למרות שבדורות האחרונים, תרבות הבידור והפנאי הפכה להיות מן המרכזיות בחיי היום יום, האדם המודרני עדיין מתקשה מאוד למצוא כיצד לנהל את הזמן שלו נכון בין העבודה והמשפחה, שלא לדבר על תחביבים או מפגשים חברתיים.
גם מי שלא עובד בהייטק, לפעמים מוצא את עצמו עובד ביותר ממשרה אחת כדי לפרנס את עצמו או נאלץ לעבוד שבעה ימים בשבוע. כמו כן, נושא ניהול הזמן הינו קריטי לעובד עצמאי – שכן ניהול זמן כושל יכול לעכב תהליכים משמעותית ולהקשות על העסק להתקדם ולצמוח.
אז איך בדיוק מנהלים את הזמן נכון בלי להשתגע? הנה כמה טיפים שימושיים:
להפסיק לקפוץ בין מיילים ומסמכים
שורת הנושא או הכותרת של מסכמים ומיילים שאנחנו מקבלים אמורה לעזור לנו להחליט האם לטפל בו עכשיו או אחר כך. הבעיה היא שחלק גדול מאתנו מחליטים לפתוח כל דבר חדש שנכנס, קוראים כמה שורות וממשיכים הלאה. אחר כך אנחנו נאלצים לקרוא את אותו הטקסט שוב כדי להבין איפה הפסקנו. אם היינו מחליטים מראש במה להתעסק עכשיו ובמה אחר כך, היינו חוסכים זמן יקר.
באופן דומה, נסו לסגור טאבים שמסיחים את דעתכם, לא תאמינו כמה זה עוזר… בראש ובראשונה להיגמל מחלוטין מדברים שמסיחים את הדעת באופן שוטף: פייסבוק, וואטסאפ, וכן אפילו את המייל שלכם. חשוב להפריד בין זמן עבודה לזמן לכל השאר: כאשר עובדים יש להתעסק רק בזה. כאשר מפנים זמן ותשומת לב למיילים יש להקדיש לכך את מלוא תשומת הלב, כמו משימה לכל דבר.
טיפ קטן נוסף: לא רואים את עצמכם מוותרים על הלשונית של המייל? במקרה כזה, גם אם כתוב בשורת הכותרת דחוף, תשאלו את עצמכם אם זה באמת דחוף ומי כתב את המייל. ואם כבר שורת כותרת, שנו את שורת הכותרת בהודעה שאליה אתם משיבים, כך יהיה לכם קל יותר למצוא את ההודעה בעתיד ואולי תצליחו לשכנע גם את המכותבים שלכם לעשות אותו הדבר. (אפשר כמובן להשתמש ב – Gmail, אבל לא כולם יכולים להשתמש בו עם כל תיבות המייל שלהם).
אל תעשו סתם רשימות, עשו רשימות חכמות
כמה פעמים שמענו שרשימות הן הדרך הכי טובה לנהל את הזמן? העניין הוא שהרשימות האלו נוטות להיות ארוכות ואז אנחנו מבצעים רק את המשימות שהכי קל לנו לעשות…
הפתרון הוא פשוט לפתוח קובץ אקסל עם מספר השעות הפנויות שיש לנו בכל יום ובכל טור לרשום את המשימות הקריטיות לאותו יום. כל שורה תהיה שעה אחת, כך שאפשר לאחד תאים למתוח משימה על פני יותר משעה, אבל עדיין נישאר במסגרת הזמן שקבענו לעצמנו.
את המשימות הכי חשובות ומפרכות חשוב לעשות דווקא בתחילת היום, בו אנחנו הכי פרודוקטיביים. הרי כבר בתיכון לימדו אותנו לענות קודם כל על השאלות הקשות במבחן כדי לא להיתקע עליהן אחר כך…
במהלך השבוע (או החודש לצורך העניין), יהיו שינויים רבים ונאלץ להעביר משימות קדימה או אחורה (ולא תמיד זה יהיה בשליטתנו). זה נשמע כמו מקרה קלאסי של דחיינות, אז הטריק הוא להעביר משימות לא דחופות מאוד למחר או לעוד יומיים, אלא לפרקי זמן ארוכים יותר, אפילו שבוע במקרים מסוימים. זה ייתן לנו פרופורציה ונצטרך לחשוב באמת אם אנחנו יכולים להרשות לעצמנו את התזוזה הזו.
לצפות את הבלתי צפוי
עם כל המשימות שקבענו לעצמנו, תמיד יהיו לנו הסחות דעת שלא נוכל להתעלם מהן (מיילים מאוד חשובים, לקוח שמתקשר, קולגה שחייב לשאול "אם יש לנו רגע"). גם את אלו צריך לקחת בחשבון ולכלול במספר השעות הכולל. כלומר, יכול להיות שנעבוד על המשימות שלנו שש שעות נטו, אבל התכנון שלנו בפועל יהיה שבע וחצי שעות ברוטו.
