בין אם אתם לקוחות שלנו ובין אם טרם (אולי זה רק עניין זמני) המאמר הזה הולך לתת לכם מידע על שימושים מיוחדים שניתן לעשות באיזיקאונט על מנת לייעל את דרך העבודה שלכם.
למעשה זאת לא סתם סקירה יבשה על תכונות המערכת ("יש לנו כפתור כחול חדש!". לקוחות: "יאי…"), אלא סקירה של האפשרויות הקיימות ושלקוחות משתמשים בהן ביום יום, אך חלק גדול מהמשתמשים שלנו עדיין לא מכיר.
כדי לראות איזה מהשימושים יכול להיות רלוונטים לכם, חילקנו כל שימוש לפי סוג העסקים העיקריים שזה יכול להתאים להם, אם כי חשוב לציין שכל לקוח יכול להתנסות בהתאם לחבילה הקיימת במערכת איזיקאונט.
תיוג הכנסות והוצאות – לבעלי עסקים שעובדים על פרויקטים כמו אדריכלים ואנשים שאוהבים סדר
ישנם בעלי עסקים העובדים על פרויקטים שיכולים להימשך זמן רב ובמהלכם מוציאים חשבוניות ומתעדים הוצאות.
זה יכול להיות מאוד נוח אם היה אפשר למיין את כל ההכנסות מלקוחות מסוימים ואת כל ההוצאות הקשורות לאותם פרויקטים, במיוחד אם יש כמה פרויקטים שרצים לאורך זמן במקביל.
הדבר הכי נחמד, זה שיש את זה כבר במערכת ואפילו בקלות! ידעתם?
אנחנו קוראים ליכולת המיון "ניהול תגיות". התגיות הן למעשה סימון שיוצרים במערכת ועוזר לשייך כל מסמך שאתם יוצרים לפרויקט מסוים.
חוץ מסיווג לפי פרויקטים, ניהול תגיות יכול לעזור לכם גם אם אתם רוצים ליצור חלוקה של המסמכים לפי נושאים. למשל "לקוחות פרטיים" ו-"לקוחות עסקיים" או "לקוחות בישראל" ו-"לקוחות בחו"ל". ככה תוכלו לבצע מעקב כמה לקוחות וכמה הכנסות יש לכם לכל אחד מסוג הלקוחות.
כדי ליצור תגיות לוחצים בתפריט הניווט על "אפשרויות" >> "ניהול תגיות מסמכים". אם אין לנו שום תג החלון הזה יהיה די בודד וגלמוד, אז בואו נשמח אותו קצת:
נלחץ על "הוספת תג" שם אנחנו בוחרים שם לתגית למשל תגית "מגדלומן" לפרויקט מגדלי ענק שאנחנו מעורבים בו. נוכל לבחור צבע לפרויקט שיהיה לנו קל לזהות אותו בנוסף לשם ואם צריך גם הערה. לסיום נלחץ על "הוסף תג" כדי לשמור.
ניתן לחזור על התהליך וליצור לכל פרויקט או נושא את התגית המתאימה. לאחר שסיימנו נוכל לעשות שימוש בתגיות בכמה צורות כדי לסווג טוב יותר את ההכנסות וההוצאות שלנו.
קודם כל, בכל פעם שתצרו מסמכים תוכלו כבר בפרטי המסמך להוסיף את התגית הרלוונטית למסמך (אם לא מופיע לכם לחצו על על השורה הכחולה שמציגה אפשרויות מתקדמות: "הצג אנגלית, מט"ח, תצוגת מע"מ, יצירה בשם משתמש ותגים")
אפשר להוסיף תגיות גם למסמכים שיצרנו בעבר (אם כבר להיות מסודרים אז עד הסוף לא?) על ידי לחיצה על "מסמכים" >> "הצג מסמכים שיצרתי". שם לחצו על הכפתור "פעולות נוספות" ובחלון שנפתח לחיצה על "בחירת תג".
