חיפשתם לאחרונה תוכנה להפקת חשבוניות?
בהחלט יש הרבה תוכנות להפקת חשבוניות ומערכות סליקת אשראי בשוק הישראלי.
והאמת, מי שלא התנסה כבר בכמה תוכנות יתקשה לדעת איזו מערכת הכי תתאים לו.
כל מערכת מציגה ומדגישה את היתרונות שלה ואם ביקשתם מחבר או קולגה המלצה על מערכת טובה, הוא לרוב ימליץ על המערכת שהוא עושה בה שימוש, הרבה פעמים בלי להכיר כ"כ אופציות אחרות.
כדי להוסיף לקושי, הרבה מהמערכות גם מציגות תמחור מורכב, כזה שיכול לגרום לכם לשלוף את המחשבון המדעי מכיתה י' (בתקווה שהחלפתם בטרייה) רק כדי להבין כמה יעלה לכם השימוש החודשי.
אז איך בעצם בוחרים? איך יודעים איזו תוכנה להפקת חשבוניות תהיה הכי מתאימה עבורכם?
החלטנו לסקור כמה פרמטרים חשובים בבחירת חברה להפקת חשבוניות, כאלו שאנחנו רואים כחשובים ביותר ושמים עליהם את הדגש בעצמנו.
נוחות וחוויית השימוש במערכת
חוויית המשתמש היא נושא מאוד חמקמק למישהו שמחפש תוכנה לחשבוניות, קשה להכיר את נוחות השימוש במערכת אם טרם השתמשתם בה 🙂
ומהכיוון השני, נושא החוויה ונוחות השימוש הוא נושא מאוד ברור (שלא לומר מהותי) למשתמשים קיימים שעושים שימוש קבוע במערכת.
אם הייתם בוחנים כמה מערכות בשוק, הייתם רואים שחלקן מעוצבות יותר וחלקן פחות, אבל רק לאחר שימוש הייתם באמת מבינים את ההבדל האמיתי בנוחות השימוש, שמתבסס על תכנון נכון (או נכון פחות) של המערכת.
מערכת ידידותית לדוגמא, תעשה שימוש בקיצורי דרך קטנים וחכמים שמייעלים את תהליך הפקת החשבונית כגון: השלמת שדות אוטומטית, שמירה מהירה של אנשי קשר, שכפול מסמכים, יצירת מסמך ממסך קיים ועוד.
אנחנו באיזיקאונט שמים דגש מרכזי על חוויית השימוש במערכת, כדי להשיג שתי מטרות עיקריות:
אחת היא נוחות השימוש שלכם, ככל שהמערכת תהיה יותר נוחה לכם יהיה לכם יותר נעים לעבוד איתה ולא תרצו לזרוק משהו על המסך עקב תסכול. חבל על המסך לא?
הסיבה השניה שנגזרת מהסיבה הראשונה היא יעילות בעבודה, ככל שהמערכת יותר ידידותית ובנויה בצורה חכמה, כך תוכלו לעבוד איתה מהר יותר.
דוגמה לעבודה יעילה: היכולת לאחד מסמכים למסמך אחד, למשל כאשר יוצרים שתי חשבוניות עסקה ללקוח מסוים ולאחר מכן מנפיקים לו חשבונית מס / קבלה שמאחדת בין שתי חשבוניות העסקה.
זה נוח, זה מהיר וזה מונע טעויות (ויצא לנו גם סלוגן אז זה בכלל מעולה).
אומרים כן לשירות מעולה, גם בטלפון
אחד הדברים הכי חשובים לתפיסתנו (ואנחנו מניחים שתסכימו) בכל מוצר או שירות שקונים, הוא רמת שירות הלקוחות שתקבלו, במיוחד במוצר שאתם צפויים להשתמש בו על בסיס קבוע.
שירות או מוצר, אפילו מצוין, שאין לו תמיכה טובה יכול לגרום לכם לתסכול עקב חוסר יכולת לעשות בו שימוש ראוי.
הדבר נכון במיוחד כאשר מדברים על מוצרים ושירותים הבאים לשרת את העסק ולעזור לכם לתפעל אותו טוב יותר, כמו שירותי חשבוניות וסליקת אשראי.
