זוכרים את "אחרי החגים"? אז אנחנו כבר באחרי של אחרי ובלי ששמנו לב, הופל'ה הסתיימה לה שנה ומתחילה לה שנת עסקים חדשה.
כמו שאתם יודעים (ואם לא, שתפו פעולה לרגע) לכל עסק יש מגוון נושאים שיש לשים עליהם דגש על מנת להגיע לתוצאות טובות.
תחילת כל שנה אזרחית היא תקופה מיוחדת משום שהיא מייצגת שנה חדשה בעסק.
כזאת שמתחילה מניהול החשבונות אבל בעצם נוגעת בתחומים נוספים, מפיתוח המוצרים דרך שיווק ומכירות, ניהול עובדים ועוד.
אז הפעם נדבר במאמר על כמה פעולות שחשוב לעשות בפתיחת כל שנה עסקית, וכמו שאנחנו אוהבים, חילקנו את זה לפי נושאים. כאלו אנחנו, עקביים. 
לעשות סדר ולשפר את המכירות
כשמדברים על שנת כספים, באופן טבעי חושבים על הכנסות בעסק.
תחילת השנה העסקית היא גם הזדמנות לבדוק את החלק שמסייע בסגירת העסקאות ויצירת ההכנסות בעסק, הידוע בפרהסיה בכינויו… "מכירות".
וכשאנחנו אומרים מכירות אנחנו מדברים על הפעולות הנעשות בעסק מהרגע שלקוח פוטנציאלי פונה אלינו ועד סגירת (או אי-סגירת) העסקה הרצויה.
בתחילת כל שנה יהיו בידינו הנתונים על השנה שחלפה בעסק ונדע מה היו התוצאות ביחס לציפיות והתכנונים שלנו.
יכול להיות שהמכירות היו טובות מהצפוי, פחות טובות מהצפוי או בדומה למה שציפינו.
במידה והמכירות היו טובות מהצפוי, יש לכם הזדמנות לקבוע רף חדש למכירות השנתיות הבאות. כדאי כמובן בהזדמנות זו לנתח מה עבד טוב והוביל לגידול במכירות כדי לדעת לעשות אותו יותר.
במידה והמכירות היו פחות טובות מהצפוי, זה הזמן לבדוק מה בעצם לא עבד טוב בתהליך המכירה.
יכול להיות שלא היו מספיק פניות (לידים) ואז יש אולי צורך לשפר את תהליך השיווק (שנדבר עליו עוד מעט) כדי לייצר יותר פניות.
סיבה אחרת יכולה להיות שתהליך המכירה עצמו לא עובד נכון, למשל ההצעה שאתם נותנים ללקוח לא מספיק אטרקטיבית או ברורה.
אפשרות אחרת היא לבדוק האם צריך לדייק את תהליך המכירה. לדוגמה, לבדוק האם חוזרים מספיק מהר ללקוחות ומבצעים מעקב על השיחות איתם.
זיהוי והערכות לתנודתיות במכירות
יש סיכוי טוב שבזמן שתבחנו את התפלגות המכירות בצורה שנתית תשימו לב גם לתנודתיות – בחודשים מסוימים היו לכם שיאים במכירות בעוד חודשים אחרים תזהו שהמכירות היו משמעותית נמוכות יותר (למשל בקיץ).
זה אומר שני דברים, קודם כל שאתם יודעים למה לצפות, וכך להכין את עצמכם מבחינת תזרים המזומנים לחודשים שההכנסות נמוכות יותר.
דבר שני, זה עוזר לכם להיערך אקטיבית לתקופות מקבילות בשנת העסקים החדשה, בה תוכלו להתכונן מראש לחודשים חלשים יותר ולהתאים את מאמצי השיווק והמכירות כך שתוכלו לשפר את כמות סגירת העסקאות באותן תקופות, למשל על-ידי מבצעים מיוחדים.
לדוגמא: "כל החולצות הסגלגלות עם הכפתורים הירוקים ב-30% הנחה רק ביולי הזה!"
אופציה אחרת, שנשמעת מעט עצלנית אך בהחלט נפוצה בחלק מהעסקים, היא להתאים את החופשה בעסק לתקופות שהן גם ככה חלשות.
