כל בעל עסק, בין אם מדובר בדוכן למכירת תכשיטים, שירותי צביעת דירה או מתן שיעורים פרטיים, צריך להתעסק עם תשלומים ולנהל חשבונות בצורה מסודרת.

כדי לבצע את העבודה הראשונה, להוציא דרישת תשלום ולהעביר קבלות, חייבים לדעת איך ניגשים לכל מסמך ובאילו מצבים הוא נדרש. במילים אחרות, להבין מי רשאי להוציא חשבונית עסקה, מהי חשבונית מס קבלה, אילו פרטים חשוב למלא ואיך בכלל מבדילים בין כל המסמכים השונים.

מסובך? לא בהכרח.  

המדריך שלפניכם כולל הנחיות כלליות הנוגעות לכתיבת חשבונית, כדי לספק לכם את הרקע הראשוני הנדרש בתחום.  

חשוב לסייג ולומר שלכל בית עסק עשויים להיות מאפיינים פרטניים שחשוב לתת עליהם את הדעת, אז אם לא הוצאתם חשבונית עד היום – מומלץ להתייעץ תחילה עם המייצג שלכם (רואה החשבון או יועץ המס) מול רשויות המס.  

עוסק פטור חשבונית או קבלה?  

גרפיקאי, מעצב תכשיטים ובעל רשת למוצרי נייר נפגשים אצל רואה החשבון. לכל אחד מהם יהיו שאלות אחרות, צרכים שונים ודגשים ייחודיים שחשוב להתייחס אליהם.

גם המסמכים שהם ינפיקו מדי חודש כנראה לא יהיו זהים. אי אפשר להתייחס לשאלת כתיבת החשבונית מבלי להבין אילו מסמכים רלוונטיים לכל סוג של עסק, ובדיוק בשביל זה אנחנו כאן.  

בסעיפים הבאים תמצאו מידע אודות סוגי המסמכים העיקריים שבעלי עסקים נדרשים להוציא, המאפיינים שלהם, מה הם צריכים לכלול ולאילו עסקים הם מתאימים.   

חשבונית מס  

חשבוניות מס מעידות על עסקה שהושלמה, והלקוחות שלכם זקוקים להן לצורך קבלת החזרים בעבור הוצאות עסקיות. מועד הוצאת חשבונית מס הוא פרמטר משמעותי, מכיוון שהוא משפיע על המועד שבו תידרשו להעביר את המע"מ אל הרשויות.   

מי רשאי להוציא חשבונית מס?

חשבונית מס היא מסמך שמיועד לעוסק מורשה או חברה בע"מ בלבד, והם נדרשים להוציא אותו עבור כל עסקה.  

עוסק פטור אינו נדרש או רשאי להוציא חשבונית מס, משום שהוא לא חייב במע"מ על עסקאותיו. אז אם אתם עוסק פטור, אתם מוזמנים לדלג אל הנושא הבא או להישאר איתנו לצורך למידה. אין לנו ספק שעוד תגדלו ותהפכו לעוסק מורשה!   

מתי מוציאים חשבונית מס?

מועד הוצאת חשבונית מס תלוי במספר מאפיינים, בהם סוג העסקה וסיווג העסק. מומלץ לפנות אל המייצג שלכם מול רשויות המס כדי לקבל מידע פרטני שרלוונטי עבורכם.

בגלל ששיטת תשלום דחוי (שוטף פלוס) מקובלת בענפים רבים, יש לקחת בחשבון שהפקת חשבונית מס טרם קבלת התשלום בפועל מהלקוח, עשויה להוביל למצב בו תידרשו לשלם מיסים לפני שהתשלום עצמו הועבר אליכם.

כך שכדאי להתייחס אל הנושא הזה במעמד קביעת שיטת התשלום, ולהתייעץ עם רואה החשבון או יועץ המס לגבי השלכותיו.   

איך כותבים חשבונית מס?

חשבונית מס צריכה לכלול תאריך, מספר חשבונית, פרטים מלאים של העסק (שם, מספר עוסק, כתובת מלאה ומספר טלפון), פרטי לקוח, פירוט העסקה, סכום לתשלום (כאשר המע"מ מופיע בנפרד ומצורף בשורה התחתונה) וחתימת העסק.   

חשבונית עסקה  

אין לבלבל בין חשבונית עסקה לבין חשבונית מס. חשבונית עסקה (יכולה להיקרא גם "חשבון עסקה") נועדה למעשה לתאר מסמך שמכיל דרישת תשלום. אז אם סיימתם לבצע עבודה ואתם מעוניינים להעביר דרישת תשלום מסודרת ללקוח, תוכלו להשתמש במסמך של חשבונית עסקה.  

מי רשאי להוציא חשבונית עסקה?

כל בעל עסק.   

מתי מוציאים חשבונית עסקה?

עם סיום העבודה או הפרויקט. ניתן להוציא חשבונית עסקה נפרדת עבור כל עבודה, או לחלופין להוציא חשבונית עסקה כוללת שמסכמת את כל העבודות שבוצעו מול אותו לקוח בפרק זמן מסוים (חודש, שבוע וכדומה, בהתאם למאפייני העסקה ולתנאי התשלום).  

איך כותבים חשבונית עסקה?

במקרה של חשבונית עסקה הדוגמה לא בהכרח נחוצה. הסיבה לכך היא שבשונה מחשבונית מס, לא מדובר במסמך חשבונאי.

כלומר במקרה של חשבונית עסקה, בעל העסק רשאי להוציא את המסמך ללא שום בעיה ובכל פורמט. לכן תוכלו לבחור בפורמט המתאים עבורכם.

ככלל, חשבונית עסקה תכלול את פרטי העסק, פרטי הלקוח, התאריך, מספור, תיאור העבודה והעלות שלה (אם עליכם להוסיף מע"מ הוא יצוין בנפרד). ניתן להוסיף גם הערות בתחתית המסמך.   

קבלה

עסקים נדרשים להוציא קבלה מייד עם קבלת התשלום.   

מי רשאי להוציא קבלה?

מדובר במסמך שרלוונטי לכל בעל עסק, החל מעוסק פטור ועד חברה בע"מ.   

איך לכתוב קבלה בתור עוסק פטור, מורשה או חברה בע"מ?

בכל אחד מהמקרים הקבלה צריכה לכלול תאריך, מספר קבלה, פרטים מלאים של העסק, פרטי לקוח ופירוט של התקבולים.

בשונה מחשבונית, בקבלה אין צורך לפרט לגבי מהות העסקה או להפריד את המע"מ.    

חשבונית מס קבלה  

מסמך שמציג חשבונית וקבלה באופן מרוכז עבור עסקה מסוימת, ונועד לקצר ולייעל תהליכים עבור חברות בע"מ או עוסקים מורשים שמעוניינים להוציא מסמך משותף על עסקה שבוצעה.

הוא מתאים לשימוש במצבים בהם הסכום שהלקוח נדרש לשלם שווה לסכום ששולם בפועל.  

מי רשאי להוציא חשבונית מס קבלה?

עוסק מורשה או חברה בע"מ.

עוסק פטור אינו רשאי או נדרש להוציא את המסמך, בדומה לחשבונית מס.  

איך כותבים חשבונית מס קבלה?

מסמך של חשבונית מס קבלה יכלול את פרטי העסק והלקוח, מספור, תאריך, פירוט העסקה ופירוט התקבולים, בין אם מדובר בהעברה בנקאית, צ'ק, מזומן, תשלום באמצעות אפליקציה ועוד.   

מהו דו"ח שנתי

דו"ח שנתי הינו מסמך המשקף למס הכנסה את פירוט כלל ההכנסות וההוצאות של נישום (עסק או אדם) לרבות רווחים מנכסים, הפקדות לקרנות ומיסים ששולמו בשנת המס הנתונה.

באמצעות הדו"ח, מס הכנסה מבצע מעקב אחר הפעילות הפיננסית של הנישום ומחשב את המס הסופי בו הוא חייב בגין אותה שנה.

את הדו"ח יש להגיש עד ל-30 באפריל בשנה העוקבת לשנת המס באופן מקוון או באופן ידני, אלא אם אושרה הארכה נקודתית על ידי פקיד השומה הרלוונטי או במקרים יוצאי דופן כמו בשנת 2020 בה נדחה מועד הגשת דוח שנתי 2019 כאשר קורונה וירוס נכנס לחיינו.

לאחר חישוב הדו"ח השנתי, עסקים ששילמו מס הכנסה באמצעות מקדמות, יקבלו הודעה באם עליהם לשלם סכום נוסף או שמגיע להם החזר מס.

מי חייב להגיש דו"ח שנתי

מי שחייב להגיש דו"ח שנתי הוא כל תושב ישראל מעל גיל 18, בדגש על עוסקים עצמאים, בעלי מניות בחברות פרטיות (כולל בעלי חברה בע"מ) ובעלי הכנסות גבוהות (מעל 640 אלף ₪ בשנה).

עם זאת, ישנו מי שתקנות מס הכנסה מציינות במפורש כי הוא פטור מהגשת דו"ח שנתי, כמו מרבית השכירים ובעלי הכנסות נמוכות במיוחד ועל כן חשוב להתייעץ עם איש מקצוע.