באופן מפתיע, חלק גדול מהחברות בשוק מעדיפות לחסוך בהוצאות השירות והתמיכה שלהן ומספקות תמיכה רק בדואר-אלקטרוני וכן תמיכה רק בהתכתבות.
חלקן (עקב משאבים קטנים) מציגות זמינות נמוכה וכך אתם יכולים למצוא את עצמכם תקועים כמה שעות או יותר, ללא יכולת לבצע עסקאות כי לא הצלחתם להבין איך לבטל חשבונית שגויה.
אנחנו רואים בתמיכה בלקוחות מטרה בעדיפות עליונה, מתוך הבנה שבנושאים חשבונאיים חשוב במיוחד לקבל את התמיכה ברגע הנכון כדי להימנע מטעויות שיהיה מסובך לתקן.
התמיכה ורמת השירות מתחלקים לתפיסתנו לשני דברים מרכזיים: איכות וזמינות.
האיכות מתבססת על רמת המקצועיות של אנשי השירות, המענה לצרכים שלכם ותמיכה טכנית בעת הצורך.
צוות השירות שלנו הוא צוות פנימי (ולא חיצוני) שמתמקצע במתן תמיכה למערכת EasyCount ולא על מגוון מערכות, מה שאולי תתקלו בו בחברות אחרות (שיש להן כמה מוצרים).
החלק השני הוא זמינות, בניגוד להרבה חברות בתחום, אנחנו לא חוסכים בשירות ולא מסתפקים במתן שירות בדואר-אלקטרוני בלבד, אלא מחזיקים צוות שירות שנותן מענה טלפוני במהלך שבוע העבודה.
מוזמנים ללחוץ כאן לקרוא מה לקוחות שלנו חושבים עלינו (חוות דעת על EasyCount).
תכונות שאתם צריכים, לא תכונות שאתם (רק) צריכים לשלם עליהן
יש כמה מערכות בשוק המציעות סל תכונות מאוד רחב. לכאורה זה טוב כי כך תוכלו למצוא את התכונה הספציפית שאתם מחפשים.
אבל יש גם חסרון משמעותי, ככל שהמערכת מורכבת יותר היא תהיה מסובכת יותר לשימוש, ואתם תגלו שהממשק שלה מלא בתכונות שלעולם לא תשתמשו.
אנחנו פיתחנו את המערכת מתוך נקודת מבט אחרת, כזו שנבעה מתוך צורך שלנו, כבעלי עסקים בעצמנו שמבינים מה באמת חשוב לבעלי עסקים.
כיום, כיוון שיש לנו כבר כמות לקוחות גדולה, אנחנו כל הזמן מקבלים משובים ובקשות מלקוחות שמאפשרים לנו להסיק איזה תכונות הכי נדרשות במערכת, כדי להפוך אותה למערכת טובה אף יותר, ומעדיפים לא לפתח תכונות רק כדי 'שיהיה'.
הנה לדוגמה כמה תכונות חשובות שהוספנו למערכת בשנה האחרונה:
- הקמנו מודול דפי סליקה כדי שתוכלו למכור את המוצרים שלכם ברשת, באופן אוטומטי ע"י מתן קישור לתשלום עצמי ללקוח, כאשר המערכת מנפיקה לו חשבונית אוטומטית.
- הוספנו תמיכה במערכת סמוב (VIPlus) שמאפשרת לכם למכור מוצרים באינטרנט בעזרת חיבור המערכת שלהם (לדיוור במייל ושליחת מסרונים) לאפשרויות הסליקה והחשבוניות שלנו.
- בעקבות בקשת לקוחות יצרנו מודול לניהול הוצאות עם מנגנון ייחודי לזיהוי חצי-אוטומטי של הוצאות דיגיטליות או מצולמות.
- יצרנו אפליקציה להפקת קבלות וחשבוניות ובכלל לעבודה שוטפת עם המערכת הישר מהנייד.
כי סליקת אשראי היא מוצר צריכה בסיסי!
אנחנו מאמינים שכל עסק, גם עסק קטן וחדש זכאי לאפשרות לסלוק אשראי במחירים נוחים ובצורה קלה.
הבעיה היא שכמעט בכל המערכות בשוק, ברגע שתרצו לסלוק אשראי העלות החודשית שלכם תקפוץ משמעותית ל-50 ש"ח, 60 ש"ח ואפילו 80 ש"ח בחודש.
