אז ביצעתם עבודה, איזה פרויקט של לקוחות והזמן לתשלום מתקרב בצעדי ענק.
בעולם אוטופי, אתם תקומו בבוקר ותגלו שהלקוח העביר לכם כסף עוד לפני שביקשתם.
אם תספרו לנו שזה קרה לכם, אנחנו נאמין, אבל לרוב בעלי העסקים מדובר כנראה במשהו מז'אנר הפנטזיה. 🧙🏻♀️
אבל גם אם חוזרים לפורמט הריאליסטי שקוראים לו החיים עצמם, יש כמה שיטות לגביית כסף מלקוחות שיכולות להקל עליכם.
קודם כל להבטיח את קבלת הכסף בסבירות גבוהה ודבר שני תסייע לכם לעשות את זה בקלות ומהירות.
אנחנו עוד כמה רגעים נדבר על אמצעי תשלום שונים ונסקור את החוזקות והחולשות של כל אמצעי כזה.
אבל נתחיל עם השלב שמגיע לפני קבלת התשלום והוא תיאום ציפיות מול הלקוחות.
שלב ראשון – הסכם ברור שמגן עליכם
לפני שנתחיל לדבר על מגוון אפשרויות הגבייה העומדות בפניכם, כדאי שנתחיל מדבר בסיסי שיכול להפוך גביית כסף להרבה יותר קלה ופשוטה בעסק – הסכם ברור שמייצג את האינטרסים שלכם.
הסכם עבודה טוב, גם אם הוא פשוט וקצר, יכול להוות את ההבדל בין לקוחות שמשלמים לכם בזמן לבין ויכוחים על מועד התשלום והתחמקויות מכאן ועד דרום אמריקה.
נכון, לא בכל פרויקט או מוצר שאתם מוכרים אתם צריכים חוזה עבודה, במוצרים זולים זה די מיותר כי הסיכון נמוך וזמן ההתקשרות מול הלקוחות קצר, אפילו דקות בודדות אם מדובר במכירת מוצר פנים מול פנים.
הסכם התקשרות הופך רלוונטי יותר ככל שהשירות שלכם יקר יותר ואורך הזמן של העבודה מול הלקוח גדול יותר ואיתו גם הסיכוי לבעיות.
כשאנחנו אומרים הסכם אולי אתם חושבים על חוזים מורכבים שיצא לכם להיתקל בהם מול חברות גדולות, כאלו עם כמות דפים גדולה וגופן קטן במיוחד, אבל זה ממש לא חייב להיות ככה.
חוזה טוב יכול להיות גם פשוט וברור, בטח בפרויקטים קטנים.
אז מה צריך הסכם כזה להכיל בנושא גביית תשלום?
קודם כל חשוב שההסכם יכלול כמובן את כל תכולת העבודה הרלוונטית, כדי שיהיה ברור מה אתם מספקים וכמה הלקוח ישלם לכם על זה.
כמו כן, חשוב שיהיה פירוט ברור של מועד התשלום או התשלומים, שלא יהיו אי הבנות מתי מועבר כל תשלום.
כאן המקום גם להימנע מטעות נפוצה, אם סגרתם עם לקוח פרויקט של חודשיים וביקשתם את התשלום רק לאחר סיום השירות.
במקרה כזה, חוזה טוב ידאג שתהיה לכם מקדמה משמעותית בתחילת העבודה ואולי אפילו עוד תשלום בציון דרך כלשהו.
חשוב שנקודות התשלום יהיו ברורות. לדוגמא "תחילת העבודה לאחר תשלום ראשון" או "מסירת החומר תעשה בתוך יומיים מהתשלום הסופי".
ככל שמועדי התשלום מבחינת הזמן וההתקדמות בפרויקט ברורים יותר, כך יהיו פחות אי הבנות אשר עלולות לגרום לכם להמתין ולעיתים אפילו לרדוף אחרי התשלום שמגיע לכם.
עכשיו, לאחר שדיברנו על יצירת הסכם ברור המפרט את מועדי התשלום עוד בטרם העבודה, נעבור לדבר על הדרכים השונות לבצע את הגבייה בפועל בעזרת אמצעי התשלום השונים.
גבייה באשראי
גבייה באשראי הפכה לפתרון גבייה מאוד נפוץ בשנים האחרונות עקב כמה סיבות.
הראשונה משום האפשרות לחייב לקוחות במהירות מכל מקום. זאת אפשרות חשובה במיוחד לעסקים שעובדים מרחוק או כאלו שנפגשים עם הלקוחות באופן לא תדיר.
סיבה שנייה, מדובר בגבייה אקטיבית, אתם יכולים ליזום ולחייב את הלקוחות במקום לחכות שהם יעבירו לכם את הכסף, אתם רק צריכים כמובן את ההסכמה ופרטי כרטיס האשראי שלהם.