פנו זמן כדי לנהל את הזמן…
כן, לפעמים אנחנו כל כך עסוקים בעבודה השוטפת, ואז אנחנו אומרים לעצמנו שעדיף לעבוד ולסמוך על האינטואיציה שלנו מאשר לעשות סדר (לדוגמה, למחוק את תיבת המייל מהודעות לא חשובות). המחשבה שלנו צריכה להיות הפוכה: דווקא אם נפנה זמן כדי לארגן לנו את הזמן, התוצאה תהיה לטובתנו בזמן הארוך.
לא חייבים לפנות שלוש שעות ביום, אלא אפשר אפילו להקדיש לכך רבע שעה בכל יום או שעה אחת ייעודית מדי כמה ימים. תתפלאו לגלות שלא מדובר במשימה מסובכת מדי וככל שתתמידו בה, כך היא תהיה יותר קלה…
ניהול זמן זה לא רק ניהול משרד
זה לא סוד שהגבול בין העבודה שלנו לבין החיים הפרטיים הולך ומטשטש בעשור האחרון, גם אצל שכירים וגם אצל עצמאיים. לכן, זה יהיה חכם לנהל גם את השעות שמחוץ לעבודה, החל מהשקית הגינה ועד לספורט.
סביר להניח שזה גם יאפשר לכם לשרוף פחות זמן על סגירת פינות וכיבוי שריפות כמו למשל הכנת מצגת לישיבה של מחר או ניסוח מייל ששכחתם מהבוקר אם תדעו שאתם לא יכולים יותר להתעסק בזה בשעות האלו…
לא לפחד לשים את הטלפון על שקט
היום כולם יודעים אבל אולי חוששים להגיד: שיחות מזדמנות במהלך היום זה אמצעי התקשורת הכי אלים וחודרני שיש. כשאני אומר "אלים" הכוונה היא שאת הצד השני לא מעניין מה אנחנו עושים כרגע, האם אנחנו באמצע פגישה או משהו אחר – מבחינתו הוא התקשר בזמן שנוח לו ואנחנו צריכים להתאים את עצמו.
במבחן המציאות, מה הסיכוי שבאמת תראו את השם על הצג ותגידו לעצמכם "וואלה, הבנאדם הזה בא לי טוב עכשיו"? ברוב המקרים, כך לפחות אני יכול להעיד על עצמי – זה לא המצב.
אז מה עושים?
קודם כל, אתם ממש לא חייבים שהטלפון הנייד יהיה כל הזמן על התראות קוליות או רטט, גם אם יש צליל נפרד לכל התראה (הודעת דוא"ל חדשה, SMS ווטצ'אפ), זה עשוי להפריע לכם בעבודה השוטפת ולהסיח את דעתכם ממנה. לכן, עשו לכם הרגל לשים אותו על שקט ולבדוק אותו פעם בשעה או אפילו ברווחים ארוכים יותר אם הדבר אפשרי.
הקולגות / לקוחות שלכם צריכים לדעת שיש לכם זמנים מוגדרים לעבודה, שאתם לא יכולים להיות זמינים כל היום ואם ממש רוצים – כדאי לקבוע שיחה מראש, כך 2 הצדדים מפנים לזה חלון זמן ומצפים לשיחה ואז כולם מרגישים יותר בנוח.
כמובן שישנם מספרי טלפון שמהם תרצו לקבל שיחות תכופות, ובשביל זה יש אפליקציות מיוחדות כמו למשל Selective Silence לאנדרואיד. באייפון זה יכול להיות קצת יותר מסובך, יש הסבר לא רע פה.
אגב, אם עוד לא עשיתם זאת, התקינו את true caller, זו אפליקציה פשוטה מאוד שמחליפה את החייגן הרגיל / קורא SMS של הטלפון ומאפשרת לכם לראות מי מתקשר אליכם או שולח לכם הודעה כל עוד המספר שלו לא חסוי (בין היתר היא מתבססת על פידבק ממשתמשים אחרים).
כך תוכלו להימנע מהודעות ספאם, סוקרים למיניהם, חברות אשראי שמציעות לכם הלוואות מיידות והצקות אחרות.
לפתח את השריר
ניהול זמן הוא גם שינוי הרגלים שצריך לאמץ אותו ולהתמיד בו ממש כמו שספורטאי מאמן את השרירים שלו. בהתחלה זה יהיה קשה ומעצבן, אולי אפילו נרגיש שהחופש שלנו נפגע (כמו שאימון ספורטיבי עשוי לגרום לנו בהתחלה לכאבים ותחושה של קוצר נשימה), אבל לטווח הארוך, החיים שלנו ישתפרו לעין שיעור.
הכותב הוא דניאל זריהן, מקדם אתרים עצמאי ובעל בלוג פופולארי שמדבר על שיווק באינטרנט, SEO, ועוד טיפים שונים מעולם העסקים.