תחשבו על זה כך, אם הלקוחות שלכם נופשים להם במלונות הכל כלול ביוון, למה אתם צריכים לשבת במשרד ולקבל בעיקר טלפונים מיותרים עם הצעות לביטוח תאונות אישיות?
תכנון וטיפול בשיווק
אם במכירות אנחנו עוסקים בתהליך הסופי של הסגירה מול הלקוח, בשיווק אנחנו מתייחסים לכל הפעולות שאנחנו עושים בדרך על מנת להביא את הלקוח למעמד שבו אנחנו יכולים למכור לו.
שנה חדשה בעסק מאוד חשובה לבחינה של השיווק מכמה סיבות:
קודם כל, בדומה למכירות זה זמן טוב להבין מה עבד יותר או פחות במהלך השנה.
למשל האם הפרסום בפייסבוק הביא תוצאות טובות או דווקא הקידום האורגני של האתר הביא לתנועה משמעותית יותר?
אם ערוץ שיווקי מסוים עובד בצורה טובה, חשוב כמובן לשמר ואפילו לחזק אותו. מצד שני זה לאו דווקא אומר שצריך לדבוק רק בו, אלא גם לבדוק דרכים אחרות לשפר את התוצאות בערוצים אחרים.
למעט פעולות מעשיות שנרצה לתכנן (ונדבר עליהן עוד רגע), חשוב לוודא שאנחנו ממוקדים בקהל שלנו ואנחנו יודעים באופן עדכני: מי הם הלקוחות, איך מגיעים אליהם, וכמה כל לקוח כזה שווה לנו.
בנוסף, בגלל שאנחנו לא פועלים בחלל ריק (אלא אם העסק שלכם הוא תחנת החלל הבינלאומית), חשוב להבין מי המתחרים שלנו בשוק, על מנת שנדע להבין מה היתרונות שלנו ואיזה מענה אנחנו נותנים למה שהם מציעים.
תוכנית שיווק שנתית
אם יש משהו שממש מתאים לתחילת השנה בעסק, זה בניית תוכנית שיווק שנתית.
למי מאיתנו שלא רגיל לעשות תוכניות שנתיות, הביטוי "תוכנית שיווק שנתית" עצמו עלול להישמע ביטוי לא ברור עד מאיים קלות.
אז בואו ננשום לרגע… ועכשיו נפשט את זה. מה שאנחנו רוצים להשיג בתוכנית שיווקית זה בעצם את האופציה להסתכל בצורה חודשית (או רבעונית) על הפעולות שאנחנו מתכננים לעשות על מנת לקדם את השיווק בעסק.
זה הזמן לקבוע יעדים, כגון כמה פניות מלקוחות (לידים) נרצה לקבל ולכמה עסקאות נרצה שהן יובילו.
התוכנית מתייחסת גם לפעולות שאנחנו רוצים לעשות כדי להגיע ליעדים שלנו: כמה מאמרים אנחנו רוצים שיעלו במהלך השנה לאתר? כמה פוסטים אנחנו מתכננים להעלות בכל חודש?
נרצה כמובן גם להתייחס לתקציבים, זה הזמן לחשוב מה המשאבים שאנחנו רוצים להקדיש לשיווק בעסק.
נשאל את עצמנו: מה התקציב שלנו? איך אנחנו רוצים לחלק אותו? כמה להקציב לכל ערוץ שיווקי?
פיתוח והתאמה של מוצרים ושירותים לקהל הלקוחות
דיברנו קודם על בחינת השיווק והמכירה בעסק ותכנון לשנה החדשה.
אבל למעשה שיווק טוב ויכולת מכירה טובה לא מספיקים כאשר המוצר או השירות שאתם משווקים לא תואם את מה שהלקוחות שלכם מעוניינים בו.
מצב שכזה יכול מראש להקשות על השיווק והמכירה גם אם המוצר שלכם בפני עצמו טוב וגם אם אתם יודעים להגיע למספיק לקוחות פוטנציאלים.
כדי להבין את זה טוב יותר, ניתן לזה דוגמה: נניח שאתם עוסקים בגינון, ובין השאר יש לכם שירות של שתילת צמחים טרופיים והתאמה שלהם לאדמה והאקלים הישראלי, שמתבסס על הידע הייחודי שלכם בתחום.
רק מה, יש עניין קטן – הלקוחות העיקריים שלכם כרגע הם בכלל ועדים של בנייני מגורים שלא מעוניינים בצמחים שידרשו השקעה וטיפול מיוחד, אלא רוצים בעיקר שיחים, דשא וקצת פרחים עמידים.