פירוט חייבים בהגשת דו"ח שנתי על פי מס הכנסה:

• בעלי תיק במס הכנסה בשנת המס הרלוונטית.
• יחידים בעלי עסק עצמאי (שאינו חברה).
• מקבלי משכורת החייבים בהגשת דוח מס שנתי מסיבות שונות, כמו בעלי שכר גבוה.
• בעלי הכנסה מאחד מהמקורות הבאים: עבודה, עסק, בעלי שליטה בחברה, משלח יד.
• יחידים המבקשים החזר מס ויש להם תיק במס הכנסה (הגישו בעבר דו"ח) או חייבים בהגשת דו"ח שנתי מסיבות שונות כמפורט בחוברת המידע של מס הכנסה.

אי הגשת דוח שנתי היא עבירה פלילית שעשויה לגרור קנסות ואף מאסר. 

מה כולל דו"ח שנתי

דו"ח שנתי צריך להכיל את כל הנתונים הנדרשים עבור הרשויות לקבלת תמונת מצב מהימנה של היקף הפעילות הפיננסית של העסק שלכם בשנת המס. 

זה כולל:

• פירוט כל ההכנסות שהיו לכם במהלך השנה: שכר (מעבודה או מעסק), רווחים מנכסים (כמו השכרת דירה), תשואות מהשקעות, ניירות ערך, תשלומי קצבאות וכן הלאה.
• פירוט ההוצאות שהיו לכם כפי שמוכרות לצורך מס הכנסה, בעיקר הוצאות הקשורות בייצור ההכנסה, כמו שכר לעובדים, שירותי רואה חשבון, הוצאות שיווק, רכישת ציוד, שכירות משרד, תחזוקת רכב, יעוץ מקצועי, מיתוג ועוד.
• מיסים ששולמו במהלך השנה, כמו מקדמות, ניכוי מס במקור וכו'. חשוב מאוד להקפיד ברישום המס ששולם על מנת שלא תיווצר כפילות בתשלום המס.
• הפקדות שבוצעו לביטוח לאומי ולקרנות שונות, כמו קרן פנסיה, קרן השתלמות, ביטוח מנהלים ועוד.

בנוסף, יש לצרף לדו"ח השנתי טפסים ודוחות נוספים המשלימים את הנתונים שפורטו לעיל, כמו דו"ח רווח והפסד, אישור תיאום מס במידה ובוצע (טופס 116 וטופס 106 מהמעסיק במקרה ועבדתם גם כשכירים), אישורים שנתיים על הפקדות שבוצעו בקרנות או על רווחים שעלו מניירות ערך, תכניות חיסכון וכו'.

אם קיבלתם כסף מביטוח לאומי, מכל סיבה שהיא (דמי לידה, מילואים, אבטלה או כל תשלום אחר), עליכם לדווח על זה כהכנסה.

בעל עסק קטן שהכנסתו היא עד 60,000 ₪ בשנה, רשאי להגיש דוח שנתי מקוצר שאינו כולל חישובי מס (למידע נוסף ראו: שידור דו"ח שנתי מקוצר ליחיד בעל עסק קטן באתר רשות המסים).

שימו לב, אם אתם מנהלים את ההכנסות וההוצאות שלכם במערכת הפקת מסמכים דיגיטלית המאושרת ע"י מס הכנסה, ניתן להגיש דו"ח רווח והפסד דרך התוכנה במקום טופס 1320 לבעלי עסק עצמאי.

נספחים שיש להגיש יחד עם הדו"ח (כמובן רק במידה ורלוונטי לכם):

• קבלות מקוריות מתרומות המוכרת לפי סעיף 46.
• אישורי הפקדה לקופות גמל (כולל עבור ילדים).
• אישור מגורים בישוב המוכר להטבות מס.
• תעודת עולה, תעודת חיילים משוחררים.
• אישור תושבות (מגורים באיזור מזכה להנחה במס) (טופס 1312 א).
• אישור רפואי לקבלת זיכויים עקב מוגבלות של ילדים או תשלום לאחזקת קרובי משפחה במוסד (טופס 127).

פירוט נספחים וטפסים רלוונטיים ניתן למצוא באתר של מס הכנסה.

מה זה תיאום מס?

נתחיל בהסבר כללי על מהו תיאום מס, בישראל, מס הכנסה מחושב באופן שנתי, אך מחויב באופן חודשי, כתוצאה מכך נוצרים מקרים בהם אופן החישוב והתשלום בפועל אינם שווים (לרב אלו הפרשים לטובת רשות המסים.)

אחת הדרכים לקבלת הכספים המיותרים ששילמתם לרשות המיסים היא על ידי פעולה שנקראת החזר מס, אך דרך נוספת אליה נתייחס במאמר הנ"ל זו פעולה הנקראת תיאום מס, אשר מאפשרת מראש לדאוג לשלם פחות מס ולהתאים את אופן חישוב המס לאופן התשלום.

על פי החוק כל מי שמשלם משכורת, קצבה או שכר עבור שירות כלשהו חייב לנכות מהתשלום מס הכנסה. ניכוי זה נקרא: "ניכוי במקור".

כאשר לעובד יש הכנסה ממקור אחד, יש הוראות ברורות בחוק כמה מס צריך המעסיק לנכות ממנו במקור, אך כאשר יש לעובד הכנסות מיותר ממקור אחד, עליו לפנות לפקיד השומה על מנת שיקבע כמה מס ינכה במקור כל משלם. 

ההחלטה של פקיד השומה נקראת "תיאום מס". 

ללא עריכת תיאום מס המעסיק המשני יאלץ לנכות מס בשיעור מרבי (47% נכון לשנת 2021).

עובדים עצמאים שיש להם מספר מקורות הכנסה מלבד ההכנסה מהעסק, יכולים לעשות תיאום מס רק עבור ההכנסות שאינן מעסק, לדוגמא: אם הם עובדים כשכירים ב-2 מקומות עבודה בנוסף להיותם עצמאים, הם יוכלו לעשות תיאום מס עבור הכנסותיהם כשכירים.

עבור הכנסה מעסק ניתן לבקש הקלות אחרות, כגון: הקטנת תשלום מקדמות או הקטנת גובה הניכוי במקור וכו'.

תיאום מס הכנסה מתאים לאנשים הבאים:

• מי שעובד בכמה עבודות ומקבל מהם הכנסה מעבודה.
• מי שהחליף כמה מקומות עבודה במהלך שנת מס.
• מי שמקבל הכנסה מכמה מקורות – כמו הכנסה מעבודה והכנסה מקצבת פנסיה.
• עובד שכיר שהוא גם עובד עצמאי.
• ומקרים דומים אחרים

תיאום מס מקוון

יש כמה דרכים להגיש תיאום מס לשנת 2021 מול רשות המסים, בין אם על ידי הגעה אל משרדי פקיד השומה (משרדי מס הכנסה), פניה על ידי מייצג כמו רואה חשבון או יועץ מס, או פניה באמצעות האינטרנט.

מתוך רצון להקל על הציבור ולחסוך פניה אל פקיד השומה, רשות המיסים מעמידה לרשות הציבור מערכת מקוונת לעריכת תיאום מס באינטרנט. 

המערכת מאפשרת לבצע סימולציה לחישוב מס או עריכה ושידור בקשה לתיאום מס למחשב רשות המיסים.

לאחר הזנת הפרטים הנדרשים, המערכת תחשב את המס שעל העובד לשלם מסך כל הכנסותיו מהמשלמים השונים ותקבע כמה מס חייב לנכות במקור כל משלם.

ניתן לערוך תיאום מס באמצעות האינטרנט אחת לשנה. במידה ונדרש תיאום מס נוסף במהלך השנה על העובד לפנות למשרד השומה או לחילופין לשלוח את הטופס כולל המסמכים הרלוונטיים בדואר.

לקראת סיום תהליך תיאום המס במערכת המקוונת יש להזין את אחד מנתוני הזיהוי הבאים (כדאי להכין מראש):

• מס' דרכון.
• מספר תעודת זהות של אחד מילדיו של העובד וכן תאריך הלידה של הילד.
• מס רישיון נהיגה.
• תאריך הנפקת תעודת זהות.

מי יכולים לערוך תיאום מס מקוון

• מי שעורכים תיאום מס ראשון בשנת המס.
• מי שמבקשים נקודות זיכוי, בהתאם לחוק, עבור:
  • ילדים.
  • הורה במשפחה חד הורית.
  • בן או בת זוג ללא הכנסות.
• מי שהכנסותיהם הן אחת מהבאות:
  • הכנסות משכר עבודה – בסכום של עד 316,536 ₪ לשנה מכל המשלמים.
  • קצבת פרישה:
    • למי שלא הגיעו לגיל פרישה, אך מקבלים קצבת פרישה.
    • למי שהגיעו לגיל פרישה (גיל 62 לאישה וגיל 67 לגבר) ואינם חייבים במס עבור כל הכנסותיהם.
    • למי שהגיעו לגיל הזכאות לפרישה וביצעו קיבוע זכויות, לפי תיקון 190 לפקודת מס הכנסה.
  • תשלומים אחרים – לדוגמא: שכר אומנים, שכר מרצים.