אפשרות התיוג קיימת לא רק להכנסות אלא גם להוצאות. בניהול ממשק ההוצאות ניתן להוסיף לכל הוצאה תגיות על ידי לחיצה על "הצג אפשרוית מתקדמות".
אוקי, יצרנו קטגוריות ותייגנו, עכשיו הכיף האמיתי מתחיל, מוכנים? אז ככה, הוספת התגיות תאפשר לכם לעשות חיפושים לפי התגיות שיצרתם לפרויקטים והנושאים השונים:
אם תלכו למסמכים שיצרתם ותלחצו שם על "הצג חיפוש מתקדם" תראו שתהיה לכם אפשרות לבצע חיפוש לפי תג מסוים. ככה תוכלו תוך שניות לרכז את כל המסמכים החשבונאיים שלכם הקשורים לפרויקטים או הנושאים הרלוונטים.
חשבוניות עם רכיבים עם ובלי מע"מ ומסמכי פיקדון – למי שעוסק בייצוג כמו עורכי-דין
עוד שימוש פשוט אך מתקדם שאנחנו מאפשרים למשתמשים שלנו באיזיקואנט זה ליצור מסמכים עם רכיבים שונים – כאלו שחייבים במע"מ וכאלו שאינם חייבים במע"מ. זה כולל חשבוניות וגם מסמכים הנוגעים לטיפול בכספי פיקדונות של לקוחות.
חשבונית עם אפשרות להוספת רכיבים שונים מייתרת את הצורך בהנפקת שתי חשבוניות שונות ללקוח באותו מועד תשלום ומאפשרת לרכז במסודר את כל התשלומים בחשבונית אחת.
אנחנו רואים בעיקר לקוחות שלנו שהם עורכי דין עושים שימוש באפשרות הזאת כאשר הם מוציאים חשבוניות משולבות ללקוחות. למשל, חלק מהתשלום בחשבונית הוא על שכר הטרחה הכולל מע"מ והחלק השני של התשלום אגרות שאינו כולל מע"מ.
איך זה עובד?
בכל פעם שמוסיפים פריט לחשבונית ניתן לבחור האם המחיר כולל מע"מ או לא כולל מע"מ. בכדי לעשות זאת כשנמצאים בחלון יצירת החשבונית לוחצים על "אפשרויות מתקדמות" אשר מופיע באיזור ה"פריטים" בממשק יצירת החשבונית.
זה נראה ככה:
האפשרויות לפני/כולל מע"מ נועדו כדי להקל על דרך החישוב בהתאם לאיך שאתם מציגים את המחירים ללקוחות, לפני מע"מ או לאחריו.
האפשרות השלישית "ללא מע"מ" היא המעניינת פה, כי היא מאפשרת לכם להוסיף אפשרויות לגביית כסף על שירותים חיצונים שנעשים עבור הלקוחות שלכם, אבל כאלו שלא כוללים מע"מ כלל.
אם נחזור לדוגמה שלנו, אגרות הן דוגמה נפוצה לפריט שיכול להיות ללא מע"מ ואתם גובים עליו תשלום מהלקוח כהחזר על פעולה שביצעתם עבורו.
בחשבונית שתנפיקו במקרה הזה על השירות שלכם (כעוסקים מורשים או חברות בע"מ) יופיע המע"מ בסוף החשבונית ובנוסף יופיע הפריט הנוסף (אגרת במקרה הזה) כשמתחתיו ייכתב "שורה ללא מע"מ" ולא יתווסף עליה מע"מ כמובן.
חוץ מאפשרות לרכיבים נוספים יש גם אפשרות ליצור באיזיקאונט מסמכים הכוללים אסמכתאות על שימוש בפקדונות. אלה סוגי מסמכים חשובים לעורכי דין ומייצגים אחרים המטפלים בכספים בנאמנות עבור אחרים.
ניתן להפיק מסמכים של "אישור פיקדון" ו"שימוש בפיקדון" המאפשרים לעורכי הדין לתת אסמכתות בצורה מסודרת על כספים מפקדונות שהם מקבלים מלקוחות והשימוש שהם עושים בכספים.
