חשבונית מס היא תיעוד של תשלום המבוצע במסגרת ביצוע עסקאות בין בעל עסק או נותן שירות לבין הלקוח. החשבונית היא דרישת תשלום המפרטת את המחיר של המוצר או השירות שסיפק בעל העסק ללקוח במהלך עסקה אחת או במספר עסקאות.
חשבוניות מס נועדו כדי לאפשר שקיפות והתחשבנות בין בעלי העסקים לבין שלטונות מס ההכנסה הגובים מיסים מההכנסות של העסקאות שבוצעו בין הלקוח ובין בעל העסק או נותן השירות והן מהוות בסיס לדו"חות של בית העסק כמו דוחות מע"מ, מקדמות מס ועוד.
9 כללים לכתיבת חשבונית מס תקינה:
חשבונית מס תקינה חייבת לכלול את הפרטים הבאים:
- פרטים מלאים של כותב החשבונית כמו כתובת העסק, מספר הטלפון של בית העסק מוספר עוסק מורשה במס ערך מוסף.
- כל חשבונית חייבת להציג את המספר הסידורי של החשבונית.
- התאריך שבו בוצעה העסקה או גם תאריך הפקת החשבונית כמו שמקובל בחשבוניות ממוחשבות.
- פרטים מלאים של הקונה או של מקבל השירות.
- תיאור השירות שניתן או תיאור המוצר שנמכר.
- סכום העסקה בשקלים, כולל מע"מ. ברוב החשבוניות הסכומים מפורטים בשלוש צורות, הסכום ללא מע"מ, סכום המע"מ והסכום הכללי, כולל המע"מ, לתשלום. אך אם, בחשבונית מס לדוגמא, מופיע רק סכום אחד, הוא יהיה הסכום הסופי ללא מע"מ.
- חתימה של מוציא החשבונית או בא כוחו, אפשר גם חתימה אלקטרונית.
- לעתים, לא חובה, יפורטו בחשבונית גם תנאי התשלום או התניית בעלות המציינת על החשבונית כי הסחורה תישאר בבעלות המוכר כל עוד התמורה עבורה לא שולמה במלואה.
- כאשר שולחים העתק של החשבונית, חשוב לציין כי הוא זהה למקור.
מנהלים הנהלת חשבונות? כל המושגים שכדאי לדעת:
חשבונית – היא מסמך המעיד על ביצוע עסקה.
קבלה – הפעולה הראשונה והמיידית בעת קבלת תקבול היא הוצאת קבלה. רשויות המס דורשות מבעל העסק להוציא את הקבלה מיד עם קבלת התמורה או ברגע שנודע לך עליה.
חשבונית עסקה – מסמך הכולל את הפרטים המכילים חשבונית מס אך אינו מוכר לצרכי התחשבנות עם המע"מ. מקובלת אצל בעלי מקצועות חופשיים המנפיקים את חשבונית המס רק בעת פירעון הצ'ק או בעת קבלת המזומן. זוהי מעין תעודת חיוב המורה ללקוח לשלם את התמורה עבור השירות שהוא קיבל. חשבונית עסקה מקובלת גם אצל עוסק פטור שאינו יכול להוציא חשבונית.
תעודת זיכוי ניתנת לקונה כאשר הוא מחזיר את המוצרים שקנה, את כל המוצרים או רק חלק מהם. במקביל להוצאת התעודה מקבל הקונה החזר כספי או תעודת זיכוי שבה יוכל להשתמש בקנייה הבאה.
תעודת חיוב זהה מבחינת הרעיון לחשבונית והיא מייצגת חיוב של הקונה תמורת המוצר או השירות שקיבל. תעודת חיוב ניתנת, למשל, עבור חיוב ריבית בשל תשלום מאוחר או הפרשי מחיר בין החשבונית שהוצאה לבין המחיר העכשווי.
חשבונית עצמית היא חשבונית שהקונה מוציא לעצמו. חשבונית עצמית מונפקת במקרים שבהם המוכר או נותן השירות אינו יכול להוציא אותן מסיבות שונות והיא מהווה אסמכתא של הקונה עבור קבלת השירות או הסחורה. חשבונית עצמית מקובלת גם עבור שכר דירקטורים המשולם על ידי הנהלת החברה עבור השתתפות בישיבות הדירקטוריון.
חשבונית ידנית היא (עדיין) אחת החשבוניות הנפוצות בין בעלי עסקים קטנים ובינוניים. בבתי הדפוס מדפיסים פנקסי קבלות עם מספר קבוע של חשבוניות שאותן ממלא בעל העסק באופן ידני. כל החשבוניות ממוספרות בסדר רץ והן מופיעות כמקור עם שני העתקים.
חשבונית ממוחשבת או חשבונית אלקטרונית הן חשבוניות מס שהוכנסו לשימוש עקב ההתרחבות במסחר האלקטרוני. הן מאפשרות הפקת חשבונית מס חינם באמצעות רשת האינטרנט. חשבונית זו מייתרת את הצורך בעלויות של הדפסת חשבונית מס קבלה, דיו, ניירת, עטים, כאב ראש ואת עלויות המשלוח של החשבוניות.