במציאות בה הרבה צרכנים עושים עסקאות מרחוק ואף מבצעים סליקת אשראי בנייד, אפשרות סליקת אשראי לעסקים קטנים הופכת לצורך בסיסי או לפחות לכלי חשוב, עבור הרבה בעלי עסקים.

סליקת אשראי באינטרנט מאפשרת לעסקים קטנים לשפר את יעילות חיוב הלקוחות שלהם, בין אם מדובר בלקוחות פרטיים או עסקיים.

אם רק התחלתם לברר על סליקת אשראי, אתם אולי מבולבלים ממגוון האפשרויות, המונחים והעלויות. ואפשר להבין אתכם, באמת יש הרבה כלים, חברות והצעות בשוק.

המאמר הבא יעשה לכם קצת סדר בנושא, תוכלו לדעת יותר על סליקת אשראי, איזה אפשרויות קיימות, ואילו דברים חשוב לבדוק. 

איך בעצם מתחילים לסלוק אשראי באינטרנט?

יש שתי אפשרויות עיקריות המאפשרות לעסקים קטנים לסלוק אשראי. הראשונה היא הדרך המוכרת יותר, בעזרת חברות אשראי והשניה דרך מאגדי אשראי.  

חברות אשראי

הדרך הותיקה לסליקת אשראי, שהיתה כמעט היחידה עד לפני מספר שנים, היא סליקה באמצעות חברות האשראי.

דרך זו מצריכה פניה לאחת מהחברות (ויזה כאל, max או ישראכרט) לקבלת הצעה, חתימה על הסכם ופתיחת חשבון סולק. 
התהליך ארוך יחסית משום שהוא דורש חתימה על מסמכים ואישור חברת האשראי.

קושי נוסף לעסקים קטנים בשיטה הזאת הוא שחברות האשראי לרוב לוקחות עמלות מינימום, כך שגם אם אתם לא סולקים בכמות גדולה, עדיין תשלמו עבור סליקת כרטיסי אשראי לעסקים קטנים עמלות מינימום מידי חודש.

כמו כן, ברוב המקרים, על מנת לסלוק יש גם צורך בגורם מתווך שנקרא חברת סליקה, המבצעת למעשה את החיבור הטכני לחברות האשראי ומאפשרת את תהליך הסליקה עצמו.

גם לחברות הסליקה יש תשלום חודשי (כמה עשרות שקלים בחודש או יותר), מה שמוסיף לעלות הסליקה דרך חברות האשראי והופך אותה לפחות כדאית עבור חלק גדול מהעסקים הקטנים.

התחברות לחברת האשראי כן יכולה להתאים לעסקים הסולקים בהיקף גדול ומקבלים עמלת סליקה נמוכה מהחברות. 

רגע, נבהלתם? אל דאגה יש עוד אפשרות, מאגדי סליקה. 

מאגדי סליקה 

עסקים קטנים שסליקה דרך חברות האשראי אינה משתלמת עבורם, יכולים לבחור באופציה אחרת – לסלוק אשראי בעזרת מאגדי סליקה.

מאגדי סליקה הן למעשה חברות שהופכות לגוף המקשר בין העסק לחברת האשראי, והן בעצם עובדות מול חברת האשראי במקומכם.

מאגד הסליקה המוכר בעולם הוא חברת PayPal, המבצעת סליקה בשביל הלקוחות שלה מול חברות האשראי הבינלאומיות, אין עלויות חודשיות קבועות אך מדובר בעמלה גבוהה יחסית לכל עסקה. 

יש גם מאגדי אשראי ישראלים, שהיתרון המרכזי בעבודה איתם הוא בכך שהם מאפשרים עמלות טובות יותר מ-PayPal וחיבור מהיר של העסק לסליקת אשראי, תוך יום-יומיים.

מעבר למהירות ההתחברות היתרון בשימוש במאגדי סליקה הוא בכך שהם מציעים מסלולים ללא מינימום עסקאות ועמלות. כך שאם יש לכם רק מספר עסקאות בודדות בחודש, תשלמו עמלה רק על אותן עסקאות.

לכן שימוש במאגדי סליקה הוא פתרון מצוין כאשר אתם לא מעוניינים להתחייב מראש למינימום עמלות סליקה.

עוד פרט שחשוב לזכור לגבי שתי אפשרויות הסליקה הוא שהוצאות סליקה הן כמובן הוצאה מוכרת לעסק, כך שתוכלו להגיש אותן ולקבל החזרים מרשות המיסים, מה שמקטין את עלויות השירות עבורכם.

אם לסכם, בחרו מערכת שנותנת לכם מענה טוב לסכומים שאתם גובים בסליקת האשראי, בין אם זה יהיה דרך חברות האשראי ובין אם דרך מאגדי סליקה. 

חשבונית וסליקה מאותה מערכת? Yes You Can!

עניין נפוץ שאנחנו נתקלים בו אצל הרבה עסקים קטנים הוא בכך שהם עושים שימוש במערכות נפרדות לסליקת אשראי והוצאת חשבוניות ללקוחות.

זהו פתרון לא מיטבי מכמה סיבות שכולן קשורות לרצון לחסוך מאמץ וזמן בגביית הכספים מהלקוחות:

זמן ויעילות – סליקת כרטיס האשראי של הלקוח במערכת א' ואז מעבר למערכת ב' כדי להוציא חשבונית היא דרך לא יעילה וגוזלת זמן מיותר. אפשר לומר שהיא כמעט מכפילה את העבודה לקבלת אותה תוצאה.

הדרך היעילה היא שימוש במערכת המאפשרת גם סליקת אשראי וגם הנפקת חשבונית. במקרים מסוימים תוכלו אפילו לסלוק אשראי ישירות ממסך יצירת החשבונית (כך זה אצלנו).

מניעת טעויות – כאשר אתם סולקים אשראי ומוציאים חשבונית באותו מקום זה מונע מכם לעשות טעויות שעלולות היו להיגרם מהזנת פרטי העסקה פעמיים במקומות שונים.

בגלל שעסקת אשראי מכילה הרבה פרטים: מספר כרטיס, ת"ז, שם הלקוח, מספר תשלומים ועוד, לא קשה במיוחד להתבלבל בחלק מהפרטים ולהנפיק חשבונית עם פרטים שלא תואמים במאת אחוזים את עסקת הסליקה.

מניעת שכחה – אם יש דבר גרוע יותר מאשר הזנת פרטי עסקה שגויים באשראי, הוא אי-הזנה שלהם. 

יכולים להיות מקרים שתעשו עסקה באשראי ובגלל שאתם עושים שימוש בשתי מערכות, אתם עלולים לשכוח להוציא לסליקה קבלה תואמת (למשל תקבלו שיחת טלפון בין לבין).

בנוסף לכל היתרונות של סליקה והוצאת חשבוניות באותה מערכת, יש עוד אפשרויות סליקה מתקדמות שיוכלו לסייע לכם בהגדלת הגמישות בגביית הכספים ושמירת תזרים מזומנים חיובי בעסק. 

זה נושא חשוב ששווה פרק בפני עצמו אז:

פתרונות מתקדמים להתאמת סליקת אשראי לצרכים בעסק

בתור בעלי עסקים קטנים, כדאי לקחת בחשבון שיש הרבה פתרונות סליקה לעסקים קטנים המאפשרים לכם להתאים את הסליקה לצרכים שלכם.

יתכן שחשובה לכם יותר גמישות בצורת התשלום ללקוחות, לעסקים אחרים חשוב יותר התזרים ועסקים אחרים רוצים אפשרות למכור מוצרים באינטרנט. 

מכירים את המשפט "שאנחנו לא יודעים מה שאנחנו לא יודעים"? הוא רלוונטי פה כי אם לא תכירו את הפתרונות לא תדעו שהם קיימים ויכולים לעזור לכם.  

עסקאות בתשלומים 

זאת אפשרות סליקה נפוצה שבטח אתם מכירים, סבירות גבוהה שלרובכם יצא לעשות עסקאות תשלומים באשראי כלקוחות.

כבעלי עסקים, האפשרות לפרוס את העסקה ללקוח בתשלומים תקל עליכם לסגור מכירות, במיוחד כאשר מדובר בסכום משמעותי עבור הלקוח. 

זה עובד ככה – במעמד העסקה אתם מסכמים עם הלקוח את מספר התשלומים ומבצעים את סליקת כרטיס האשראי. מידי חודש ירד התשלום מכרטיס הלקוח כחלק יחסי מהעסקה, זה הסכום שתקבלו מידי חודש. 

מה קורה כשאתם זקוקים לכל הכסף בבת אחת? הפתרון לזה נקרא נכיון תשלומים. "נכ…  מה?" אתם ממלמלים לעצמכם עכשיו, "על מה הם מדברים?"

אז הנה, בואו נדבר על זה: 

נכיון תשלומים באשראי 

נכיון תשלומים הוא שירות משלים (אפשרי) לעסקים המבצעים עסקאות בתשלומים.

היכולת לנכות תשלומים באה לטפל בקושי של עסקים שמצד אחד רוצים לספק אפשרות לתשלומים ללקוחות, אך עדיין זקוקים לקבל את כל סכום העסקה כדי לשמור על תזרים מזומנים חיובי.

