העולם התקדם ובטח גם אתם לא נשארתם מאחור, אתם נהנים מיתרונות המסחר האלקטרוני, מחוברים באופן קבוע לסמארטפון מכל מקום, בודקים את הפייסבוק והאינסטגרם כמה פעמים ביום, מתכתבים בוואטסאפ ולא מתחילים לנסוע בלי להפעיל את הוויז, אבל האם עברתם להשתמש בחשבונית דיגיטלית?
בעידן בו העולם מתקדם טכנולוגית במהירות ושליחת מייל מקצה אחד שלו לקצה השני אינו מרגש כבר אף אחד מאיתנו, השימוש בחשבוניות מנייר נראה אנכרוניסטי ומיושן, אפילו אם אתם עסק קטן.
החל משנת 2004 רשות המיסים מאשרת לבעלי עסקים שליחת חשבונית במייל.
החשבוניות ממוחשבות וחתומות דיגיטלית ואכן, בישראל של שנת 2021 חלה התפתחות משמעותית בתחום וכיום יש היצע גדול של תוכנות לשליחת חשבונית ירוקה דיגיטלית ברשת האינטרנט, כמעט כל התוכנות ידידותיות וקלות להפעלה, את חלקן אפשר לקבל גם בחינם (לפחות לתקופת התנסות)!
נתוני הסטטיסטיקה מלמדים כי בישראל יותר ויותר בעלי עסקים משתמשים בחשבוניות ממוחשבות.
בכל שנה אחוז המשתמשים בחשבוניות הדיגיטליות עולה ואחוז המתנגדים יורד באופן משמעותי.
אם עדיין לא התקדמתם לחשבונית דיגיטלית, אחרי שתכירו את יתרונותיה לא תבינו איך הסתדרתם עד היום.
*****
מעוניינים להירשם ל- 30 ימי התנסות חינם ובלי התחייבות?
לחצו על הקישור הבא: כן, גם אני רוצה לשדרג את העסק! – מלאו פרטים, ותוך דקות אחדות תתקדמו אלף שנות אור.
*****
מושגי בסיס בחשבוניות ממוחשבות
חשבונית – החוק מחייב כל עצמאי, מלבד עוסק פטור, להוציא חשבונית, הנקראת בשפה המקצועית חשבונית מס, בביצוע כל עסקה.
החשבונית היא מסמך המתעד את פרטי העסקה, את המוצר או השירות שמכר בעל העסק ללקוח, את הכמות, את המחיר ועוד.
על החשבונית צריכים להופיע הפרטים הבאים: מספר סידורי, תאריך העסקה, פרטי העסק (כמו כתובת, מספר טלפון ומספר התיק במע"מ), תיאור המוצר, פרטי הלקוח ומחיר.
החשבונית גם משמשת כמסמך מוכר המשמש כהוכחה לביצוע העסקה בפני רשויות המיסים. המעקב אחרי החשבוניות שמנפיק בעל העסק מאפשר לרשויות המיסים לעקוב אחרי מחזור העסקאות של בית העסק והן מהוות בסיס לחישוב גובה שיעור המס שעל בעל העסק לשלם בהתאם למספר העסקאות שבוצעו בכל חודש.
חשבונית דיגיטלית (או באנגלית Digital invoice) היא חשבונית חוקית לכל דבר ועניין, במקום לקבל חשבונית מודפסת על דף נייר מקבל הלקוח מסמך במייל או בוואטסאפ הנקרא גם חשבונית ממוחשבת, חשבונית אלקטרונית או חשבונית אונליין.
על החשבונית הדיגיטלית חלים כל ההוראות של ניהול ספרים בהתאם לתקנות שנקבעו בחשבוניות דיגיטליות ומסמכים חשובים – סעיף 18 להוראות ניהול ספרים.
על החשבונית הממוחשבת לכלול את כל הפרטים המחייבים כמו בחשבונית מנייר, תאריך העסקה, פרטי הלקוח, פרטי העסק, מחיר העסקה, שיעור המע"מ ועוד.
ההבדל המהותי שבין חשבונית מנייר הנשלחת באמצעות הדואר לבין חשבונית במייל הוא החתימה האלקטרונית.
בניגוד לחשבונית מנייר שבה יכול בעל העסק לחתום באופן פיזי עם עט, בחשבונית דיגיטלית מס הכנסה דורשים חתימה אלקטרונית.
חתימה אלקטרונית, או בשמה הנוסף חתימה דיגיטלית, היא קוד דיגיטלי ייחודי ומוצפן המזהה את בעל הקוד.