בשנת 2003 נחקקו תקנות מס הכנסה המאפשרות ביצוע של הפקת חשבוניות מס אלקטרוניות ברשת האינטרנט. כדי לעמוד בתקנות המס, המסמך הממוחשב צריך לעמוד בשלושה תנאים:
- עליו להיווצר, להישלח, להיקלט ולהישמר באמצעים ממוחשבים.
- עליו להיות חתום בחתימה אלקטרונית מאושרת או בחתימה אלקטרונית מאובטחת.
- יש לציין על גבי המסמך בצורה בולטת לעין את המילים: מסמך ממוחשב.
חשבונית קופה רושמת זוהי חשבונית נפוצה ברשתות שיווק או בעסקים קטנים המפיקים חשבונית באמצעות קופה רושמת. על החשבונית יש לציין את פרטי העסקה, אך לא נדרש פירוט מדויק כמו בחשבונית מהסוגים האחרים. כדאי לדעת כי שלטונות המס לא תמיד מסתפקים בחשבונית המופקת באמצעות הקופה הרושמת, ולכן בנוסף לחשבונית זו מוציאים בעלי העסקים חשבונית נוספת, חשבונית ידנית מפורטת יותר הכוללת גם את ציון המקור לחשבונית בקופה.
תעודת משלוח מקובלת בין בעלי עסקים המעבירים סחורה ממקום למקום. בתעודת המשלוח יש לכתוב את סוג הסחורה המועברת, את הכמות ואת השעה שבה יצאה הסחורה מבית העסק. בעת מסירת הסחורה יש להחתים את המקבל על תעודת המשלוח. חשוב לדעת כי תעודת המשלוח אינה מייתרת את הצורך בהוצאת חשבונית מס קבלה.
כל החשבוניות, מלבד חשבונית הקופה הרושמת חייבות לכלול את כל הפרטים כמו חשבונית מס כדי לעמוד בדרישות החוק.
עוסק מורשה, עוסק פטור – שבעה דברים ועוד אחד שעליכם לדעת:
- רק מי שרשום כעוסק מורשה רשאי להוציא חשבונית מס קבלה. על סכום המוצר או השירות מוסיף העוסק המורשה את סכום המע"מ. משמעות החשבונית היא שהקונה שילם את סכום המע"מ הנדרש עבור העסקה או השירות והוא רשאי לדרוש מרשויות המס את המע"מ בהתאם לניהול הספרים שלו והתחשבנות בינו לבין רשויות המע"מ. ללא הצגת החשבונית בפני רשויות המע"מ, לא יוכל הקונה או מקבל השירות לדרוש החזר מע"מ.
- חשבונית מס הוראות ניהול ספרים מחייבת את נותן החשבונית לרשום חשבונית בשני העתקים, המקור ניתן ללקוח והעתק מתויק ונשמר במסמכי הנהלת החשבונות של החברה.
- העוסקים במכירת סחורה חייבים להנפיק את החשבונית מיד בסיום העסקה. אם הוציא המוכר תעודת משלוח הוא יכול להנפיק את החשבונית בתוך ארבעה עשר יום מעת ביצוע העסקה.
- על העוסקים במתן שירות המוגדרים כבעלי מקצוע חופשי: רופאים, פסיכולוגים, עורכי דין ועוד, להוציא חשבונית בתוך שבעה ימים ממועד קבלת התמורה. אם אינכם מוגדרים כבעלי מקצוע חופשי, אך עוסקים במתן שירות, יש להוציא חשבונית בתוך ארבעה עשר יום גם אם עדיין לא קיבלתם את התמורה.
- עוסק פטור אינו רשאי להוציא חשבונית מס רגילה, אלא חשבונית מס עוסק פטור. חשוב לציין כי עוסק פטור אינו גובה מע"מ והמחיר הסופי של המוצר או השירות אינו כולל מע"מ.
- כאשר התבצעה עסקת תשלומים, אפשר להנפיק את החשבונית רק על התשלום שהתקבל ולא על כל העסקה.
- לקונה אין זכות לדרוש חשבונית לפני שהוא שילם עבור השירות.
- כאשר מבצעים עסקאות במטבע זר אפשר להנפיק חשבונית מס באנגלית או בכל שפה, אך לפי הוראות החוק החיוב הסופי חייב להיות נקוב בשקלים.
לסיכום, כל בעל עסק חייב לנהל את ספרי החשבונות בהתאם לתקנות מס ההכנסה. חשבונית מס היא הבסיס להתנהלות בין הלקוח לבין שלטונות מס ההכנסה. אי מילוי ההוראות באופן מדויק עלול להביא לפסילת ספרי החשבונות ולהטלת קנסות על בעלי העסקים ועל נותני השירותים.