הסיבה שאנחנו מזכירים את נושא מסמכי הפקדונות כאן הוא בגלל שגם על פקדונות חשוב שתהיה האפשרות לסמן כספים ללא מע"מ בדומה לאפשרות שציינו למעלה.
חיוב אוטומטי של לקוחות קבועים – מתאים לספקי שירותים קבועים כמו מדריכי חוגים ופרילנסרים
הרבה משתמשים במערכת שלנו מספקים שירותים באופן קבוע ללקוחות, כששתי הקבוצות הבולטות הם עצמאיים שעובדים כפרילנסרים והשנייה היא אנשים המעבירים חוגים ושירותים דומים.
פרילנסרים לרוב מסתמכים על תשלום חודשי קבוע עבור היקף עבודה מסוים (ריטיינר).
בפועל זה מאלץ את הפרילנסר מידי חודש לעשות שיחות גבייה (במקרה הרע) או לחילופין להיות במעקב (במקרה הטוב) במידה ויש לו לקוחות טובים שזוכרים להעביר את התשלום בעצמם.
הסוג השני שהזכרנו, הם בעלי עסקים המספקים שירותים באופן קבוע ללקוחות כגון בעלי סטודיואים או מדריכי חוגים שיש להם לקוחות שמשלמים מחיר מנוי קבוע לאורך תקופה.
במקרים כאלו ייתכן שאת הכסף הם גובים מהלקוחות במזומן מידי חודש, באמצעות צ'קים או תשלום באשראי בסכום שנתי המשולם מראש. לכל סוג כזה של תשלום יש מינוסים:
גביית מזומן מצריכה הפעלת קופה או לפחות כסף לעודף ("תגידי יש לך עודף מ-200?"), צ'קים דורשים הפקדה חודשית (ואף יכולים להיות ללא כיסוי) ותשלום באשראי מראש יכול להיות בעייתי כאשר יש הרבה לקוחות שמבטלים או עושים שינוי במינויים.
גם לפרילנסרים וגם לבעלי חוגים מערכת חיובים אוטומטיים (נקראת לפעמים גם הוראת קבע באשראי) יכולה לשפר משמעותית את דרך הגבייה.
אם אתם פרילנסרים שעובדים בריטיינר, במקום לחכות להעברה בנקאית של הלקוח מידי חודש, תוכלו לקחת פעם אחת את פרטי האשראי של הלקוח, וליצור במערכת חיוב חודשי קבוע.
עכשיו בכל חודש, באותו מועד, המערכת תחייב את הלקוח ותשלח לו חשבונית אוטומטית. לא צריך יותר לתזכר את הלקוח ואפילו לא צריך להוציא לו חשבונית בצורה ידנית.
באופן דומה מפעילי חוגים יכולים להוסיף הרשאות חשבון לכל לקוח שיחוייב באופן קבוע מידי חודש על סכום המנוי. במידה ואחד הלקוחות מעוניין לבטל את המנוי, ניתן להפסיק את הוראת החיוב באופן מיידי וכך לא יהיה צורך להתעסק עם החזר חיובים באשראי.
כדי ליצור חיוב אוטומטי אתם צריכים קודם כל להיות בעלי חשבון סליקה במערכת ולאחר מכן תוכלו להוסיף אפשרות לחיובים האוטומטיים. לאחר שהשירות מופעל תוכלו לגשת בתפריט הראשי ל"מכירות" >> "חיובים אוטומטיים" וליצור את החיוב האוטומטי הראשון (רק תזכרו לקבל הסכמה של הלקוח כן? 😉 )
תיעוד מתן שירות ללקוח וחיוב מרוכז – מתאים למטפלים ועבודה מול קליינטים קבועים
בין מגוון הלקוחות שיש לנו באיזיקאונט, יש לנו גם לא מעט לקוחות שעובדים עם קליינטים קבועים, בניהם לא מעט פסיכולוגים, מטפלים ברפואה משלימה ומטפלים אחרים.