את החתימה מצרפים לקבצים ממוחשבים כדי לאמת אותם ולשייך אותם לבעל החתימה הדיגיטלית וזהו גם העיקרון שעליו מבוססת החשבונית הממוחשבת.
לחשבונית מצרפים את החתימה הדיגיטלית והיא יוצרת זיקה בין בעל העסק לבין החשבונית.
חתימה דיגיטלית PDF נועלת את הקובץ הממוחשב ומבטיחה שלא יבוצעו בו שינויים או זיופים.
חתימה אלקטרונית מאושרת – החוק מבדיל בין שני סוגים של חתימות, חתימה אלקטרונית מאובטחת וחתימה אלקטרונית מאושרת.
החתימה המאובטחת היא חתימה העומדת בתנאים המבטיחים קשר בין החתימה הספציפית לבין אדם מסוים.
החתימה האלקטרונית המאושרת היא חתימה מאובטחת שגורם שלישי, הנקרא בשפה המקצועית "גורם מאשר", זיהה את מי שחתם על המסמך, הנפיק תעודה המעידה על הזיהוי וצירף אותה למסמך.
גורם מאשר הוא הגורם הבא לתת מענה לבעיית ההתחזות. על הגורם המאשר לאמת את זהות האדם המעוניין בחתימה דיגיטלית ולהנפיק עבורו "תעודה אלקטרונית" הכוללת את פרטי בעל התעודה.
כדי לקבל מעמד של "גורם מאשר", על המבקש לעמוד בתקנים המחמירים של החתימה האלקטרונית, להקפיד על עמידה בנהלים קפדניים ובקיום התקנות הרלוונטיות בהתאם להוראות של רשם הגורמים המאשרים במשרד המשפטים. (אל דאגה, אין צורך שתעמדו בתנאים אלו, אנחנו באיזיקאונט עושים זאת בשבילכם!)
מסמך מאושר – בהתאם לפקודת מס ההכנסה מסמך מאושר הוא מסמך שנוצר, נקלט ונשמר באמצעים ממוחשבים והוא חתום בחתימה אלקטרונית מאובטחת היוצרת שייכות בין בעל המסמך לבין בעל החתימה.
החתימה האלקטרונית המאושרת והמאובטחת היא הגורם ההופך את המסמך למסמך בעל תוקף משפטי.
חשבונית דיגיטלית השוואה – מה אומר החוק?
בתי עסק רבים וביניהם גם כאלו המודעים ליתרונות של הפקת חשבוניות דיגיטליות, מהססים לעבור לשימוש בהן בשל החשש כי רשויות המס אינן מכירות בחשבוניות אלו כחשבונית לגיטימית וחוקית.
חשש זה מובן ומקובל, אך כדאי לכם להפנים כי כבר בשנת 2003 ערכו רשויות המס תיקונים בנושא חשבונית אלקטרונית מס הכנסה.
מאז ועד היום, מבחינת החוק חשבוניות דיגיטליות נחשבות לחשבוניות חוקיות הקבילות (אפילו מועדפות) על רשויות המס.
החוק הישראלי מאפשר שליחה של חשבונית וקבלות באמצעות המייל כמסמך מאושר. הגדרת החשבונית כמסמך מאושר מבטיחה את אימות הזהות של מנפיק החשבונית ואת העובדה כי המסמך לא עבר שינויים לאחר שנחתם.
את החשבונית הדיגיטלית אפשר לשלוח רק ללקוחות שאישרו בכתב או באמצעים דיגיטליים כי הם מאשרים את קבלת המסמכים הממוחשבים. מומלץ לשמור על האישור, אך חשוב לדעת כי מקבל החשבונית רשאי לבטל את הסכמתו לקבלת מסמכים ממוחשבים.
כל המסמכים הממוחשבים, ובכלל זה גם החשבונית, צריכים להיות חתומים דיגיטלית ועליהם יש לציין את המילים: "מסמך ממוחשב". על המסמך צריך להיות מצוין שם החותם ואם מדובר בחברה, יש לציין את שם החברה.
כאשר המסמך הממוחשב הוא מסוג מסמך מאובטח, מסמך הנמוך במעמדו החוקי ממסמך מאושר, התקבול עבור העסקה יכול להתקבל רק באמצעי תשלום שאפשר לעקוב אחריהם כמו כרטיס אשראי, שיק למוטב בלבד או העברה בנקאית מחשבון הבנק של הלקוח לחשבון הבנק של בעל העסק. רק כאשר המסמך יהיה מסמך מסוג מסמך מאושר אפשר יהיה לשלם עבור העסקה במזומן.