לא משנה כמה תנסו לשווק ולמכור את השתילים הייחודים, הם עדיין לא יהיו רלוונטים להם ולכן יהיה קשה למכור אותם ("עזוב אותך טרופי שמטרופי, שים לנו שיח פשוט ליד האינטרקום").
לכן תצטרכו להחליט האם אתם עושים שינוי במוצר שאתם מציעים ללקוחות העיקריים שלכם או לחלופין מוצאים קהל נישה שאותם שתילים יכולים להתאים לו.
הדוגמה הזאת רלוונטית לכל סוג עסק, שלמעשה, צריך לעשות עם עצמו חושבים בכל שנה בדבר ההתאמה בין המוצרים שלו לקהל שהוא משרת.
בנוסף אפשר גם לעשות התאמות ופיתוח מוצרים חדשים כדי להגדיל את ההכנסה בעסק.
אם נחזור לדוגמת הגינון, יכול להיות שפיתוח גינות חסכוניות במים עם צמחים עמידים יכול לעניין את אותם קהל בנייני מגורים שהזכרנו מקודם.
ועכשיו במקום רק לתחזק גינות קיימות תוכלו להציע הקמה או שדרוג של גינות קיימות, והנה לכם שירות חדש שיכול להוסיף הכנסה בעסק.
להקשיב ללקוחות
אם יש משהו שכל עסק יכול להרוויח ממנו בכל זמן במהלך השנה, ובמיוחד בהתכוננות לשנה החדשה הוא משובים מלקוחות.
הסיבה לכך נובעת מעצם העבודה שכבעלי עסק קשה לנו לראות את התמונה כולה כיוון שאנו מעורבים ונקודת המבט שלנו לא באמת אובייקטיבית.
לכן אין תחליף לנקודת המבט של הלקוחות כדי להבין טוב יותר מה מהדברים שאנחנו עושים הם אוהבים, ומה מהם פחות, במידה כמובן ויש כאלו.
כדי להבין את זה אפשר לדבר ישירות עם כמה וכמה לקוחות, כדי לקבל מגוון דעות ולראות האם יש נושאים חיוביים או שליליים שחוזרים על עצמם.
משובים מלקוחות הם חשובים מאוד מהמשימות שהצגנו בסעיף הקודם, בהבנה של הצרכים של הלקוחות שלכם לפני שאתם מוכרים להם.
תחילת שנת העסקים היא זמן מצוין לדבר עם הלקוחות שלנו, במיוחד עם אלה שהיו איתנו במהלך השנה הקודמת.
איך עושים את זה? אפשר לקבל משובים בכמה דרכים.
הדרך הכי פשוטה היא לדבר ישירות עם הלקוחות שלכם בדרך הרגילה שאתם מתקשרים איתם. למשל אם יש לכם חנות אתם יכולים לדבר איתם לאחר סיום הקנייה.
אם יש לכם לקוחות קבועים מרחוק, אתם יכולים לקבוע איתם שיחה טלפונית.
ואם יש לכם דווקא חנות אינטרנטית שבה קונים גולשים, אתם יכולים ליצור טופס משוב קצר ולצרף אותו במייל או בסוף תהליך הקנייה.
לפטר ולשמר לקוחות
אם קודם דיברנו על איך אנחנו יכולים להיעזר בעסק על-ידי כך שאנחנו מבינים טוב יותר את הלקוחות והקהל שלנו, יש עוד צד לעבודה עם לקוחות והוא נוגע לאיך אנחנו מרגישים איתם (ולא הם איתנו).
לכל עסק יש הרי לקוחות טובים יותר וטובים פחות. בחלוקה גסה אפשר למיין אותם לשלושה סוגי לקוחות:
לקוחות אידיאליים – כאלו שנהנים לקנות שירותים וסומכים עלינו בעיניים עצומות. תהליך העבודה איתם הוא קל ונעים. גם התשלום מגיע בזמן.
לקוחות ממוצעים – לקוחות שבסה"כ רוב העבודה איתם עוברת בקלות ואם יש בעיות בעבודה איתם הן פחות תכופות.
לקוחות בעייתים – לקוחות שדורשים הרבה תשומת לב וגוזלים מאיתנו הרבה אנרגיות. אם משום בעיות תשלום, צורך במתן שירות נרחב וכו'.