נשמע הרבה? תזכרו שזה עוד לפני שדיברנו על עמלות הסליקה עצמה. בחלק מהמערכות תצרכו לפתוח גם חשבון סולק בחברת האשראי ולהתחבר לחברת סליקה חיצונית מה שיוסיף לכם עוד עלויות ועוד סיבוכים.
אנחנו החלטנו שגם לעסקים חדשים וקטנים מגיעה אפשרות סליקת אשראי בלי עלויות גבוהות, לכן אנחנו מאפשרים לסלוק אשראי במסלול חודשי זול משמעותית.
תוכלו אפילו לסלוק אשראי ללא התחייבות (לא משלמים אם לא סולקים) וללא צורך בפתיחת מספר ספק בחברות האשראי ואפילו מבלי לשלם על מינימום עמלות סליקה חודשיות.
יותר מזה, אנחנו מאפשרים סל שירותים משלים לסליקת אשראי כגון: אפשרות תשלומים ללקוח, ניכיון תשלומים (קבלת כל הכסף בבת אחת גם כאשר מחלקים את העסקה לתשלומים) שמירת פרטי האשראי ואפילו חיובים קבועים.
בנושא סליקת אשראי חשוב לציין– במידה ושמעתם על אפליקציות או מערכות לסליקת אשראי זולות קחו בחשבון שיתכן מאוד שהן לא מאפשרת באופן מובנה להפיק חשבוניות, מה שידרוש ממכם בנוסף חיבור לעוד מערכת להוצאת חשבונית.
אנחנו, בשונה מכך, מאפשרים לבצע סליקה כבר בחלון יצירת החשבונית, ולאחר ביצוע הסליקה כל פרטי העסקה נכנסים ישירות לחשבונית עצמה.
מעבר לכך שהוצאת חשבונית ישר לאחר סליקה חוסכת לכם זמן, היא גם מונעת ממכם טעויות ברישום עסקאות (וחמור מכך אי-רישום בטעות), שעלולות לגרום בעיות בהנהלת החשבונות.
תמחור גמיש ומשתלם לכל סוג עסק
ככל שמערכת הפקת החשבוניות משוכללת יותר כך היא מציעה מגוון שירותים ואפשרויות, מה שאומר שיש לכם כלים טובים יותר לניהול העסק.
עם זאת, כדאי לשים לב שאתם לא משלמים סתם על תכונות שאתם לא צריכים, לפעמים עשרות שקלים נוספים בחודש הופכים למאות שקלים בשנה.
ישנם שני סוגי תמחורים שיכולים לבלבל אתכם:
1. חברות שנותנות מספר קטן של חשבוניות או פעולות במחיר נמוך (או אפילו מספקות חשבונית ירוקה חינם) בחודש, אך ברגע שתרצו תכונות נוספות או מספר גדול יותר של מסמכים, המחיר קופץ בצורה משמעותית.
לדוגמא, הפקת 10 חשבוניות במחיר מוזל וקפיצה במחיר בחשבונית ה-11. הוצאת 12 חשבוניות? תשלמו משמעותית על יותר ממה שהייתם משלמים על 10 חשבוניות.
2. חברות שיש להם מסלול בסיסי בעלות משתלמת, אך כדי להוסיף עוד תכונה חשובה (למשל לניהול הוצאות) צריך כבר לעבור למסלול יקר משמעותית.
אנחנו חושבים שזה יכול להיות יותר שקוף, פשוט וברור.
אצלנו באיזיקאונט, קודם כל לוקחים בחשבון שלא כל סוגי העסקים הם אותו דבר, יש עסקים שנפתחו לפני חודש שעדיין לא מייצרים כסף, ויש עסקים שמגלגלים מליוני שקלים בשנה.
יש עסקים שכל מה שהם צריכים זו דרך להוציא קבלות ויש כאלו שזקוקים לשירותים נוספים כמו סליקת אשראי וניהול הוצאות.
כדי להנגיש את המערכת שלנו לכל סוגי הלקוחות, מעוסקים פטורים עד חברות בע"מ, מפרילנסרים שמוציאים חשבוניות בודדות ועד חנות מקוונת שמנפיקה אלפי חשבוניות בחודש – יצרנו תמחור גמיש, ללא קפיצות במחיר על דברים בסיסיים.