הסיבה השלישית היא הנגישות בעלויות – היום זול ופשוט יותר לסלוק אשראי ללקוחות, אפילו כשמדובר בעסקאות מזדמנות.
לדוגמא, אנחנו באיזיקאונט מציעים מסלולים ללא מינימום עסקאות או תשלום חודשי קבוע.
ניתן לפתוח חשבון אשראי דרך מאגדי אשראי או ישירות דרך חברות האשראי ולהתממשק אליהן ישירות דרך החשבוניות שלכם (כן גם אלינו!) בלי צורך בחברות סליקה בדרך שמוסיפות עלויות וסיבוכיות.
לנוחות הזאת יש מחיר קטן, אמנם כבר לא מדובר בעמלות גבוהות כמו פעם, אבל עדיין בגבייה באשראי תשלמו כמה אחוזים בודדים מתוך כל עסקה (הנקודה החיובית, זאת הוצאה מוכרת).
גבייה באשראי היא פתרון נפוץ וגמיש מאוד, מה שיאפשר לכם להתאים את סוג הגבייה לסוג הפרויקט והלקוחות שלכם.
מעבר לתשלום חד פעמי יש אפשרויות חיוב מגוונות בעזרת סליקת אשראי.
גבייה בתשלומים
בעזרת חיוב באשראי תוכלו לגבות תשלום על המוצר גם בתשלומים. ככה אתם גם מבטיחים לעצמכם קבלת תשלום על כל סכום העסקה וגם מאפשרים ללקוח לשלם סכומי כסף נמוכים יותר באופן מתמשך.
כמו כן, ניתן במערכות מסוימות (נניח אצלנו) לנכות תשלומים באשראי, כלומר לאפשר ללקוח לשלם בתשלומים אך במקביל לקבל את כל סכום העסקה בבת אחת, תמורת כמה אחוזים מעלות העסקה.
זה חשוב כאשר אתם רוצים לשמור על תזרים מזומנים חיובי, כולל תשלומי מע"מ אבל עדיין רוצים לאפשר גמישות לגבייה בתשלומים.
חיוב אוטומטי
חיובים אוטומטים באשראי שמכונים גם הוראת קבע באשראי, הם דרך יעילה לגביית כסף מלקוחות אשר משלמים לכם באופן מתמשך על שירות שאתם נותנים להם מידי חודש.
בשונה מעסקת תשלומים, בגבייה בהוראת קבע בכל חודש נוצר החיוב באופן אוטומטי מחדש וכך אם יש שינוי בגובה התשלום החודשי במהלך החודש אתם יכולים לעדכן או לעצור את המשך התשלומים.
בגלל הסיבות האלו גבייה בהוראת קבע יכולה להחליף גם גבייה בעזרת סדרת צ'קים ולהיות גם גמישה ממנה לפי דרישות העבודה שיכולות להשתנות.
הלקוח רוצה ממכם יותר? מעולה! תחייבו אותו 🙂
אם אין שינוי, החיוב המקורי ימשיך עד שתפסיקו אותו וכך הלקוח יחויב ויקבל קבלה באופן אוטומטי למייל מידי חודש, בלי שתצטרכו להתעסק בגבייה אקטיבית.
תשלום עצמי בעזרת דפי תשלום
עוד דרך גבייה שהופכת להיות נפוצה יותר ויותר היא בעזרת דפי תשלום, שהם דפי סליקה אינטרנטים בהם הלקוח יכול לשלם בעצמו על המוצר שהוא קונה ממכם בעזרת מילוי פרטי האשראי שלו בטופס.
היתרון בשיטה הזאת זה אוטומציה עסקית, הלקוחות מבצעים סליקת אשראי בעצמם ואתם לא צריכים לשוחח איתם ולקחת מהם את הפרטים.
זה פתרון מצוין כאשר אתם מוכרים מוצרים מרחוק. אפילו אם אין לכם אתר אינטרנט בכלל, תוכלו לאפשר ללקוחות לשלם לכם בכל זמן ושעה.
אם אתם רשומים במערכת איזיקאונט ופתחתם חשבון סליקה תוכלו להירשם לשירות דפי המכירה שלנו (ככה נקראים דפי תשלום במערכת איזיקאונט) ולבנות עמוד תשלום בתוך כמה דקות.
קבלת צ'קים
אחת הדרכים הוותיקות ועדיין היעילות לקבלת תשלום על פרויקט חד פעמי או מתמשך היא בעזרת צ'קים שאתם מקבלים מהלקוח לפי סכומי העסקה שסיכמתם.