זה רלוונטי במיוחד לעסקים שקונים חומרי גלם או מוצרים שדורשים תשלום מרוכז, או לעסקים שמקבלים שירותים מספקי משנה. 

בנכיון תשלומי אשראי אתם מקבלים את כל סכום העסקה בבת אחת כאילו עשיתם עסקה בתשלום אחד, בעוד שמבחינת הלקוח מדובר בעסקת תשלומים רגילה לכל דבר.

התשלום על ניכיון התשלומים הוא כאחוז שנקבע לפי מספר התשלומים ויורד מסכום העסקה הכללית. ככל שמנכים יותר תשלומים, אחוז התשלום מהעסקה הכללית עולה.

אם תזרים המזומנים הוא דבר קריטי לעסק שלכם ואתם עדיין מעוניינים להציע אפשרות תשלומים ללקוחות, בדקו שניכוי תשלומים באשראי קיים בחברה איתה אתם מתכננים לסלוק. זה יחסוך לכם צורך בעבודה מול חברת נכיון תשלומים חיצונית. 

שמירת פרטי אשראי (טוקניזציה) לחיוב עתידי 

שמירת פרטי האשראי מתאימה במיוחד לעסקים שעובדים עם לקוחות קבועים. כדי לחייב באשראי כל פעם את הלקוח צריך לקחת ממנו את פרטי האשראי בכל חיוב מחדש או לשמור אותם בצורה מוצפנת. ולא הפנקס ההוא שזרוק לכם במגירה הוא לא דרך מוצפנת

דרך נפוצה לשמירת האשראי בצורה מאובטחת היא בעזרת מערכת שתומכת בשימוש בטוקניזציה  – שיטת אבטחת נתונים מתקדמת לשמירת פרטים רגישים כמו פרטי אשראי.

בדרך זאת, בכל פעם שתרצו לחייב את כרטיס האשראי של הלקוח, כל מה שתצטרכו (חוץ מהסכמתו כמובן) יהיה לגשת למסך יצירת חשבונית ושם לבחור בסליקה של הכרטיס השמור.

במידה ופרטי הלקוחות וכרטיסי האשראי שלהם שמורים במערכת, ניתן לחייב אותם גם באופן אוטומטי מידי חודש. פעולה שכזאת נקראת הוראת קבע. 

הוראת קבע באשראי 

אם אתם בעלי עסקים שעובדים עם לקוחות קבועים בצורה של תשלום קבוע כזה או אחר (כגון ריטיינר), הוראת קבע באשראי יכולה להיות מאוד רלוונטית עבורכם.

הוראת הקבע באשראי (באופן לא מפתיע) היא הוראה קבועה לחיוב כרטיס האשראי בסכום כלשהו מידי חודש, כשהיתרון שלה שכל הצדדים יודעים מתי יהיה החיוב בלי צורך לבצע שיחות מידי חודש להעברת תשלום.

אנחנו קוראים להוראת הקבע במערכת שלנו 'חיובים אוטומטים'. החיובים האוטומטים מאפשרים לכם לייצר חיוב קבוע מידי חודש, לכל לקוח שיש לו כרטיס שמור במערכת.

ניתן גם לערוך את הוראות החיוב לפי הצרכים שלכם – ניתן לבטל אותן, ניתן להשהות אותן זמנית, או פשוט לשנות את סכום החיוב הקבוע, בקיצור גמיש.

וכדי להפוך את זה לאפילו יותר נוח ויעיל, לאחר כל חיוב הלקוח יקבל למייל שלו חשבונית אוטומטית בלי שתצטרכו לעשות דבר.

אז איך בעצם בוחרים? איך יודעים איזו תוכנה להפקת חשבוניות תהיה הכי מתאימה עבורכם?  

החלטנו לסקור כמה פרמטרים חשובים בבחירת חברה להפקת חשבוניות, כאלו שאנחנו רואים כחשובים ביותר ושמים עליהם את הדגש בעצמנו.  

נוחות וחוויית השימוש במערכת

חוויית המשתמש היא נושא מאוד חמקמק למישהו שמחפש תוכנה לחשבוניות, קשה להכיר את נוחות השימוש במערכת אם טרם השתמשתם בה  

ומהכיוון השני, נושא החוויה ונוחות השימוש הוא נושא מאוד ברור (שלא לומר מהותי) למשתמשים קיימים שעושים שימוש קבוע במערכת.

אם הייתם בוחנים כמה מערכות בשוק, הייתם רואים שחלקן מעוצבות יותר וחלקן פחות, אבל רק לאחר שימוש הייתם באמת מבינים את ההבדל האמיתי בנוחות השימוש, שמתבסס על תכנון נכון (או נכון פחות) של המערכת.

מערכת ידידותית לדוגמא, תעשה שימוש בקיצורי דרך קטנים וחכמים שמייעלים את תהליך הפקת החשבונית כגון: השלמת שדות אוטומטית, שמירה מהירה של אנשי קשר, שכפול מסמכים, יצירת מסמך ממסך קיים ועוד.

אנחנו באיזיקאונט שמים דגש מרכזי על חוויית השימוש במערכת, כדי להשיג שתי מטרות עיקריות:
אחת היא נוחות השימוש שלכם, ככל שהמערכת תהיה יותר נוחה לכם יהיה לכם יותר נעים לעבוד איתה ולא תרצו לזרוק משהו על המסך עקב תסכול. חבל על המסך לא?

הסיבה השניה שנגזרת מהסיבה הראשונה היא יעילות בעבודה, ככל שהמערכת יותר ידידותית ובנויה בצורה חכמה,  כך תוכלו לעבוד איתה מהר יותר.

דוגמה לעבודה יעילה: היכולת לאחד מסמכים למסמך אחד, למשל כאשר יוצרים שתי חשבוניות עסקה ללקוח מסוים ולאחר מכן מנפיקים לו חשבונית מס / קבלה שמאחדת בין שתי חשבוניות העסקה.

זה נוח, זה מהיר וזה מונע טעויות (ויצא לנו גם סלוגן אז זה בכלל מעולה). 

אומרים כן לשירות מעולה, גם בטלפון

אחד הדברים הכי חשובים לתפיסתנו (ואנחנו מניחים שתסכימו) בכל מוצר או שירות שקונים, הוא רמת שירות הלקוחות שתקבלו, במיוחד במוצר שאתם צפויים להשתמש בו על בסיס קבוע.

שירות או מוצר, אפילו מצוין, שאין לו תמיכה טובה יכול לגרום לכם לתסכול עקב חוסר יכולת לעשות בו שימוש ראוי.

הדבר נכון במיוחד כאשר מדברים על מוצרים ושירותים הבאים לשרת את העסק ולעזור לכם לתפעל אותו טוב יותר, כמו שירותי חשבוניות וסליקת אשראי.

באופן מפתיע, חלק גדול מהחברות בשוק מעדיפות לחסוך בהוצאות השירות והתמיכה שלהן ומספקות תמיכה רק בדואר-אלקטרוני וכן תמיכה רק בהתכתבות.

חלקן (עקב משאבים קטנים) מציגות זמינות נמוכה וכך אתם יכולים למצוא את עצמכם תקועים כמה שעות או יותר, ללא יכולת לבצע עסקאות כי לא הצלחתם להבין איך לבטל חשבונית שגויה.

אנחנו רואים בתמיכה בלקוחות מטרה בעדיפות עליונה, מתוך הבנה שבנושאים חשבונאיים חשוב במיוחד לקבל את התמיכה ברגע הנכון כדי להימנע מטעויות שיהיה מסובך לתקן.

התמיכה ורמת השירות מתחלקים לתפיסתנו לשני דברים מרכזיים: איכות וזמינות.

האיכות מתבססת על רמת המקצועיות של אנשי השירות, המענה לצרכים שלכם ותמיכה טכנית בעת הצורך. 

צוות השירות שלנו הוא צוות פנימי (ולא חיצוני) שמתמקצע במתן תמיכה למערכת EasyCount ולא על מגוון מערכות, מה שאולי תתקלו בו בחברות אחרות (שיש להן כמה מוצרים).

החלק השני הוא זמינות, בניגוד להרבה חברות בתחום, אנחנו לא חוסכים בשירות ולא מסתפקים במתן שירות בדואר-אלקטרוני בלבד, אלא מחזיקים צוות שירות שנותן מענה טלפוני במהלך שבוע העבודה.

מוזמנים ללחוץ כאן לקרוא מה לקוחות שלנו חושבים עלינו (חוות דעת על EasyCount).  

תכונות שאתם צריכים, לא תכונות שאתם (רק) צריכים לשלם עליהן

יש כמה מערכות בשוק המציעות סל תכונות מאוד רחב. לכאורה זה טוב כי כך תוכלו למצוא את התכונה הספציפית שאתם מחפשים.

אבל יש גם חסרון משמעותי, ככל שהמערכת מורכבת יותר היא תהיה מסובכת יותר לשימוש, ואתם תגלו שהממשק שלה מלא בתכונות שלעולם לא תשתמשו.

אנחנו פיתחנו את המערכת מתוך נקודת מבט אחרת, כזו שנבעה מתוך צורך שלנו, כבעלי עסקים בעצמנו שמבינים מה באמת חשוב לבעלי עסקים.