16 סיבות מעולות שישכנעו אתכם לעבור לחשבוניות דיגיטליות כבר היום
- לא הולכות לאיבוד. אם אתם עדיין שולחים חשבוניות מנייר, אתם צריכים לכתוב כל חשבונית באופן ידני, להכניס למעטפה עם בול ולשלוח אותה בדואר.
אם החשבונית אבדה בדרך ולא הגיעה ליעדה, אתם נדרשים להפיק עותק נאמן למקור ושוב להכניס למעטפה עם בול, ושוב לשלוח בדואר. בחשבונית ממוחשבת זה לא יקרה.
- קדמה טכנולוגית וחסכון במקום. בעולם הטכנולוגי, העולם שאליו אנו צועדים בצעדי ענק, אין צורך בנייר, בקלסרים לשמירה ולתיעוד של כל החשבוניות, במקומות אחסון ובהליכה לבית הדואר כדי לשלוח מסמכים.
כאשר תעברו לחשבוניות דיגיטליות תצטרפו אל הקדמה הטכנולוגית ותהוו חלק ממנה. כך תצטרפו אל החברות הגדולות בארץ ובעולם המכירות ביתרונות של חשבונית דיגיטלית כמו חשבוניות דיגיטליות בהוט, חשבונית דיגיטלית סלקום, חשבונית דיגיטלית חברת חשמל ועוד.
- יעילות. תוכנה להפקה ולשליחת חשבוניות באינטרנט הופכת את העבודה לקלה וידידותית ומתאימה לכל בית עסק, קטן, בינוני וגם לעסקים גדולים.
- סדר. הפקה ומשלוח של חשבונית מס עם חתימה דיגיטלית במייל עושה לכם סדר וארגון בעסק. כל חשבונית נשמרת במערכת ובכל רגע נתון תוכלו למצוא אותה בקלות רבה. תוכלו לסדר את החשבוניות לפי קטגוריות שונות, לפי שמות הלקוחות, לפי התאריכים ולפי כל קטגוריה שתבחרו.
- תיעוד. רשות המיסים דורשת מבתי עסק לשמור כל חשבונית במשך שבע שנים לאחור ומטילה קנסות על אובדן חשבוניות. איבדתם את החשבונית? אתם לא צריכים לחפש את פנקס החשבוניות במקומות אחסון שונים ולדפדף בין עשרות פנקסים כדי למצוא את ההעתק של החשבונית האבודה, כל החשבוניות מקוטלגות, מסודרות וזמינות בתוכנה בכל זמן נתון.
- חסכון בזמן. אם אתם בית עסק גדול המוציא עשרות, ואולי מאות, חשבוניות בחודש, למהירות ולחיסכון בזמן יש משמעות עבורכם. תוכנה להפקת חשבוניות מייעלת את הפעילות של כל בית עסק וחוסכת זמן עבודה יקר.
באמצעות התוכנות לשליחת חשבוניות במייל תוכלו להפיק חשבונית במספר דקות ובקליק אחד לשלוח את המסמך ליעדו.
- חיסכון בכסף. חשבונית באינטרנט תחסוך לכם הרבה כסף. כאשר אתם מפיקים חשבונית מנייר אתם נדרשים לשלם על הדפסת הקבלות בבית דפוס, על שליחת הקבלות, על המעטפה, על הבול, ובעיקר על שעות העבודה הרבות המתבזבזות על הפקת המסמך, כך שחשבונית דיגיטלית רווחית לעסק.
נתוני הסטטיסטיקה מלמדים כי השימוש בחשבונית ממוחשבת יכולה לחסוך לבעל העסק עד שמונים אחוז מהעלויות שמקורן בהתנהלות ידנית מסורבלת ומתישה.
- זמינות. את החשבוניות תוכלו לשלוח בכל זמן ובכל מקום. באמצעות כל מכשיר המאפשר גישה לאינטרנט, לפטופ, טאבלט או סמארטפון, תוכלו לשלוח בקלות את החשבונית. במילים אחרות לא יקרה מצב ששכחתם את הפנקס בבית 😀
- קץ להדפסות. אם בעבר הדפסתם את החשבונית בבית דפוס כיום תוכלו להפיק את החשבונית ברגע אחד באמצעות תוכנה מיוחדת המספקת חשבוניות ממוחשבות לשליחה במייל.
אין צורך בטכנאי מחשבים צמוד, כל בעל עסק, גם מי שאין לו ידע נרחב בהפעלת מחשב, יכול לנהל את התוכנה בעצמו וליהנות מהיתרונות של הפקת חשבוניות דיגיטליות.