היתרון שברגע שהצ'ק בידכם למעשה קיבלתם כבר את התקבול (ולכן אתם אמורים להוציא עליו קבלה) והשליטה על מועד התשלום הוא בידים שלכם כי אתם מפקידים את הצ'ק בעצמכם.
גם אם מועד פירעון הצ'ק אינו מידי, עצם זה שקיבלתם צ'ק הבטחתם לעצמכם בסבירות גבוהה מאוד את קבלת התשלום ולא תצטרכו לתזכר את הלקוחות להעביר לכם את התשלום.
עוד יתרון בגבייה בעזרת צ'קים הוא בכך שהם מאפשרים לכם לקבל תשלומים עתידים או לחילופין קבלת תשלום גבוה, ללא עמלות או בעמלות מינימליות.
מהסיבות האלו זאת צורת תשלום מתאימה ללקוחות קבועים ובאופן כללי לפרויקט כמעט בכל גודל.
בעיות גבייה בצ'קים יכולות להיות במקרים חריגים כמו מצב בו הלקוח ביטל את הצ'ק (ואז הוא מסתכן בתביעה משפטית) או עקב סגירת חברה או במצבים נפוצים יותר שפשוט החשבון שלו בחריגה.
כדי לצמצם עוד יותר את הסיכון אתם יכולים ליישם את השיטה שכתבנו למעלה ולבקש מהלקוח כמה צ'קים לפדיון לפי התקדמות הפרויקט, כך בכל זמן תדעו שקיבלתם תשלום על העבודה שביצעתם עד כה בלי תלות בהמשך ההתקשרות.
החיסרון בשימוש בצ'קים הוא שמומלץ לאסוף אותם בעצמכם (ולא בדואר), כך שאם אתם עובדים מרחוק זו דרך גבייה שיכולה לדרוש מכם להיפגש עם הלקוחות שלכם.
כן גם אילו שאתם לא אוהבים ועדיין לא פיטרתם 😎
כמו כן, בניגוד לתשלום באשראי אין פה אוטומציה של התשלום, תצטרכו בכל פעם להפקיד או לסרוק את הצ'ק ולאחר מכן להפיק חשבונית באופן ידני.
העברה בנקאית
העברה בנקאית היא עוד דרך ותיקה ויעילה להעברת כספים בין אנשים ועסקים.
היתרונות של העברה בנקאית הם בכך שמדובר בדרך זולה מאוד להעביר כסף, לעיתים אפילו ללא עמלות כלל. כאשר בעידן שלנו זה נעשה בקלות דרך התחברות לחשבון העסק דרך אתר האינטרנט של הבנק.
זאת גם דרך בטוחה ואמינה, הכסף עובר בצורה אלקטרונית מאובטחת מהלקוח אליכם ומצטרף ליתרות הקיימות בחשבון שלכם, בלי צורך להפקיד את הכסף בעצמכם לחשבון כמו שנעשה בחלק מאמצעי התשלום האחרים.
החיסרון של העברה בנקאית הוא בכך שהיוזמה עוברת ללקוח. אתם יכולים לבקש מהלקוח להעביר לכם כסף אבל אתם לא יכולים לבצע זאת עבורו, בשונה למשל מגבייה באשראי.
כמו כן, לחוסר היוזמה מצטרף אלמנט מסוים של זמן, הרבה פעמים בהעברות סטנדרטיות הכסף מגיע תוך יום אך לעיתים (במיוחד בחגים וסופי שבוע) תוכלו לראות עיכוב של עד מספר ימים בהגעת הכסף לחשבונכם.
(אגב מסיבה זאת חשוב להפיק חשבונית רק לאחר שהכסף הגיע לחשבון שלכם ולא לאחר שלקוח שולח לכם צילום מסך על העברה כמו שנוהגים חלק מבעלי העסקים).
מכל הסיבות הללו, העברות בנקאיות מתאימות לעבודה עם לקוחות קבועים שאתם סומכים עליהם או כאשר עובדים על פרויקטים בסכומים גבוהים.
אפליקציות תשלום
אפליקציות תשלום (או יישומוני תשלום בעברית) הן אחת מדרכי הגבייה החדשות והמתפתחות ביותר בזמן האחרון.
היתרונות של יישומוני תשלום הם קודם כל במהירות, אתם יכולים לבקש תשלום או לקבל אישור על העברה בתוך זמן קצר, אפילו בפחות מדקה (אם כי לכסף לוקח כמה ימים להגיע לחשבון).
דבר שני, בשונה מהעברה בנקאית, יש פה אלמנט אקטיבי, אתם יכולים לשלוח בקשת תשלום ללקוח במקום לקוות שהוא יזכור להעביר לכם כסף.
