לקראת יצירת החשבונית הראשונה, או רוצים לשנות את תהליך ההפקה של החשבונית הבאה – אין ספק שחשבוניות דיגיטליות הן בדיוק מה שחיפשתם.