- ניהול ומעקב. חשבוניות דיגיטליות מקלות על התקשורת עם מנהל החשבונות או רואה החשבון. מהיום אין צורך לאסוף את כל העתקי החשבוניות במעטפה או בקלסר ולהעביר אותן למנהל החשבונות.
כל החשבוניות שהוצאתם זמינות באינטרנט, בכל יום, בכל שעה ומכל מקום, אם מנהל החשבונות ירצה להדפיס את החשבונית הוא יוכל להדפיס אותה גם מהמחשב הנמצא במשרד שלו.
- אבטחה. כאשר אתם שולחים חשבונית מאובטחת עם חתימה דיגיטלית, החשבונית שלכם בטוחה יותר ומוגנת מפני שינויים או זיופים.
- מקצועיות. חשבוניות ממוחשבות מופקות באופן קריא וברור. כאן לא תצטרכו לפצח את כתב היד של בעל העסק, כל הפרטים הרשומים בחשבונית קריאים וברורים.
- עריכה. כאשר אתם מעוניינים לעדכן את פרטי החשבונית אין צורך לבקש להחזיר את החשבונית, לעדכן ושוב לשלוח. בלחיצת כפתור אחת תוכלו לעדכן את כל הפרטים גם בעותק המקורי וגם בעותק הנשמר להנהלת החשבונות או במשרד.
- מיתוג. חשבוניות דיגיטליות תורמות לתדמית ולמיתוג של בית העסק. כאשר אתם משתמשים בתוכנה להפקת חשבוניות ושולחים חשבוניות במייל אתם מזוהים עם קדמה והתחדשות המשפיעה על הלקוחות ומחזקת את המותג שלכם.
- עיצוב. יתרון נוסף בחשבוניות דיגיטליות בא לידי ביטוי גם בעיצוב החשבונית. תוכלו לעצב את החשבונית בכל סגנון שתבחרו, להוסיף את הלוגו שלכם, את הסלוגן או כל ביטוי המניע לפעולה ותורם להגדלת המכירות.
- מעבר לסביבת עבודה ירוקה. חשבוניות ממוחשבות תורמות לאיכות הסביבה. נוסף על כל היתרונות של הפקת חשבונית באינטרנט, השימוש בחשבוניות הדיגיטליות מסייע לשמירה על איכות הסביבה.
חשבוניות ממוחשבות מצמצמות את הצורך בשימוש בכמויות גדולות של ניירות במשרד ומפחיתות את הצורך בכריתת יערות גשם וריאות ירוקות כדי לספק כמויות גדולות של נייר המיועד לצרכי המשרד.
בואו לראות מה בעלי עסקים אומרים על חשבוניות דיגיטליות
רינה, כותבת תוכן שיווקי, פתחה את העסק שלה לפני כעשר שנים. בתחילת הדרך, מספרת רינה, בכל פעם שכתבתי חשבונית הרגשתי כמו בעלת עסק גדול וחשוב וקיוויתי שמספר החשבוניות שאוציא יגדל מחודש לחודש.
אבל מאוד מהר העבודה החלה להיות מסורבלת, מטרידה ומתישה. בכל תקופה נאלצתי לכתת רגליים לבית הדפוס, כדי להדפיס חשבוניות, לדואר, כדי לקנות מעטפות ובולים, ולתיבת הדואר, כדי לשלוח את החשבוניות.
את נפלאות דואר ישראל אני לא צריכה לתאר לכם, חשבוניות רבות אבדו בדרך או שהגיעו ליעדן אחרי ימים רבים. שוב התחיל המסע האינסופי ושוב נאלצתי להכניס את החשבוניות למעטפות ולשלוח בדואר, אך הבעיות האמיתיות החלו כאשר החשבוניות התאחרו והלקוחות המשלמים שוטף פלוס שלושים או שישים יום שלחו את השיק רק לאחר קבלת החשבונית. לא מספיק שתנאי התשלום היו שוטף פלוס… בפועל עד שקיבלתי את התשלום עברו ימים ארוכים, ארוכים מדי.
זה שאני טכנופובית ומפחדת מחידושי הטכנולוגיה, כולם יודעים. אך הפעם לא הייתה לי ברירה. לאט לאט הפנמתי כי גם אני צריכה לעבור לחשבונית הממוחשבת. להפתעתי המערכת של שליחת החשבוניות הייתה קלה, ידידותית ונוחה לשימוש, ובעיקר חסכה כסף וזמן יקר. חשבונית מנייר, מעטפות, בית דפוס ובית דואר הפכו כבר מזמן לנוסטלגיה עבורי, והאמת… אני לא מתגעגעת אליהם.