כיום, כיוון שיש לנו כבר כמות לקוחות גדולה, אנחנו כל הזמן מקבלים משובים ובקשות מלקוחות שמאפשרים לנו להסיק איזה תכונות הכי נדרשות במערכת, כדי להפוך אותה למערכת טובה אף יותר, ומעדיפים לא לפתח תכונות רק כדי 'שיהיה'.

הנה לדוגמה כמה תכונות חשובות שהוספנו למערכת בשנה האחרונה:
 

• הקמנו מודול דפי סליקה כדי שתוכלו למכור את המוצרים שלכם ברשת, באופן אוטומטי ע"י מתן קישור לתשלום עצמי ללקוח, כאשר המערכת מנפיקה לו חשבונית אוטומטית.
• הוספנו תמיכה במערכת סמוב (VIPlus) שמאפשרת לכם למכור מוצרים באינטרנט בעזרת חיבור המערכת שלהם (לדיוור במייל ושליחת מסרונים)  לאפשרויות הסליקה והחשבוניות שלנו.
• בעקבות בקשת לקוחות יצרנו מודול לניהול הוצאות עם מנגנון ייחודי לזיהוי חצי-אוטומטי של הוצאות דיגיטליות או מצולמות. 
• יצרנו אפליקציה להפקת קבלות וחשבוניות ובכלל לעבודה שוטפת עם המערכת הישר מהנייד.

כי סליקת אשראי היא מוצר צריכה בסיסי!

אנחנו מאמינים שכל עסק, גם עסק קטן וחדש זכאי לאפשרות לסלוק אשראי במחירים נוחים ובצורה קלה.

הבעיה היא שכמעט בכל המערכות בשוק, ברגע שתרצו לסלוק אשראי העלות החודשית שלכם תקפוץ משמעותית ל-50 ש"ח, 60 ש"ח ואפילו 80 ש"ח בחודש.

נשמע הרבה? תזכרו שזה עוד לפני שדיברנו על עמלות הסליקה עצמה. בחלק מהמערכות תצרכו לפתוח גם חשבון סולק בחברת האשראי ולהתחבר לחברת סליקה חיצונית מה שיוסיף לכם עוד עלויות ועוד סיבוכים.

אנחנו החלטנו שגם לעסקים חדשים וקטנים מגיעה אפשרות סליקת אשראי בלי עלויות גבוהות, לכן אנחנו מאפשרים לסלוק אשראי במסלול חודשי זול משמעותית.

תוכלו אפילו לסלוק אשראי ללא התחייבות (לא משלמים אם לא סולקים) וללא צורך בפתיחת מספר ספק בחברות האשראי ואפילו מבלי לשלם על מינימום עמלות סליקה חודשיות.

יותר מזה, אנחנו מאפשרים סל שירותים משלים לסליקת אשראי כגון: אפשרות תשלומים ללקוח, ניכיון תשלומים (קבלת כל הכסף בבת אחת גם כאשר מחלקים את העסקה לתשלומים) שמירת פרטי האשראי ואפילו חיובים קבועים.

בנושא סליקת אשראי חשוב לציין– במידה ושמעתם על אפליקציות או מערכות לסליקת אשראי זולות קחו בחשבון שיתכן מאוד שהן לא מאפשרת באופן מובנה להפיק חשבוניות, מה שידרוש ממכם בנוסף חיבור לעוד מערכת להוצאת חשבונית.

אנחנו, בשונה מכך,  מאפשרים לבצע סליקה כבר בחלון יצירת החשבונית, ולאחר ביצוע הסליקה כל פרטי העסקה נכנסים ישירות לחשבונית עצמה. 

מעבר לכך שהוצאת חשבונית ישר לאחר סליקה חוסכת לכם זמן, היא גם מונעת ממכם טעויות ברישום עסקאות (וחמור מכך אי-רישום בטעות), שעלולות לגרום בעיות בהנהלת החשבונות.

בעידן בו העולם מתקדם טכנולוגית במהירות ושליחת מייל מקצה אחד שלו לקצה השני אינו מרגש כבר אף אחד מאיתנו, השימוש בחשבוניות מנייר נראה אנכרוניסטי ומיושן, אפילו אם אתם עסק קטן.

החל משנת 2004 רשות המיסים מאשרת לבעלי עסקים שליחת חשבונית במייל.

החשבוניות ממוחשבות וחתומות דיגיטלית ואכן, בישראל של שנת 2021 חלה התפתחות משמעותית בתחום וכיום יש היצע גדול של תוכנות לשליחת חשבונית ירוקה דיגיטלית ברשת האינטרנט, כמעט כל התוכנות ידידותיות וקלות להפעלה, את חלקן אפשר לקבל גם בחינם (לפחות לתקופת התנסות)!

נתוני הסטטיסטיקה מלמדים כי בישראל יותר ויותר בעלי עסקים משתמשים בחשבוניות ממוחשבות. 

בכל שנה אחוז המשתמשים בחשבוניות הדיגיטליות עולה ואחוז המתנגדים יורד באופן משמעותי.

אם עדיין לא התקדמתם לחשבונית דיגיטלית, אחרי שתכירו את יתרונותיה לא תבינו איך הסתדרתם עד היום.

*****

מעוניינים להירשם ל- 30 ימי התנסות חינם ובלי התחייבות?

לחצו על הקישור הבא: כן, גם אני רוצה לשדרג את העסק! – מלאו פרטים, ותוך דקות אחדות תתקדמו אלף שנות אור.

***** 

מושגי בסיס בחשבוניות ממוחשבות

חשבונית – החוק מחייב כל עצמאי, מלבד עוסק פטור, להוציא חשבונית, הנקראת בשפה המקצועית חשבונית מס, בביצוע כל עסקה. 

החשבונית היא מסמך המתעד את פרטי העסקה, את המוצר או השירות שמכר בעל העסק ללקוח, את הכמות, את המחיר ועוד.

על החשבונית צריכים להופיע הפרטים הבאים: מספר סידורי, תאריך העסקה, פרטי העסק (כמו כתובת, מספר טלפון ומספר התיק במע"מ), תיאור המוצר, פרטי הלקוח ומחיר.

החשבונית גם משמשת כמסמך מוכר המשמש כהוכחה לביצוע העסקה בפני רשויות המיסים. המעקב אחרי החשבוניות שמנפיק בעל העסק מאפשר לרשויות המיסים לעקוב אחרי מחזור העסקאות של בית העסק והן מהוות בסיס לחישוב גובה שיעור המס שעל בעל העסק לשלם בהתאם למספר העסקאות שבוצעו בכל חודש. 

חשבונית דיגיטלית (או באנגלית Digital invoice) היא חשבונית חוקית לכל דבר ועניין, במקום לקבל חשבונית מודפסת על דף נייר מקבל הלקוח מסמך במייל או בוואטסאפ הנקרא גם חשבונית ממוחשבת, חשבונית אלקטרונית או חשבונית אונליין.

על החשבונית הדיגיטלית חלים כל ההוראות של ניהול ספרים בהתאם לתקנות שנקבעו בחשבוניות דיגיטליות ומסמכים חשובים – סעיף 18 להוראות ניהול ספרים. 

על החשבונית הממוחשבת לכלול את כל הפרטים המחייבים כמו בחשבונית מנייר, תאריך העסקה, פרטי הלקוח, פרטי העסק, מחיר העסקה, שיעור המע"מ ועוד.

ההבדל המהותי שבין חשבונית מנייר הנשלחת באמצעות הדואר לבין חשבונית במייל הוא החתימה האלקטרונית. 

בניגוד לחשבונית מנייר שבה יכול בעל העסק לחתום באופן פיזי עם עט, בחשבונית דיגיטלית מס הכנסה דורשים חתימה אלקטרונית.

חתימה אלקטרונית, או בשמה הנוסף חתימה דיגיטלית, היא קוד דיגיטלי ייחודי ומוצפן המזהה את בעל הקוד. 

את החתימה מצרפים לקבצים ממוחשבים כדי לאמת אותם ולשייך אותם לבעל החתימה הדיגיטלית וזהו גם העיקרון שעליו מבוססת החשבונית הממוחשבת. 

לחשבונית מצרפים את החתימה הדיגיטלית והיא יוצרת זיקה בין בעל העסק לבין החשבונית. 

חתימה דיגיטלית PDF נועלת את הקובץ הממוחשב ומבטיחה שלא יבוצעו בו שינויים או זיופים.

חתימה אלקטרונית מאושרת – החוק מבדיל בין שני סוגים של חתימות, חתימה אלקטרונית מאובטחת וחתימה אלקטרונית מאושרת. 

החתימה המאובטחת היא חתימה העומדת בתנאים המבטיחים קשר בין החתימה הספציפית לבין אדם מסוים. 

החתימה האלקטרונית המאושרת היא חתימה מאובטחת שגורם שלישי, הנקרא בשפה המקצועית "גורם מאשר", זיהה את מי שחתם על המסמך, הנפיק תעודה המעידה על הזיהוי וצירף אותה למסמך. 

גורם מאשר הוא הגורם הבא לתת מענה לבעיית ההתחזות. על הגורם המאשר לאמת את זהות האדם המעוניין בחתימה דיגיטלית ולהנפיק עבורו "תעודה אלקטרונית" הכוללת את פרטי בעל התעודה. 