מוציאים כמות לא גדולה אך משתנה של חשבוניות בחודש?
אין בעיה, כבר בתוכנית החודשית הבסיסית שלנו תוכלו להנפיק 50 מסמכים מידי חודש ולא 'נעניש' אתכם בקפיצה בתשלום בגלל שהחודש הוצאתם יותר מ-10 קבלות. ההפך, אנחנו מפרגנים 🙂
יש לכם עסק גדול יותר?
יש לנו חבילות בתשלום חודשי שמאפשרות להוציא מספר מסמכים גבוה- 100, 200, 1000 או כל מספר אפסים מכובד. אין בעיה אנחנו מצוינים עם מספרים גדולים!
אנחנו גם דוגלים בהתאמה אישית לצרכים, כך שתשלמו על השירותים שאתם באמת צריכים – זקוקים לניהול הוצאות? קבלו אותו בתוספת תשלום חודשית קטנה. לא צריכים? לא תשלמו.
כנ"ל לגבי מודולים מתקדמים נוספים שקיימים או מתווספים כל הזמן למערכת כגון: עמודי תשלום, חיוב מחזורי, טוקניזציה ועוד – משלמים רק אם זקוקים להם.
מי עוזר לכם לגבות כסף מלקוחות
מערכות טובות להנהלת חשבונות באינטרנט הן לא רק תוכנות להפקת חשבוניות, אלא מאפשרות גם שירותים משלימים, כשאחד החשובים בהם הוא כלי המסייע בגבייה.
אנחנו יודעים שאחת הבעיות הכי נפוצות שיש לעסקים קטנים היא גביית כסף מהלקוחות שלהם. למעשה, לא כל בעיות תשלום היא עקב לקוחות בעייתים, לפעמים זה סתם עניין של יעילות בדרך גביית התשלום.
לכן כדאי לבחור מערכת הפקת חשבוניות שתספק לכם כלים שיזכירו לכם מתי לבצע גבייה ואיך לעשות אותה, וכשאנחנו אומרים גבייה אנחנו לא מתכוונים לכמה בחורים חסונים במיוחד ששולחים ללקוחות…
אנחנו מתכוונים למערכת שתוכל להזכיר לכם כמה כסף חייבים לכם ותיתן לכם כלים מהירים שיאפשרו לכם לגבות את הכסף (כמו סליקת אשראי) ולהנפיק חשבוניות מתאימות.
אז בטח עכשיו אתם מצפים שנספר לכם על כל הכלים המעולים שלנו לביצוע וניהול הגבייה. טוב נו, רק אם אתם מתעקשים…
הנה כמה דוגמאות משלל הכלים שקיימים במערכת EasyCount:
- תזכורן צ'קים – שמזכיר לכם מתי להפקיד צ'קים מלקוחות ולהנפיק עבורם חשבוניות.
- סליקת אשראי וחיובים אוטומטים – שמאפשרת לכם לבצע גבייה קלה באשראי, כולל גם חיובים אוטומטיים ללקוחות בחיוב חודשי קבוע, כמו למשל ללקוחות 'ריטנייר'.
- לינק לתשלום – שליחת חשבונית עסקה (דרישת תשלום) ללקוח המאפשר לו בלחיצת כפתור לשלם בעצמו מבלי לתת את פרטי האשראי שלו.
- דפי מכירה – אפשרות ליצירת עמוד אינטרנטי שמכיל טופס תשלום ומאפשר ללקוחות לשלם בצורה עצמאית על השירות או המוצר שאתם מוכרים, בכל שעה וללא צורך בהקמת חנות אינטרנטית יקרה.
- מעקב אחרי חובות – המערכת מאפשרת לספק מעקב אחרי מסמכים פתוחים וגם לייצר דו"ח חייבים, כדי שתדעו כמה מהכסף שלכם בעצם 'שוכב' בחשבון הבנק של הלקוחות.
אבטחה גבוהה וטכנולוגיה מתקדמת
עוד פן חשוב, גם הוא נסתר לרוב הלקוחות, הוא היכולות הטכניות והאבטחה של המערכת.
אולי רובינו לא בקיאים בטכנולוגיה ולאו דווקא מבינים מה קורה 'מאחורי הקלעים' של המערכת, אבל היכולות הטכנולוגיות של מערכות החשבוניות משפיעות עליכם.