חלק גדול מאותם מטפלים מנהלים יומן בו הם רושמים את המפגשים שהיו להם עם כל מטופל, כאשר בסוף כל תקופה או מספר מפגשים, הם מחייבים במרוכז את הלקוח, במקום מידי מפגש.
העניין שאם הרישום מתבצע מחוץ למערכת החשבוניות, הדבר מצריך חיפוש וסיכום של כל המפגשים שהיו להם עם הלקוח.
כמו שאתם מבינים זה לא התהליך הכי יעיל וכמו שאתם כנראה מבינים גם לזה יש פתרון אצלנו במערכת, אפילו די פשוט בעזרת מודל ניהול הלקוחות שלנו.
לכל לקוח קבוע ניתן לפתוח כרטיס לקוח תחת לשונית "לקוחות" בתפריט הראשי במערכת ולהוסיף שם את כל הפרטים הרלוונטים, כמו פרטי הקשר ופרטי תשלום.
לאחר מכן ניתן להיכנס לכל כרטיס לקוח תחת עמודת "ניהול" ושם בלשונית "פעולות" ניתן להוסיף שמירה של פריטים. כל פריט כזה יכול להיות בעצם תיעוד של מפגש או מתן שירות אחר במועד מסוים.
אז אם רוצים עכשיו לשמור תיעוד שכזה, מכניסים לפירוט את מהות השירות, הכמות והמחיר. אפשר גם ללחוץ על "הצג הערה לפריט ואפשרויות מתקדמות" ולהוסיף שם הערות כמו למשל מועד מתן השירות או כל מידע חשוב אחר שרוצים לתעד.
המלצה:
אם אנחנו נותנים מספר שירותים במחירים קבועים, אפשר להפוך את כל זה אפילו ליותר נוח על ידי הוספה של סוג השירות שאנחנו נותנים וכך להשתמש במילוי אוטומטי שלו בכל פעם שאנחנו שומרים פריט (בסרגל הניווט: "פריטים" >> "יצירת פריט חדש").
לאחר שמוסיפים פריט ניתן לראות אותו בלשונית "פריטים שנשמרו" בכרטיס הלקוח. עכשיו ניתן לסמן את כל הפריטים ולעשות בהם שימוש וללחוץ על אחד הכפתורים: "העתק למסמך" שמעביר את הנתונים למסמך (כמו חשבונית) שתרצו להפיק או "העבר למסמך" המעביר את הפריטים ומוחק אותם.
זהו, אחרי שהעתקתם כך את הפריטים למסך שרציתם, יופיעו בחשבונית פירוט כל סוגי השירות והכמויות שסיפקתם עם כל הפרטים, כולל כמובן המחירים. עכשיו נשאר רק לקבל את הכסף 😎
דפי תשלום – למי שמנהל רישום לסדנאות או מוכר מוצרים באינטרנט
לפני רגע דיברנו על רישום מפגשים והוצאת חשבונית מרוכזת, עכשיו נדבר על דרך נוספת לייעל את תהליך הגבייה המתאימה למקרים אחרים – היכולת ליצור טופס לתשלום עצמאי ללקוחות.
תשלום עצמאי של לקוחות הוא נושא חשוב במיוחד לבעלי עסקים שמקיימים סדנאות או מפגשים בתשלום שההרשמה אליהם מתקיימת מראש כמו גם לבעלי עסקים שמוכרים מוצרים במרשתת (כלומר אינטרנט אבל סתם רצינו לראות איך תגיבו).
גם במקרים כאלו חשוב לגבות את התשלום מראש משום שלקוחות הנרשמים אך לא משלמים אינם מרגישים מחויבים להגיע והם בהחלט יכולים לבטל את השתתפותם. מה שיכול להוביל לאכזבה ("מתוך 20 רק 5 הגיעו… 🙁 ") וגם לפעמים להפסד כספי, שהרי נערכתם לכמות משתתפים מסוימת מבחינת המקום, כיבוד וכולי.