כדי לקבל מעמד של "גורם מאשר", על המבקש לעמוד בתקנים המחמירים של החתימה האלקטרונית, להקפיד על עמידה בנהלים קפדניים ובקיום התקנות הרלוונטיות בהתאם להוראות של רשם הגורמים המאשרים במשרד המשפטים. (אל דאגה, אין צורך שתעמדו בתנאים אלו, אנחנו באיזיקאונט עושים זאת בשבילכם!)

מסמך מאושר – בהתאם לפקודת מס ההכנסה מסמך מאושר הוא מסמך שנוצר, נקלט ונשמר באמצעים ממוחשבים והוא חתום בחתימה אלקטרונית מאובטחת היוצרת שייכות בין בעל המסמך לבין בעל החתימה. 

החתימה האלקטרונית המאושרת והמאובטחת היא הגורם ההופך את המסמך למסמך בעל תוקף משפטי.

חשבונית דיגיטלית השוואה – מה אומר החוק?

בתי עסק רבים וביניהם גם כאלו המודעים ליתרונות של הפקת חשבוניות דיגיטליות, מהססים לעבור לשימוש בהן בשל החשש כי רשויות המס אינן מכירות בחשבוניות אלו כחשבונית לגיטימית וחוקית.

חשש זה מובן ומקובל, אך כדאי לכם להפנים כי כבר בשנת 2003 ערכו רשויות המס תיקונים בנושא חשבונית אלקטרונית מס הכנסה. 

מאז ועד היום, מבחינת החוק חשבוניות דיגיטליות נחשבות לחשבוניות חוקיות הקבילות (אפילו מועדפות) על רשויות המס.

החוק הישראלי מאפשר שליחה של חשבונית וקבלות באמצעות המייל כמסמך מאושר. הגדרת החשבונית כמסמך מאושר מבטיחה את אימות הזהות של מנפיק החשבונית ואת העובדה כי המסמך לא עבר שינויים לאחר שנחתם.

את החשבונית הדיגיטלית אפשר לשלוח רק ללקוחות שאישרו בכתב או באמצעים דיגיטליים כי הם מאשרים את קבלת המסמכים הממוחשבים. מומלץ לשמור על האישור, אך חשוב לדעת כי מקבל החשבונית רשאי לבטל את הסכמתו לקבלת מסמכים ממוחשבים.

כל המסמכים הממוחשבים, ובכלל זה גם החשבונית, צריכים להיות חתומים דיגיטלית ועליהם יש לציין את המילים: "מסמך ממוחשב". על המסמך צריך להיות מצוין שם החותם ואם מדובר בחברה, יש לציין את שם החברה.

כאשר המסמך הממוחשב הוא מסוג מסמך מאובטח, מסמך הנמוך במעמדו החוקי ממסמך מאושר, התקבול עבור העסקה יכול להתקבל רק באמצעי תשלום שאפשר לעקוב אחריהם כמו כרטיס אשראי, שיק למוטב בלבד או העברה בנקאית מחשבון הבנק של הלקוח לחשבון הבנק של בעל העסק. רק כאשר המסמך יהיה מסמך מסוג מסמך מאושר אפשר יהיה לשלם עבור העסקה במזומן. 

לעשות סדר ולשפר את המכירות 

כשמדברים על שנת כספים, באופן טבעי חושבים על הכנסות בעסק.

תחילת השנה העסקית היא גם הזדמנות לבדוק את החלק שמסייע בסגירת העסקאות ויצירת ההכנסות בעסק, הידוע בפרהסיה בכינויו… "מכירות".

וכשאנחנו אומרים מכירות אנחנו מדברים על הפעולות הנעשות בעסק מהרגע שלקוח פוטנציאלי פונה אלינו ועד סגירת (או אי-סגירת) העסקה הרצויה.  

בתחילת כל שנה יהיו בידינו הנתונים על השנה שחלפה בעסק ונדע מה היו התוצאות ביחס לציפיות והתכנונים שלנו. 

יכול להיות שהמכירות היו טובות מהצפוי, פחות טובות מהצפוי או בדומה למה שציפינו.

במידה והמכירות היו טובות מהצפוי, יש לכם הזדמנות לקבוע רף חדש למכירות השנתיות הבאות. כדאי כמובן בהזדמנות זו לנתח מה עבד טוב והוביל לגידול במכירות כדי לדעת לעשות אותו יותר.

במידה והמכירות היו פחות טובות מהצפוי, זה הזמן לבדוק מה בעצם לא עבד טוב בתהליך המכירה.

יכול להיות שלא היו מספיק פניות (לידים) ואז יש אולי צורך לשפר את תהליך השיווק (שנדבר עליו עוד מעט) כדי לייצר יותר פניות.

סיבה אחרת יכולה להיות שתהליך המכירה עצמו לא עובד נכון, למשל ההצעה שאתם נותנים ללקוח לא מספיק אטרקטיבית או ברורה.  

אפשרות אחרת היא לבדוק האם צריך לדייק את תהליך המכירה. לדוגמה, לבדוק האם חוזרים מספיק מהר ללקוחות ומבצעים מעקב על השיחות איתם.

זיהוי והערכות לתנודתיות במכירות

יש סיכוי טוב שבזמן שתבחנו את התפלגות המכירות בצורה שנתית תשימו לב גם לתנודתיות – בחודשים מסוימים היו לכם שיאים במכירות בעוד חודשים אחרים תזהו שהמכירות היו משמעותית נמוכות יותר (למשל בקיץ).

זה אומר שני דברים, קודם כל שאתם יודעים למה לצפות, וכך להכין את עצמכם מבחינת תזרים המזומנים לחודשים שההכנסות נמוכות יותר.

דבר שני, זה עוזר לכם להיערך אקטיבית לתקופות מקבילות בשנת העסקים החדשה, בה תוכלו להתכונן מראש לחודשים חלשים יותר ולהתאים את מאמצי השיווק והמכירות כך שתוכלו לשפר את כמות סגירת העסקאות באותן תקופות, למשל על-ידי מבצעים מיוחדים.

לדוגמא: "כל החולצות הסגלגלות עם הכפתורים הירוקים ב-30% הנחה רק ביולי הזה!" 

אופציה אחרת, שנשמעת מעט עצלנית אך בהחלט נפוצה בחלק מהעסקים, היא להתאים את החופשה בעסק לתקופות שהן גם ככה חלשות.

תחשבו על זה כך, אם הלקוחות שלכם נופשים להם במלונות הכל כלול ביוון, למה אתם צריכים לשבת במשרד ולקבל בעיקר טלפונים מיותרים עם הצעות לביטוח תאונות אישיות?

תכנון וטיפול בשיווק

אם במכירות אנחנו עוסקים בתהליך הסופי של הסגירה מול הלקוח, בשיווק אנחנו מתייחסים לכל הפעולות שאנחנו עושים בדרך על מנת להביא את הלקוח למעמד שבו אנחנו יכולים למכור לו.

שנה חדשה בעסק מאוד חשובה לבחינה של השיווק מכמה סיבות:

קודם כל, בדומה למכירות זה זמן טוב להבין מה עבד יותר או פחות במהלך השנה.   

למשל האם הפרסום בפייסבוק הביא תוצאות טובות או דווקא הקידום האורגני של האתר הביא לתנועה משמעותית יותר?

אם ערוץ שיווקי מסוים עובד בצורה טובה, חשוב כמובן לשמר ואפילו לחזק אותו. מצד שני זה לאו דווקא אומר שצריך לדבוק רק בו, אלא גם לבדוק דרכים אחרות לשפר את התוצאות בערוצים אחרים.

למעט פעולות מעשיות שנרצה לתכנן (ונדבר עליהן עוד רגע), חשוב לוודא שאנחנו ממוקדים בקהל שלנו ואנחנו יודעים באופן עדכני: מי הם הלקוחות, איך מגיעים אליהם, וכמה כל לקוח כזה שווה לנו.

בנוסף, בגלל שאנחנו לא פועלים בחלל ריק (אלא אם העסק שלכם הוא תחנת החלל הבינלאומית), חשוב להבין מי המתחרים שלנו בשוק, על מנת שנדע להבין מה היתרונות שלנו ואיזה מענה אנחנו נותנים למה שהם מציעים. 

תוכנית שיווק שנתית

אם יש משהו שממש מתאים לתחילת השנה בעסק, זה בניית תוכנית שיווק שנתית.

למי מאיתנו שלא רגיל לעשות תוכניות שנתיות, הביטוי "תוכנית שיווק שנתית" עצמו עלול להישמע ביטוי לא ברור עד מאיים קלות.

אז בואו ננשום לרגע… ועכשיו נפשט את זה. מה שאנחנו רוצים להשיג בתוכנית שיווקית זה בעצם את האופציה להסתכל בצורה חודשית (או רבעונית) על הפעולות שאנחנו מתכננים לעשות על מנת לקדם את השיווק בעסק. 

זה הזמן לקבוע יעדים, כגון כמה פניות מלקוחות (לידים) נרצה לקבל ולכמה עסקאות נרצה שהן יובילו.