מצד שני יש גם חסרונות לדרך התשלום הזאת:
למרות שאפליקציות תשלום הפכו לנפוצות, יש לא מעט אנשים, שעדיין לא עושים בהן שימוש כלל ובמקרה כזה תצטרכו לעשות שימוש בדרך תשלום אחרת, כך שאי אפשר להסתמך רק על דרך התשלום הזאת.
חסרון אחר הוא מגבלות הסכומים שניתן לגבות – לכל אפליקציה יש מגבלה על סכומים שניתן להעביר מידי יום וגם מידי חודש כך שלא תמיד תוכלו לקבל את כל הסכום שאתם רוצים בבת אחת.
בנוסף, בניגוד לאשראי נכון לכרגע אין יכולת להוציא בעזרת אפליקציות התשלום חשבונית או קבלה בצורה אוטומטית לאחר העברת התשלום.
אם אתם עושים גביית כסף מלקוחות בעזרת אפליקציות בעסק אנחנו ממליצים לכם לקרוא את המאמר שלנו על הוצאת חשבונית לתשלומים באפליקציות תשלום.
אפליקציות תשלום הן בהחלט דרך יעילה ונוחה לגביית תשלום, בעיקר בסכומים קטנים או בינוניים, אבל כרגע לא יכולות להיות דרך גבייה יחידה לרוב העסקים.
גביית תשלום במזומן
שימוש במזומן הוא אחת הדרכים העתיקות ועדיין נפוצות לגביית כסף עבור מוצרים ושירותים, בטח אם לא כוללים סחר חליפין בסחורות כמו מקנה וכדים בעת העתיקה 🙂
שימוש במזומן הוא דרך יעילה לגבות כספים כאשר מדובר בסכומים קטנים יחסית, במיוחד כאשר הקנייה היא מיידית, לדוגמא, אם מדובר בקניית מוצר בחנות או שירות שניתן ללקוח במקום.
כאשר העסקאות נעשות בסכומים גדולים יותר מזומן הוא לא פתרון טוב גם עקב מגבלות טכניות וגם מגבלות חוקיות:
מבחינה טכנית, אתם לא רוצים להסתובב עם סכומים של אלפי שקלים, כסף מזומן הוא דבר פיזי וקל יותר לאבד אותו בניגוד לכסף שמגיע לחשבון שלכם.
כסף מזומן גם צריך להפקיד, סביר להניח כי לרובכם אין כספת בבית וגם אם היתה מעבר לסכומים מסוימים כבר בטוח והגיוני יותר להפקיד את הכספים בחשבון הבנק שלכם, מה שמוסיף לכם עוד מטלה.
דבר שני החל מ-2019 נכנס לתוקף חוק המזומן שמגביל את הסכומים שאתם יכולים לקבל במזומן לפחות מ-11 אלף ש"ח לכל תשלום בעסקה או עד 10%, לפי הנמוך מביניהם.
מהסיבות האלו תשלום במזומן הוא דרך יעילה ומיידית לגביית כסף אבל כזאת המתאימה בעיקר לעסקים עם מגע ישיר עם לקוחות, בהתאם למגבלת גובה העסקאות המותר.
אם אתם גובים סכומים משמעותיים במזומן אנחנו ממליצים לכם לקרוא את המאמר שלנו על חוק המזומן כדי לפעול לפי דרישות החוק. אנחנו לא רוצים שתסתבכו בטעות 🙂
אז איך גובים כספים ביעילות בעסק?
כפי שראינו במאמר, יש היום הרבה דרכים לגביית כסף מלקוחות, מה שעוזר לנושא הגבייה שהוא נושא חשוב בכל עסק.
אם לסכם את המאמר, כדי לבצע גבייה יעילה ולקבל את הכסף שמגיע לכם בעסק יש לעשות שני דברים:
הדבר הראשון, בכל פעם שאתם נתקלים בפרויקט שהוא בהיקף של מעל כמה מאות שקלים, חשוב לבצע תיאום ציפיות ועדיף אפילו בעזרת הסכם שיכלול גם מועד תשלום ואפילו כמה מועדי תשלום בעבודות ארוכות טווח.
הדבר השני הוא לבחור באחת מדרכי הגבייה המגוונות שהצגנו כאן במאמר, כאשר לכל מקרה יתאימו יותר אמצעי גבייה מסוימים ואחרים פחות.
תעדיפו דרך שתאפשר לכם לשלוט אקטיבית ביוזמה לקבלת התשלום או בכזאת המתאימה לסוג העבודה, המוצר או היקף הפרויקט שאתם עובדים עליו.
בעזרת שילוב אמצעי הגבייה המתאימים תוכלו להשיג גם גמישות בדרך קבלת התשלום וגם לייעל את תהליך הגבייה כדי לצמצם התעסקות ולהשאיר לעצמכם יותר זמן לעשות את העבודה המקצועית, שהיא לב העסק.