יש חשיבות משמעותית לאבטחת מידע. זה נכון במיוחד במערכות כספיות שדורשות רמות אבטחה גבוהות ושרידות של המערכת. חשוב שהנתונים והגישה שלכם יהיו זמינים, ורק לכם.
למעשה אנחנו מייחסים לנושא האבטחה והגיבוי חשיבות כ"כ גדולה, שכל מסמך מגובה (מחזיקים חזק?) בלא פחות מ-5 מקומות שונים! וזה עוד לפני שדיברנו על אפשרות להוריד את המסמכים או לגבות אותם אוטומטית.
חוץ מנושא האבטחה, יש עוד נושא טכנולוגי חשוב והוא היכולת להתממשק למערכות נוספות. למשל להתממשק לחשבוניות וסליקה אם יש לכם חנויות אינטרנטיות או התממשקות לתוכנות אחרות בעסק.
כשיעלה לכם צורך שכזה, ואתם או האיש הטכני שלכם תבדקו טוב, תגלו שלא לכל המערכות נוח להתחבר באותה מידה.
אנחנו מציעים התחברות פשוטה ונוחה למערכת שלנו תוך שימוש בפרוטוקול REST עבור ההתחברות ל-API שלנו (אם לא הבנתם מילה זה בסדר, בשביל זה יש לנו אנשי פיתוח!).
אנחנו אפילו מציעים תוסף משלנו להתחברות למערכת WooCommerce שמופעלת בהרבה חנויות מקוונות שיושבות על פלטפורמת WordPress. אז אם יש לכם כזו זה יעשה לכם את החיים לממש קלים.
נתח שוק וגידול
אז כמו שהבנו יש הרבה מערכות להפקת חשבוניות בשוק, אך רובן מערכות קטנות. אולי תופתעו לשמוע אבל חלק ניכר מהמערכות בשוק הן של חברות קטנות מאוד, לפעמים של בן אדם או שניים, חלק גדול לא ממש רווחיות.
למעשה רק מערכות בודדות הן בעלות בסיס משתמשים של אלפי לקוחות משלמים.
לכן, כאשר באים לבחור מערכת חשוב לדעת שעומדת מאחוריה חברה רצינית שנמצאת פה כדי להישאר.
בנוסף לגודל בסיס המשתמשים מעניין לבדוק את מגמת הגידול של התוכנה, שמעידה בעקיפין על רמת שביעות הרצון של הלקוחות וקצב התעדכנות המערכת.
מעבר לכך שאנחנו אחת מהמערכות הגדולות בשוק (מעל 38,000 משתמשים נכון לשנת 2021), קצב המשתמשים המצטרפים אלינו הוא הגבוה ביותר ביחס לכל המערכות האחרות.
אז מי היא התוכנה להפקת חשבוניות הכי טובה?
כמו שראינו לכל לקוח יש צרכים שונים בעסק, והמענה שיקבל מכל מערכת יהיה שונה בהתאם.
מבדיקה של האלטרנטיבות בשוק, אנחנו יודעים שאנחנו נותנים מענה מוביל כמעט לכל לקוח שקיים.
זה מתחיל מאיכות השירות והתמיכה, שזמינה גם בטלפון לכל בעיה שתתקלו בה.
זה ממשיך בתכנון החכם של המערכת, שמספק חוויית משתמש גבוהה יותר, משפר את תהליך העבודה ומונע מכם לעשות טעויות בהנהלת החשבונות שלכם.
זה ממשיך בטכנולוגיה מובילה שמאפשרת אבטחה והתממשקות קלה למערכת שלנו.
וגם, לא פחות חשוב מכל אלו, אנחנו מציעים את כל זה תוך בניית חבילות אטרקטיביות שמתאימות לצרכים הספציפיים שלכם, בין אם אתם צריכים רק תוכנה להפקת קבלות עוסק פטור, התממשקות לאתר אינטרנט, מערכת עם 10 סוכנים ועוד תקבלו מבחינת המחיר את המענה המושלם בשבילכם.
אז כדי שתוכלו להבין שכל מה שאנחנו טוענים למעלה הוא אמת לאמיתה ואיך תוכלו לבחור חשבונית דיגיטלית מומלצת, הדרך הטובה ביותר היא לנסות.