התוכנית מתייחסת גם לפעולות שאנחנו רוצים לעשות כדי להגיע ליעדים שלנו: כמה מאמרים אנחנו רוצים שיעלו במהלך השנה לאתר? כמה פוסטים אנחנו מתכננים להעלות בכל חודש?

נרצה כמובן גם להתייחס לתקציבים, זה הזמן לחשוב מה המשאבים שאנחנו רוצים להקדיש לשיווק בעסק. 

נשאל את עצמנו:  מה התקציב שלנו? איך אנחנו רוצים לחלק אותו? כמה להקציב לכל ערוץ שיווקי?

פיתוח והתאמה של מוצרים ושירותים לקהל הלקוחות

דיברנו קודם על בחינת השיווק והמכירה בעסק ותכנון לשנה החדשה.

אבל למעשה שיווק טוב ויכולת מכירה טובה לא מספיקים כאשר המוצר או השירות שאתם משווקים לא תואם את מה שהלקוחות שלכם מעוניינים בו.

מצב שכזה יכול מראש להקשות על השיווק והמכירה גם אם המוצר שלכם בפני עצמו טוב וגם אם אתם יודעים להגיע למספיק לקוחות פוטנציאלים.

כדי להבין את זה טוב יותר, ניתן לזה דוגמה: נניח שאתם עוסקים בגינון, ובין השאר יש לכם שירות של שתילת צמחים טרופיים והתאמה שלהם לאדמה והאקלים הישראלי, שמתבסס על הידע הייחודי שלכם בתחום.

רק מה, יש עניין קטן – הלקוחות העיקריים שלכם כרגע הם בכלל ועדים של בנייני מגורים שלא מעוניינים בצמחים שידרשו השקעה וטיפול מיוחד, אלא רוצים בעיקר שיחים, דשא וקצת פרחים עמידים.

לא משנה כמה תנסו לשווק ולמכור את השתילים הייחודים, הם עדיין לא יהיו רלוונטים להם ולכן יהיה קשה למכור אותם ("עזוב אותך טרופי שמטרופי, שים לנו שיח פשוט ליד האינטרקום").

לכן תצטרכו להחליט האם אתם עושים שינוי במוצר שאתם מציעים ללקוחות העיקריים שלכם או לחלופין מוצאים קהל נישה שאותם שתילים יכולים להתאים לו.

הדוגמה הזאת רלוונטית לכל סוג עסק, שלמעשה, צריך לעשות עם עצמו חושבים בכל שנה בדבר ההתאמה בין המוצרים שלו לקהל שהוא משרת. 

בנוסף אפשר גם לעשות התאמות ופיתוח מוצרים חדשים כדי להגדיל את ההכנסה בעסק.

אם נחזור לדוגמת הגינון, יכול להיות שפיתוח גינות חסכוניות במים עם צמחים עמידים יכול לעניין את אותם קהל בנייני מגורים שהזכרנו מקודם.

ועכשיו במקום רק לתחזק גינות קיימות תוכלו להציע הקמה או שדרוג של גינות קיימות, והנה לכם שירות חדש שיכול להוסיף הכנסה בעסק.

להקשיב ללקוחות

אם יש משהו שכל עסק יכול להרוויח ממנו בכל זמן במהלך השנה, ובמיוחד בהתכוננות לשנה החדשה הוא משובים מלקוחות.

הסיבה לכך נובעת מעצם העבודה שכבעלי עסק קשה לנו לראות את התמונה כולה כיוון שאנו מעורבים ונקודת המבט שלנו לא באמת אובייקטיבית.

לכן אין תחליף לנקודת המבט של הלקוחות כדי להבין טוב יותר מה מהדברים שאנחנו עושים הם אוהבים, ומה מהם פחות, במידה כמובן ויש כאלו.

כדי להבין את זה אפשר לדבר ישירות עם כמה וכמה לקוחות, כדי לקבל מגוון דעות ולראות האם יש נושאים חיוביים או שליליים שחוזרים על עצמם.

משובים מלקוחות הם חשובים מאוד מהמשימות שהצגנו בסעיף הקודם, בהבנה של הצרכים של הלקוחות שלכם לפני שאתם מוכרים להם.

תחילת שנת העסקים היא זמן מצוין לדבר עם הלקוחות שלנו, במיוחד עם אלה שהיו איתנו במהלך השנה הקודמת. 

איך עושים את זה? אפשר לקבל משובים בכמה דרכים. 

הדרך הכי פשוטה היא לדבר ישירות עם הלקוחות שלכם בדרך הרגילה שאתם מתקשרים איתם. למשל אם יש לכם חנות אתם יכולים לדבר איתם לאחר סיום הקנייה.

אם יש לכם לקוחות קבועים מרחוק, אתם יכולים לקבוע איתם שיחה טלפונית.

ואם יש לכם דווקא חנות אינטרנטית שבה קונים גולשים, אתם יכולים ליצור טופס משוב קצר ולצרף אותו במייל או בסוף תהליך הקנייה.

לפטר ולשמר לקוחות 

אם קודם דיברנו על איך אנחנו יכולים להיעזר בעסק על-ידי כך שאנחנו מבינים טוב יותר את הלקוחות והקהל שלנו, יש עוד צד לעבודה עם לקוחות והוא נוגע לאיך אנחנו מרגישים איתם (ולא הם איתנו).

לכל עסק יש הרי לקוחות טובים יותר וטובים פחות. בחלוקה גסה אפשר למיין אותם לשלושה סוגי לקוחות:

לקוחות אידיאליים – כאלו שנהנים לקנות שירותים וסומכים עלינו בעיניים עצומות. תהליך העבודה איתם הוא קל ונעים. גם התשלום מגיע בזמן. 
לקוחות ממוצעים – לקוחות שבסה"כ רוב העבודה איתם עוברת בקלות ואם יש בעיות בעבודה איתם הן פחות תכופות.
לקוחות בעייתים – לקוחות שדורשים הרבה תשומת לב וגוזלים מאיתנו הרבה אנרגיות. אם משום בעיות תשלום, צורך במתן שירות נרחב וכו'.

תחילת כל שנה היא עוד הזדמנות לבדוק את הלקוחות שלנו. אילו מהם הגדילו לנו הכי הרבה את הכנסות? איזה מהם גזלו מאיתנו הכי הרבה משאבים פנימיים?

אחרי שמזהים אותם, כדאי לשקול להיפרד מהלקוחות (מה שנקרא "לפטר אותם") שגוזלים הרבה מהזמן והאנרגיה שלנו ביחס להכנסות שאנחנו מקבלים מהם, או במילים אחרות – העבודה איתם לא ממש משתלמת (וכתבנו על זה אפילו מאמר).

במקביל כדאי לזהות את המאפיינים של הלקוחות הטובים ביותר שלנו, ככה שנדע לזהות אותם כדי לגייס לקוחות נוספים דומים.

את אותם לקוחות טובים שזיהינו נרצה להמשיך לשמר ולטפח, כדי שימשיכו להישאר איתנו בשנה הקרובה ואף מעבר לכך.

לעבור להנהלת חשבונות דיגיטלית

כן תנו לנו לגלות לכם, גם בתחילת 2021 רוב העסקים בישראל עדיין מפיקים מסמכים חשבונאיים בצורה הישנה.

זוכרים את דוד משה שהיתה לו פרה? אז היה לו גם פנקס חשבוניות מנייר. רק שהדוד משה כבר יצא לפנסיה אבל עדיין הרבה עסקים תקועים אי שם בעבר.

בתור חברה שמציעה שירותי חשבונית וסליקת אשראי, אתם לא תתפלאו שיש לנו הרבה מאמרים בנושא, המתארים את יתרונות החשבוניות הדיגיטליות.

אז לא נעבור על כל היתרונות, אבל כן נרצה להזכיר כמה דברים חשובים בקצרה גם אם טרם הצטרפתם עדיין למערכת שלנו (כאן אגב רק כי אתם סקרנים):

• די לאקסלים – תוכלו בכמה לחיצות כפתור לראות כמה הכנסות יש לכם בעסק בתקופה שתבחרו. תוכלו ליצור דיווחים בקלות לרואה החשבון שלכם. 
• נפרדים מדואר ישראל – תוכלו לשלוח קבלות מרחוק ולחסוך הרבה זמן על שליחת קבלות בדואר ללקוחות מרוחקים. 
• לגבות כסף בקלות – תוכלו לגבות כספים במהירות בעזרת סליקת אשראי כבר מתוך ממשק יצירת החשבונית. 
• תנו ללקוחות לשלם בעצמם – בעזרת דפי תשלום תקבלו תשלום באינטרנט מלקוחות שישלמו על המוצרים שלכם, אפילו ללא צורך באתר אינטרנט.

אנחנו מעריכים שבסופו של דבר בתוך מספר שנים כמעט כל העסקים יעשו שימוש במערכות חשבוניות וסליקה דיגיטליות, אז למה לחכות? הגיע הזמן לעשות את השינוי כבר השנה.. 

תחילת השנה החשבונאית היא הזמן האידיאלי לעשות את המעבר הזה, כדי שתוכלו לרכז את כל המסמכים החשבונאיים הקשורים לשנה הנוכחית כבר במערכת אחת.

אז ממה תתחילו?