תחילת כל שנה היא עוד הזדמנות לבדוק את הלקוחות שלנו. אילו מהם הגדילו לנו הכי הרבה את הכנסות? איזה מהם גזלו מאיתנו הכי הרבה משאבים פנימיים?
אחרי שמזהים אותם, כדאי לשקול להיפרד מהלקוחות (מה שנקרא "לפטר אותם") שגוזלים הרבה מהזמן והאנרגיה שלנו ביחס להכנסות שאנחנו מקבלים מהם, או במילים אחרות – העבודה איתם לא ממש משתלמת (וכתבנו על זה אפילו מאמר).
במקביל כדאי לזהות את המאפיינים של הלקוחות הטובים ביותר שלנו, ככה שנדע לזהות אותם כדי לגייס לקוחות נוספים דומים.
את אותם לקוחות טובים שזיהינו נרצה להמשיך לשמר ולטפח, כדי שימשיכו להישאר איתנו בשנה הקרובה ואף מעבר לכך.
לעבור להנהלת חשבונות דיגיטלית
כן תנו לנו לגלות לכם, גם בתחילת 2021 רוב העסקים בישראל עדיין מפיקים מסמכים חשבונאיים בצורה הישנה.
זוכרים את דוד משה שהיתה לו פרה? אז היה לו גם פנקס חשבוניות מנייר. רק שהדוד משה כבר יצא לפנסיה אבל עדיין הרבה עסקים תקועים אי שם בעבר.
בתור חברה שמציעה שירותי חשבונית וסליקת אשראי, אתם לא תתפלאו שיש לנו הרבה מאמרים בנושא, המתארים את יתרונות החשבוניות הדיגיטליות.
אז לא נעבור על כל היתרונות, אבל כן נרצה להזכיר כמה דברים חשובים בקצרה גם אם טרם הצטרפתם עדיין למערכת שלנו (כאן אגב רק כי אתם סקרנים):
- די לאקסלים – תוכלו בכמה לחיצות כפתור לראות כמה הכנסות יש לכם בעסק בתקופה שתבחרו. תוכלו ליצור דיווחים בקלות לרואה החשבון שלכם.
- נפרדים מדואר ישראל – תוכלו לשלוח קבלות מרחוק ולחסוך הרבה זמן על שליחת קבלות בדואר ללקוחות מרוחקים.
- לגבות כסף בקלות – תוכלו לגבות כספים במהירות בעזרת סליקת אשראי כבר מתוך ממשק יצירת החשבונית.
- תנו ללקוחות לשלם בעצמם – בעזרת דפי תשלום תקבלו תשלום באינטרנט מלקוחות שישלמו על המוצרים שלכם, אפילו ללא צורך באתר אינטרנט.
אנחנו מעריכים שבסופו של דבר בתוך מספר שנים כמעט כל העסקים יעשו שימוש במערכות חשבוניות וסליקה דיגיטליות, אז למה לחכות? הגיע הזמן לעשות את השינוי כבר השנה..
תחילת השנה החשבונאית היא הזמן האידיאלי לעשות את המעבר הזה, כדי שתוכלו לרכז את כל המסמכים החשבונאיים הקשורים לשנה הנוכחית כבר במערכת אחת.
אז ממה תתחילו?
במאמר ראינו את ההזדמנות שתחילת שנה עסקית יכולה להוות עבור העסק שלכם. היא מאפשרת לכם לעשות שינויים והתאמות בעסק כדי לשפר את ההתנהלות בעסק בשנה שמתחילה.
במאמר הזכרנו מגוון צדדים בעסק שיכולים לקבל התייחסות בתחילת השנה, דיברנו על שיווק, מכירות, פיתוח מוצרים, פיטור ושימור לקוחות והתנהלות חשבונאית.
בחינה של כל הנושאים האלו יכולה לכאורה לקחת הרבה זמן, אבל למעשה יש מצב שהיא תיקח הרבה פחות ממה שאתם מדמיינים.
זה נכון במיוחד אם יש לכם עסק קטן, סביר להניח שאת רוב הפרטים הקשורים להתנהלות העסקית אתם כבר מכירים או לפחות הם נגישים לכם די בקלות.
שיהיה הרבה בהצלחה מאיתנו