אם עדיין לא עברתם לחשבונית דיגיטלית, אתם לא מבינים מה אתם מפסידים!
דוד הוא ספק של מוצרי מזון לרשתות מזון גדולות וקטנות. מפעם לפעם כאשר דוד מקבל מלקוחותיו חשבוניות מנייר הוא לא מאמין שיש עדיין בעלי עסקים שלא התקדמו לחשבוניות ממוחשבות.
גם אני בתחילת הדרך, מספר דוד, השתמשתי בחשבוניות מנייר ורשמתי כל חשבונית בעט, אך העומס היה עצום. מלבד המאמץ של כתיבה ושליחה של כל חשבונית בנפרד, ערימות הנייר שהצטברו במשרד גבהו מיום ליום.
מאחר ומס ההכנסה דרש ממני כבעל עסק לשמור כל חשבונית במשך שבע שנים, בכל חודש נאלצתי להוסיף קלסרים, לתייק בהם את החשבוניות ולמצוא פתרונות אחסון.
הבעיות האמיתיות החלו כאשר נדרשתי לאתר חשבונית ישנה. זה לקח שעות ארוכות שבהן חיפשתי את פנקס החשבוניות בין עשרות קלסרים ודפדוף בין החשבוניות השונות.
אחרי שקראתי מאמר על יתרונות חשבוניות דיגיטליות, לא חשבתי פעמיים. המעבר אל החשבוניות הממוחשבות ארגן וייעל את עבודת המשרד וביטל את הצורך בעבודה ידנית, בתיוק ושמירה על החשבוניות בקלסרים ובצורך בפתרונות אחסון. אני חוסך הרבה זמן וגם כסף, בחישוב מהיר שערכתי הגעתי למסקנה כי המעבר לשימוש בתוכנה לשליחת חשבוניות דיגיטליות חוסך לי אלפי שקלים בשנה, וזה פשוט מדהים!
חשבוניות מנייר אווט – חשבונית דיגיטלית אין, נסו אותה ולא תתאכזבו
לסיכום, כמו רינה ודוד שהצטרפו אל הקדמה ומעדיפים לשכוח איך העבודה שלהם הייתה נראית כאשר הם השתמשו בחשבוניות מנייר, אלפי לקוחות חדשים בכל יום, בישראל ובכל רחבי העולם, הפסיקו כבר לפני זמן רב להסתבך עם פנקס קבלות מיושן ועברו לחשבונית ממוחשבת ולפתרונות טכנולוגים מתקדמים.
הודות להתקדמות הטכנולוגיה אף חשבונית לא תלך לאיבוד, כל החשבוניות יהיו מאורגנות, מתועדות ומסודרות. אתם תחסכו זמן רב, כסף יקר והרבה כאבי ראש, ואולי גם עצבים, ותתרמו לשמירה על איכות הסביבה.
באמצעות המערכת תעקבו אחרי ההכנסות שלכם ותקלו על עבודת הנהלת החשבונות של העסק.
שימו לב לפני שאתם בוחרים תוכנה, לבדוק האם התוכנה מאושרת על ידי רשות המיסים.
איזיקאונט, קליק אחד והחשבונית כבר נשלחה:
אתם בטח תוהים, אילו חשבוניות ממוחשבות מומלצות? חברת איזיקאונט מציעה לכם מערכת קלה להנהלת חשבונות באינטרנט וסליקת אשראי מהשורה הראשונה בתחומה. את המערכת תוכלו להפעיל מכל מקום ומכל מכשיר המחובר לאינטרנט.
ההרשמה למערכת זריזה ביותר, אינה מצריכה התקנה, התחייבות או פרטי אשראי, תוך 2 דקות מרגע ההקלקה על הקישור הבא: https://www.ezcount.co.il/front/register
תתחילו תקופת התנסות בת 30 יום שתשנה את חייכם ותיתן לכם את כל מה שאתם צריכים לניהול וייעול העסק שלכם. תאהבו, תמשיכו. לא תאהבו תנסו מערכת אחרת.
במערכת מבית איזיקאונט תיהנו מיתרונות רבים נוספים כמו: דוחות הכנסות, סליקה, חייבים, תעודות משלוח, דפי מכירה ועוד.
אז אחרי שהבנו מה זה חשבונית דיגיטלית, למה אתם מחכים?
אל תפספסו הזדמנות יוצאת דופן להצטרף אל המהפכה הירוקה שתשדרג לכם את העסק.
עדיין לא בטוחים? אתם מוזמנים ליצור איתנו קשר ולהתייעץ בכל תהיה או שאלה.