כיוון שנפוץ להירשם לסדנאות היום מרחוק, יש כמה דרכים נפוצות לקבל תשלום ורובן מצריכות תקשורת כזו או אחרת עם הלקוח:
באמצעות חיוב האשראי, העברה בנקאית (יותר מסורבל לכם וללקוחות) או אפליקציות תשלום שהופכות להיות נפוצות יותר (אך תשלום בהם דורש הוצאת חשבונית בנפרד). כל הדרכים האלו מצריכות ממכם להיות מעורבים בתהליך התשלום ולא מאפשרות למעשה ללקוח באמת לשלם עצמאית.
דרך טובה יותר לבצע גבייה בנוסף או אפילו במקום כל הדרכים שציינו מקודם היא באמצעות דף תשלום (נקרא גם דף סליקה) שאתם יכולים להקים בקלות דרך איזיקאונט.
דף תשלום הוא למעשה דף אינטרנטי המאפשר ללקוחות להיכנס ולשלם בעצמם בכל זמן ומקום על סדנה/ מפגש ולמעשה כל שירות אחר שאתם מוכרים ולקבל חשבונית אוטומטית ישירות למייל שלו.
את הקישור לדף התשלום אפשר להעביר ללקוחות בדרך הנוחה לכם: לשלוח את הלינק במייל, לשים בפייסבוק וכמובן גם לקשר מהאתר שלכם.
באופן דומה דפי תשלום מאוד מועילים לאנשים שמוכרים כמה מוצרים ברשת אבל עדיין לא מעוניינים להשקיע משאבים בבניית חנות אינטרנטית.
כדי להקים את דף התשלום תצטרכו חשבון סליקה פעיל ולאחר מכן תוכלו להוסיף את השירות שנקרא במערכת "דפי מכירה". עכשיו מה שנשאר הוא להקים דף כזה בכמה דקות דרך "דפי מכירה">> "ניהול דפי מכירה".
תוכלו לדאוג לקשר את עמוד המוצר באתר שלכם לדף התשלום וכך הלקוחות שראו את המוצר יוכלו בלחיצת כפתור להגיע לדף התשלום ולהשלים את תהליך הקנייה. אפשר אפילו להגדיר שלאחר ביצוע התשלום דף התשלום ישלח את הלקוחות בחזרה לדף שתבחרו באתר שלכם.
בין אם מדובר בתשלום על סדנה או על מוצר, המערכת מאפשרת מעקב נוח לכל התשלומים שבוצעו. כל תשלום של לקוח יופיע לכם כהזמנה תחת תפריט "מכירות" >> "הזמנות" כך שתוכלו לבדוק בכל עת את כמות ההזמנות או הנרשמים.
אז איך מתחילים לשפר את התהליכים בעסק?
אם קראתם את המאמר עד לכאן יש מצב טוב שכבר חשבתם לעצמכם שחלק מהדברים פה יכולים לעזור לכם בדרך שבה אתם מנהלים את הכספים, התיעוד והגבייה בעסק.
אם אתם לקוחות קיימים חלק מהאפשרויות הן בחינם (כמו תיוג ורכיבים בלי/עם מע"מ באותה חשבונית) ותוכלו להשתמש בהן כבר עכשיו, בעוד אפשרויות אחרות הן בתוספת תשלום או תלויים בחבילה שלכם באיזיקאונט.
במידה והשירות לא פתוח לכם, הדרך המהירה ביותר להוסיף אותו היא דרך המערכת בכמה לחיצות. פשוט גשו ל- "אפשרויות" >> "החשבון שלי" (אם יש לכם שאלות צרו איתנו קשר, אנחנו נחמדים ונחמדות).
במידה ואתם לא לקוחות איזיקאונט, אל נא תאמרו נואש! 😁 כל מה שאתם צריכים זה להירשם לחשבון התנסות ובמשך 30 יום תוכלו להתנסות ללא עלות בחלק גדול מהתכונות שהזכרנו במאמר.