במאמר ראינו את ההזדמנות שתחילת שנה עסקית יכולה להוות עבור העסק שלכם. היא מאפשרת לכם לעשות שינויים והתאמות בעסק כדי לשפר את ההתנהלות בעסק בשנה שמתחילה.

במאמר הזכרנו מגוון צדדים בעסק שיכולים לקבל התייחסות בתחילת השנה, דיברנו על שיווק, מכירות, פיתוח מוצרים, פיטור ושימור לקוחות והתנהלות חשבונאית.

בחינה של כל הנושאים האלו יכולה לכאורה לקחת הרבה זמן, אבל למעשה יש מצב שהיא תיקח הרבה פחות ממה שאתם מדמיינים.

זה נכון במיוחד אם יש לכם עסק קטן, סביר להניח שאת רוב הפרטים הקשורים להתנהלות העסקית אתם כבר מכירים או לפחות הם נגישים לכם די בקלות.

שיהיה הרבה בהצלחה מאיתנו 

הוצאת חשבונית עסקה כדרישת תשלום

חשבונית עסקה היא מסמך שבאמצעותו מתבצעת דרישת תשלום על מכירה או מתן שירות. חשבונית זו, הידועה גם בשמה הנוסף "חשבונית פרופורמה" היא דרישת תשלום שכל בעל עסק נדרש להוציא ללקוחותיו על כל מכירה, עסקה או מתן שירות.

בשנתיים האחרונות, מאז יצא תיקון לחוק האוסר על דרישת חשבונית או קבלה לפני שהתקבל התשלום מהלקוח או הספק, עלתה חשיבותה של חשבונית העסקה, שהפכה למעשה לדרך היחידה, הנכונה והחוקית לדרוש תשלום, כך שהעוסק לא יצטרך לשלם מס לפני שקיבל את הכסף.

על אף כי הדרישה להנפיק חשבונית עסקה מעוגנת בחוק, מס הכנסה אינו מנהל מעקב אחר הוצאתה, בעיקר מכיוון שאין למסמך כזה השלכות מבחינת מיסוי.

יחד עם זאת ולמרות שהוא אינו מהווה מסמך למטרות של ניהול פנקסי חשבונות, רצוי להקפיד על הוצאת חשבונית עסקה כנדרש כדי לשמור על סדר וארגון ועל מנת לעקוב אחר ההתנהלות הכספית בבית העסק.

חשבונית עסקה צריכה לכלול פרטים כמו: שם העסק, מספר ת.ז או מספר ח.פ, תאריך הנפקת המסמך, שם הלקוח וכתובתו, הסכום לתשלום ופרטים חשובים נוספים על העסקה שבוצעה בין מקבל ונותן השירות.

למעשה, הפרטים שאמורים להופיע על חשבונית עסקה דומים לפרטים שצריכים להיות מצויינים על גבי חשבונית המס, אם כי חשוב להבחין בין שתיהן, היות שמדובר בשני מסמכים נפרדים ושונים זה מזה, כאשר בגין הראשון לא מחשבים תשלומי מס ואילו האחרון מחייב מבחינת מע"מ. 

מה ההבדל בין חשבון עסקה לחשבונית מס?

בניגוד לחשבונית המס, חשבונית עסקה אינה משמשת לרישום של פעולות חשבונאיות, היות והיא מייצגת כסף שעדיין לא התקבל, אך מהווה את יריית הפתיחה לתהליך קבלת התשלום.

מסמך זה אינו מחייב תשלום מיסים עבורו ואינו מאפשר לצד המקבל להזדכות מול מס הכנסה בגינו.

חשבון עסקה זהו תיעוד בין הלקוח לבין בעל העסק שמהווה אסמכתא לאישור העסקה שבוצעה.

ישנם מצבים בהם הלקוחות דורשים מסמך המהווה אסמכתא לאישור העסקה לפני ביצוע התשלום. חשבונית עסקה מהווה אלטרנטיבה לעסק להפקת חשבונית מס ללא ביצוע תשלום לפני קיום העסקה.

את חשבונית המס או הקבלה העסק יפיק במועד מאוחר יותר בהתאם לחובת העסק מול הרשויות.

לעומת זאת, חשבונית מס משמשת גם היא לתיעוד עסקה בין שני צדדים אך בשונה מחשבון עסקה נחשבת למסמך לצורך ניהול פנקסי חשבונות, מחייבת את העסק להעביר למדינה כחוק מע"מ ומקדמות על חשבון מס הכנסה ומאפשרת למקבל חשבונית המס להזדכות מול מס הכנסה.

האם גם עוסק פטור וגם עוסק מורשה מחוייבים להנפיק חשבונית עסקה?

גם מי שמוגדר כעוסק פטור וגם מי שמוגדר כעוסק מורשה מחוייב להוציא חשבונית עסקה, מאחר שהנפקתה היא חלק בלתי נפרד מתהליך התיעוד של הפעילות העסקית, המחייב רישום של כל הפעולות הכלכליות שבוצעו במסגרת התנהלותו השוטפת של העסק, יהיו סך הכנסותיו השנתיות ככל שיהיו.

עוסק פטור ועוסק מורשה כאחד, מחוייבים להנפיק חשבונית עסקה בזמן ביצוע העסקה, אך בעוד הראשון צריך בעת התשלום להוציא קבלה, האחרון נדרש להנפיק חשבונית מס קבלה (תוך שבעה ימים ממתן השירות או 14 יום מיום ביצוע המכירה).

מהו המועד שבו מוציאים חשבוניות עסקה?

המועד להנפקתן של חשבוניות עסקה בגין עסקה שהתבצעה משתנה בהתאם לסוג העסק, לסוג העסקה (אספקת שירותים או מכירת מוצרים) וההיקף הכולל של העסקאות של העסק. 

באופן עקרוני המועד האחרון זהה למועד האחרון של הנפקת חשבונית מס וכאמור ניתן לשלב את שני המסמכים לכדי מסמך אחד ולהנפיק חשבונית מס שמעידה גם על קיום העסקה וגם על קבלת התמורה עבור הסחורה.

בעסקאות שבהן ניתנה תמורה עבור מתן שירות מסוים, המועד האחרון להפקתן של חשבוניות עסקה הוא 14 ימים מהמועד שבו התקבל התשלום מהלקוח, בלי קשר למועד מתן השירות.

גם בעסקים הקטנים, כלומר אלה שמחזור העסקאות הכולל שלהם אינו גדול, ניתן להפיק חשבוניות עסקה עד 14 ימים מיום קבלת התשלום מהלקוח.

בעסקאות שבהן מעורבת סחורה וכאשר מדובר בעסקים גדולים, המועד האחרון להפקתה של חשבונית העסקה הוא 14 יום מהמועד שבו נמסרה הסחורה, וזאת בלי קשר למועד התשלום עצמו. 

כאמור ניתן להפריד ולספק חשבונית עסקה לאחר מסירת הסחורה ואת הפקת חשבונית המס לדחות לאחר קבלת התשלום.

מי רשאי להוציא חשבונית עסקה באנגלית?

עסקים שיש להם לקוחות בחו"ל רשאים להוציא את חשבונית העסקה באנגלית, בין אם בעזרת פנקס חשבוניות ובין אם בעזרת תוכנת הפקת חשבוניות אונליין. 

יחד עם זאת הוראות מס הכנסה מחייבות ניהול ספרים בעברית או בערבית בלבד ועל כן יש לוודא שהמקור של חשבונית המס או הקבלה הוא באחת מהשפות האלה. 

הסכום לתשלום יופיע הן במטבע שבו בוצעה העסקה והן בשקלים, בהתאם לשער החליפין במועד הרלוונטי.

כיצד מוציאים חשבונית עסקה?

חשבונית עסקה היא מסמך שניתן להפיק באופן עצמאי. כמובן, שרצוי להשתמש במסמך עליו מוטבע הלוגו של בית העסק וכדאי לבדוק היטב שצויינו על גביו כל הפרטים הרלוונטיים לעסקה.

חשוב לציין כי בעשור האחרון ומאז הותרו לשימוש החשבוניות המקוונות, עוד ועוד עצמאים מאמצים את חשבוניות העסקה האלקטרוניות, המונפקות באמצעות תוכנה ממוחשבת, זאת בשל היתרונות הרבים הטמונים בהן, בראשן הקלות שבה ניתן לשמור על סדר בתיעוד הפעילות העסקית ולנהל מעקב בצורה פשוטה וידידותית.

אז מה היה לנו?

הנפקת חשבונית עסקה מחייבת עוסקים פטורים ועוסקים מורשים כאחד. 

באמצעות הוצאתה אנו דורשים תשלום עבור כל עסקה המתבצעת במסגרת הפעילות של העסק. 

הקפדה על הנפקה של מסמך כזה באופן שוטף תתרום להתנהלות פיננסית נכונה ומסודרת יותר, שבתורה כמובן תשפיע לחיוב על כלל ההתנהלות העסקית.

לבסוף, אם אתם רוצים לשדרג עוד יותר את ההתנהלות החשבונאית של העסק שלכם, עברו להנפקת חשבוניות עסקה באינטרנט ותחסכו מעצמכם את כל ההליך המסורבל של הנפקת חשבונית עסקה המבוסס על נייר ושליחתו בדואר ללקוח.

בהצלחה